Слайд 41

Отметка о наличии приложения (реквизит 21)

Иногда документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

В служебных письмах, справках, планах, отчетах, докладных записках отметка о наличии приложения оформляется таким способом: после текста служебного письма от левого поля .(нулевое положение табулятора) пишется слово «Приложение» с заглавной буквы, ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если приложений несколько, то они нумеруются. Название приложения, если оно занимает несколько строк, печатается через 1,0 межстрочный интервал. Следующее название печатают под следующим номером, делая 1,5-2,0 межстрочных интервала, и т.д. Под словом «Приложение» ничего не печатают, чтобы оно выделялось, и при делопроизводственной обработке всегда контролируют, есть ли документы, которые прилагаются к основному документу.

Отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой или по полной форме. В том случае, если приложения подробно упомянуты в тексте документа, например: «Направляем на рецензию проект Примерной программы дисциплины "Делопроизводство", разработанный Московским политехникумом», отметку о наличии приложения оформляют по краткой форме:

Слайд 41 (щелчок)

Приложение: на 20 л. в 1 экз.

Если в тексте документа о приложениях говорится без упоминания вида документа, его заголовка и т.д., например, «Направляем комплект учебно-методической документации по специальности 0201 "Правоведение"», то отметку о наличии приложения следует оформлять по полной форме:

Слайд 41 (щелчок)

Приложение: 1. Проект учебного плана по специальности 0201 «Правоведение» на 1 л. в 1 экз.

2. Проект Примерной программы производственной (профессиональной) практики по специальности 0201 «Правоведение» на 50 л. В 1 экз.

3. Проект Примерной программы дисциплины «Делопроизводство» на 20 л. В 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают, например:

Слайд 41 (щелчок)

Приложение: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения в 3 экз.

В этом случае, если документ, являющийся приложением, сам имеет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Слайд 41 (щелчок)

Приложение: Приказ Минобразования от 20.11.2005 г. № 155 и приложение к нему, всего на 25 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Слайд 41 (щелчок)

Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.

По-другому оформляется отметка о наличии приложения в нормативных актах или распорядительных документах. Как правило, приложения или утверждаются этими документами, или вводятся в действие. В соответствующем пункте второй части текста распорядительного документа или нормативного акта будет информация о приложении, например:

Слайд 41 (щелчок)

1. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии колледжа (приложение 1).

На самом приложении - Положении о постоянно действующей экспертной комиссии РГСУ - на первом листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» (без кавычек) с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Слайд 41 (щелчок)

Приложение 1

к приказу ректора РГСУ от 25.11.2006 г. № 135

Допускается слово «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать реквизит относительно самой длинной строки, например:

Слайд 41 (щелчок)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу директора Института государства и права РАН от 15.11.2006 г. №135

Слайд 42

Подпись (реквизит 22)

Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа.

В состав реквизита 22 «Подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы и фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка дается без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зависимости от вида документа, содержания, способов принятия.

Документ, принятый на основе единоначалия, - приказ, распоряжение, указание - всегда имеет одну подпись, как правило, руководителя организации, учреждения, предприятия, например:

Слайд 42 (щелчок)

1. Документ оформлен не на бланке организации:

Генеральный директор ООО «Вымпел»

Личная подпись

А.П. Петров

2. Документ оформлен на бланке ООО «Вымпел»:

Слайд 42 (щелчок)

Генеральный директор

Личная подпись

А.П. Петров

Допускается в реквизите 22 «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Слайд 42 (щелчок)

Генеральный директор ООО «Вымпел»

Личная подпись

А.П. Петров

Допускается также в реквизите 22 «Подпись» в наименовании должности лица указывать ученую степень и звание, например:

Слайд 42 (щелчок)

Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент

Личная подпись

А.В. Мельничук

Если документ оформляется на должностном бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, не указывают.

Документ, принятый коллегиальным органом (советом, коллегией), - постановление, решение - имеет две подписи, например: