Тема № 10. Контроль - как функция управления.

Общее понятие о контроле.

При рассмотрении этого вопроса необходимо обратить внимание на то, что управление, как процесс - это, прежде всего неопределенность с точки зрения возможности достижения поставленных целей. Множество факторов внутренней и внешней среды организации могут помешать достигнуть целей. Это требует такого процесса, как контроль.

Контроль можно определить как действие, процесс определения правильности реализации решений руководства и необходимости корректировать управленческие решения.

Необходимость контроля вызвана:

- неопределенностью достижения целей организации;

- предупреждение возникновения кризисных ситуаций;

- поддержание успеха (всего того, что является успешным в деятельности организации);

- широтой контроля (в организации существует много направлений и необходимо держать под контролем основные сферы ее деятельности);

- возрастающей сложностью организаций, вследствие роста их размера и масштаб решаемых задач.

Виды и процесс контроля.

При рассмотрении этого вопроса надо дать характеристику видов контроля.

Он может быть:

• внутренним и внешним;

• охватывать отдельные вопросы (финансовые, технические, пропускного режима, противопожарные и т.д.) или характеризоваться комплексностью.

Но наиболее часто при анализе видов контроля выделяют, прежде всего:

Предварительный контроль.

В процессе предварительного контроля менеджеры определяют ресурсы или моменты в организационном процессе, которые определяют успех всего процесса. Они сосредотачивают деятельность по контролю на выборе лучших ресурсов, тем самым, избегая проблемы до того, как она возникает. Проводится до начала работ.

В предварительном контроле обращается внимание на:

- контроль поступающих материальных ресурсов (их качества, соответствие запасов, цены);

- контроль человеческих ресурсов (отбор, обучение, оценка);

• контроль финансовых ресурсов (эффективность использования капитала).

Текущий контроль.

Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники.

Заключительный контроль.

По завершении работ или заранее оговоренного периода сравниваются полученные результаты с требуемыми.

Процесс контроля.

Включает в себя следующие этапы:

Выработка стандартов и критериев.

Стандарт - это желаемый результат или ожидаемое событие, с которым менеджеры могут сравнивать последующую деятельность, исполнение и изменение.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

При этом определяют масштаб допустимых отклонений, проводят измерение результатов и их оценку. Важно, чтобы была также осуществлена передача информации о стандартах и полученных результатах до лиц, отвечающих за конкретный участок работы.

Принятие необходимых корректирующих действий.

Могут выбираться следующие линии поведения:

- ничего не предпринимать (если результаты получены, удовлетворяющие организацию);

- устранить отклонения (принятие мер по устранению недостатков в той или иной области внутренней среды организации);

- пересмотр стандартов (в случае нереальности самих стандартов).

Поведенческие аспекты контроля.

Возможные негативные последствия:

- поведение, ориентированное на контроль;

- получение необъективной информации.

Рекомендации по проведению эффективного контроля:

- устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;

- устанавливайте обсуждение с подчиненными тех или иных аспектов контроля;

- избегайте чрезмерного контроля;

- вознаграждайте за достижение стандарта;

- регулярно переоценивайте контроль, чтобы убедиться, что он еще необходим и соответствует ситуации;

- остерегайтесь подчиненных, которые выступают против контроля, потому что они не хотят быть слишком ограниченными и потерять свободу.

Характеристика эффективного контроля:

• стратегическая направленность контроля;

• ориентация на результаты;

• соответствие контролируемому виду деятельности;

• своевременность контроля;

• гибкость, простота и экономичность контроля.

Выводы по теме.

1. Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей в организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

2. Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

3. Процесс контроля включает в себя следующие этапы: выработка стандартов и критериев, сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами, принятие необходимых корректирующих действий.

4. Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, гибок, прост и экономичен.

Вопросы семинарского занятия.

1. Проанализируйте, почему необходим контроль в управлении?

2. Каковы основные типы контроля с точки зрения времени их осуществления по отношению к выполняемой работе?

3. На какие этапы распадается процесс контроля?

4. В чем состоит взаимосвязь между планированием и контролем?

5. Почему менеджер должен учитывать поведенческие аспекты контроля?

6. В чем состоят отличительные характеристики стандартов применяемых для контроля?

7. Почему столь важно установить масштаб допустимых отклонений?

8. Чем будет отличаться контроль в децентрализованной и сильно централизованной организации?

Творческие задания.

1. На конкретных примерах опишите взаимосвязь процессов планирования и контроля.

2. Разработайте пример реализации модели процесса контроля в конкретной организации.

3. Опишите опыт или дайте пример ситуации, в которой контроль противоречиво воздействует на поведение людей. Как этого можно избежать?

4. Дайте анализ процесса контроля в Вашей организации.