Работа менеджера с информацией и взаимодействие с секретарем.

Работа менеджера с информацией и взаимодействие с секретарем заключается в первую очередь в автоматизации рутинных операций путем широкого использования в практике повседневной деятельности средств вычислительной техники и оргтехники. Для своевременной обработки поступающей информации и документации менеджер взаимодействует с секретарем. Функции секретаря: печатание документов, регистрация, учет и хранение документов, копирование и размножение документов, обработка информации.

Рациональное проведение совещаний.

Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо! Повестка дня составляется с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечается время в соответствии с его значимостью. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Тема: информация в управлении

1. Сущность и роль информации, ее классификация

2. Процесс коммуникации

------------------------------------ 1 ----------------------------------

Понятие «информация» в настоящее время стали применять к любому потоку цифр, слов и предложений. Для руководителя понятие «информация» имеет важное значение, как основа результативной работы с людьми и документами. Что же такое информация?

Информация (information (лат.) – осведомлять, давать сведения о чем-либо) — это перечень сведений, сообщений, характеризующих что-либо. Вся управленческая деятель­ность базируется на информации. Сам процесс принятия управ­ленческого решения представляет собой получение, восприятие, преобразование и передачу определенной информации, т.е. ком­муникацию. Информация — это данные, несущие в себе новизну и полезность для руководителя, принимающего решение. Основ­ные свойства информации – способность быть средством отражения событий и процессов, а также многократность ее использования, что связано со спе­цификой ее потребления, в процессе которого она не исчезает.

Основная задача руководителя любого ранга – владеть нужной информацией в нужное время. Рано поступившая инфор­мация может затеряться в текучке дел, а поздно пришедшая уже не имеет потребительской стоимости.

Роль информации не одинакова для различных стадий управления. Для одних важны ее объем и виды, структур­ный состав; для других – ее движение; для третьих – возмож­ность и сроки ее обработки.

Значение информации для процесса управления двоякое:

— с одной стороны, чем больше ее объем, тем сложнее выбор из-за трудности обработки;

— с другой стороны, с увеличением объема больше воз­можностей совершенствовать управление.

Понятие информации имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и получатель (информант). Человек мо­жет быть одновременно информатором и информантом.

Задача руководителя заключается в следующем:

— отделить ценную информацию;

— выделить из информации наиболее важную часть, позво­ляющую анализировать текущее состояние системы и принять правильное решение.

Руководители обязаны постоянно изучать поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управлен­ческих решений. Принимаемые решения должны основываться на достоверности текущей и прогнозируемой информации, анали­зе всех факторов, оказывающих влияние на решения.