Установка первичного ключа

Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовывать поиск, хранение и объединение данных.

7.Работа с данными в режиме таблицы

Режим таблицы предлагает самый быстрый способ ввода информации в таблицы.

Для работы с данными используются следующие значки состояний:

- символ текущей записи. Эта стрелка появится, когда вы щелкнете мышью в любом из полей записи. Наличие стрелки означает, что данная запись активна.

* - символ новой записи. Эта звездочка, которая всегда видна в последней записи, появляется там, где на месте с данными вы можете добавить в таблицу новую запись.

/ - символ редактирования. Этот карандаш появляется, когда вы начинаете редактировать какое-нибудь поле текущей записи.

7.1.Передвижение по листу с данными

С помощью кнопок переходов. Чтобы перемещаться от записи к записи используются кнопки переходов, расположенные в нижней части окна таблицы. Кнопки переходов очень удобны в тех случаях, когда нужно обратиться к первой или последней записи, или ввести новую запись.

С помощью полос прокрутки. Когда вся информация не помещается в окне либо по вертикали, либо по горизонтали, Access показывает полосу прокрутки соответственно для горизонтального, либо для вертикального, либо для двух направлений сразу.

Когда вы щелкаете мышью на любой из полос прокрутки, лист с данными перемещается в соответствующем направлении в окне. Можно также перетаскивать серый бегунок, чтобы двигаться по множеству записей.

7.2.Заполнение таблицы информацией

Добавление записей. Чтобы добавить новую запись, щелкните на кнопке Новая запись среди кнопок перехода. Это переместит курсор к новой записи, находящейся в самом низу листа с данными.

Если имеем дело с пустой таблицей, можно выбрать команду Файл‑Новая запись.

Редактирование записей. Когда перемещаемся на поле, нажав Tab или Enter, все это поле оказывается выделенным подсветкой. Если начнем сразу печатать, Access удалит всю текущую информацию и заменит ее тем, что вы напечатали.

Сохранение данных в таблице. Имеется несколько возможностей сохранить информацию.

Информация автоматически сохраняется, когда переходим к новой записи.

Чтобы сохранить запись, не покидая ее, нужно нажать Shift+Enter.

Редактируя поле записи, щелкнуть на кнопке с изображением карандаша, чтобы сохранить измененные поля.

Удаление записей из таблицы.

Удаление одной записи.

• Щелкнуть на области выделения той записи, которую нужно удалить.

• Нажать клавишу Delete. Появившееся сообщение, даст возможность изменить принятое решение.

• Щелкнуть Да и Access удалит запись.

Удаление нескольких записей. По сравнению с одной, удаление нескольких записей требует немного больше усилий. Чтобы удалить несколько записей, нужно выполнить следующее.

• Щелкнуть на области выделения первой из тех записей, которые вы собираетесь удалить, и не отпускать кнопку мыши.

• Затем перетащить курсор вниз через все остальные записи, подлежащие удалению.

• Нажать клавишу Delete. Появится окно, предупреждающее о том, что будут удалены выделенные записи.

• Щелкнуть на кнопке Да.

Удаление всех записей. Имеется несколько способов удаления всех записей в таблице.

Один из них: щелкнуть на первой записи в таблице, а затем перетащить указатель мыши через все записи к последней так, чтобы все записи оказались отмеченными. Этот метод хорош, когда у вас есть всего несколько записей. Но если вам нужно удалить несколько тысяч записей, такая процедура превратится в пытку. К счастью, есть и другие методы.

В верхнем левом углу окна таблицы, сразу под пиктограммой таблицы, где пересекаются область выделения записей и строка заголовков столбцов, есть серый квадратик. Если щелкнуть на нем, все записи таблицы окажутся выделенными.

Для достижения того же результата можно также использовать комбинацию клавиш Ctrl+A или выбрать Правка‑Выделить все записи. Нажать клавишу Delete, выдается окно с сообщением о числе удаляемых записей.