Диагностика ситуации и выявление проблемы

Организация как социально-экономический организм имеет определенную область существования, пространство экзистенции. В пределах этого пространства организация сохраняется как целостность. Например, коммерческая организация сохраняется как целостность, если обеспечивается безубыточность ее деятельности в течение довольно продолжительного периода времени. В пределах этого пространства существования можно выделить зону комфортного существования. Так, в устойчивой экономике рентабельность на уровне 15–20% может быть признана для коммерческой организации зоной комфорта. Цель управления – обеспечение комфортного состояния организации.

На рис.6.2, а – организация находится в зоне комфорта. Однако под воздействием внешней среды и неэффективных действий менеджмента организация может быть перемещена из зоны комфорта. Здесь возможны два исхода.

Первый исход предполагает, что при неблагоприятном воздействии внешней среды и неэффективной деятельности менеджмента организация покидает и зону комфорта, и пределы своего пространства экзистенции. Например, при длительной убыточной работе коммерческая организация будет признана банкротом и может прекратить свое существования, а государство утратить суверенитет.

П

а

б

ри втором исходе, при сравнительно более благоприятных внешних обстоятельствах и эффективной работе менеджмента организация покидает зону комфорта, но остается в пределах своего пространства экзистенции. Это показано на рис. 6.2, б. Проблема организации в данной ситуации состоит в выборе способа возвращения в зону комфорта, используя имеющиеся внутренние ресурсы и внешние возможности.

Ясно, что пространство существования и зона комфорта реальной организации описывается многими характеристиками, которые могут иметь различные значения.

Трудность формулировки проблемы обусловлена взаимозависимостью элементов организации, многообразием влияющих на нее факторов. Осознание и установление проблемы включает выявление симптомов дискомфорта и имеющихся возможностей возвращения в зону комфорта (табл.6.2).

Таблица 6.2

Симптомы дискомфорта и возможности его устранения

Симптомы дискомфорта	Имеющиеся возможности
Низкие: прибыль, сбыт, производительность, конкурентоспособность, ликвидность.	Свободные производственные мощности, запасы материалов, высокая квалификация кадров.
Высокие: издержки производства продукции, текучесть кадров, уровень конфликтности.	Большой научно-исследовательский и конструкторский задел, квалифицированный менеджмент.

Далее осуществляется сбор внутренней и внешней (по отношению к организации) информации. При этом используются формальные и неформальные методы сбора (рис.6.3).

Эффективность сбора информации во многом определяется тем, насколько четко: а) определен круг информации, относящейся к диагностируемой проблеме и б) отобраны из собранной информации необходимые данные.

Особое внимание уделяется описанию взаимосвязей различных факторов, определяющих имеющиеся затруднения и возможности.

Сбор информации осуществляется на различных этапах разработки управленческих решений. Многообразие необходимой информации обусловили различные подходы к ее классификации.

В зависимости от времени получения различают первичную и вторичную информацию. Вторичная информация уже имелась у ЛПР до момента разработки данного решения. Возможно, эта информация уже использовалась для принятия других решений. Источниками вторичной информации являются данные оперативного, статистического учета, справочные издания, нормативные акты. Для принятия многих решений только указанных данных недостаточно.

Первичной называется информация, которая собрана специально для подготовки данного решения. Ранее эта информация в таком виде у ЛПР отсутствовала. Ясно, что получение первичной информации потребует значительно больших ресурсов, чем для получения вторичной информации. ЛПР должно определить:

• общий объем необходимой информации;

• ее структуру и соотношение первичной и вторичной информации;

• объем и сроки необходимой первичной информации;

• способы и источники получения информации.

Для сбора первичной информации используются различные методы и инструменты. Это карты данных, опросы, интервью, наблюдения, эксперимент.

Источником внутренней информации являются данные оперативного и бухгалтерского учета, а в крупных организациях – маркетингового контроллинга.

Внешняя информация в зависимости от ее характера может быть:

• бессистемной, случайной. Например, информация может быть получена на выставках, презентациях или в ходе переговоров;

• системной, полученной в результате исследования.

Такие исследования классифицируются по ряду критериев:

а) временному горизонту (стратегические и текущие);

б) характеру сбора информации (непрерывные, периодические, эпизодические);

в) предмету (анализ структур, ситуаций, процессов);

г) объекту – демоскопические исследования (сбор информации о мотивах покупок, о возрасте, профессии, доходах покупателей) и экономические (собирается информация о количестве и структуре продавцов и покупателей, обороте по товарам и товарным группам, ценах, сезонных и конъюнктурных колебаниях спроса, предложениях, объемах продаж, цен и т.д.).

Собранная в ходе исследования информация должна отвечать ряду требований (рис.6.4.).

Значимость информации заключается в повышении уровня информированности руководителей для принятия более обоснованного решения. При анализе не генеральной совокупности, а выборки необходимо, например, определить репрезентативность выборки.

Эффективность информации оценивается соотношением затрат на ее сбор или приобретение у других организаций к эффекту, полученному за счет принятия более качественных решений, а следовательно, роста результатов (оборотов, прибыли, повышения рентабельности).

В ходе исследования необходимо принять решения:

• о содержании, виде и носителе необходимой информации;

• о методах сбора информации – первичное исследование в виде опроса, наблюдения или эксперимента; вторичное;

• об объеме информации – частичная, основанная на случайном сборе или на основе выборки, либо полная информация на основе сплошного обследования.

Для принятия управленческих решений большое значение имеет информация о внешней среде организации.

Сбор информации могут осуществлять штатное подразделение самой организации или специализированные независимые институты. В зависимости от конкретной ситуации следует принять решение, создавать собственную информационно–аналитическую структуру или воспользоваться услугами сторонних организаций. Преимущества и недостатки создания собственного подразделения для сбора первичной информации приведены в таблице 6.3.

Таблица 6.3