10.Размещение и сортировка информации

Каковы преимущества сортировки?

Сортировка позволяет сэкономить время. Сортируя данные подходящим образом, тем самым делаем их более удобными для восприятия.

Возможности сортировки облегчают нахождение нужной информации, а также позволяют без лишних усилий заменить ее.

Access позволяет сортировать информацию, просто помещая курсор в столбец и выбирая команду сортировки.

Существует пара способов сортировки текста, чисел или значений типа Дата/Время. Вы можете сортировать по одному столбцу или по нескольким столбцам сразу, используя порядок по возрастанию (в алфавитном порядке от А до Я для текста) или по убыванию (от Я до А для текста).

Сортировка по одному столбцу. Чтобы отсортировать таблицу по данным столбца, поместите курсор в любую строку столбца, включая и само заглавие столбца. На панели инструментов щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию или кнопке Сортировка по убыванию.

Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду Сортировка... из контекстного меню.

Если вы выбрали Сортировка по возрастанию, то записи таблицы расположатся в алфавитном порядке по значениям столбца.

Сортируются ли в действительности данные таблицы? Действительно порядок записей в таблице НЕ меняется.

Сортировка по нескольким столбцам. Если вам нужно отсортировать данные более чем по одному столбцу, вам придется поработать немного больше. Два столбца, по строкам которых нужно осуществить сортировку данных, должны быть соседними, и тот столбец, по строкам которого нужно сортировать сначала, должен быть расположен левее. Поэтому, если мы хотим отсортировать по нескольким столбцам нужно перетащить столбцы, т.е. поместить рядом, и после сортировки можно снова поместить столбцы на прежние места.

Нахождение информации с помощью диалогового окна Поиск. Базы данных используются для больших массивов информации. Записи могут составлять сотни, тысячи и больше. И поэтому нам нужно научиться находить необходимые данные в таблице.

Для поиска данных используется команда Правка‑Найти и в появившемся диалоговом окне нужно задать необходимые параметры.

В поле Образец указать искомый объект.

В поле Просмотр указать необходимую опцию.

В поле Совпадение также указать опцию. И далее кнопку Найти.

Поиск и замена. В процессе обработки базы данных может возникнуть необходимость заменить один объект другим во всей таблице. Например, операционная система заменить на MS DOS.

Выбрать команду Правка‑Заменить. В поле Образец указывается заменяемый объект, а в поле Заменить - новые данные. Затем выбрать кнопку Заменить.

11.Работа с фильтрами

Чтобы сделать множество записей более обозримыми, мы можем «отфильтровать» те записи, которые в данный момент не нужны. Все, что мы будем делать с помощью фильтров, происходит только в памяти компьютера: всегда можно сделать так, чтобы снова стали видны все данные.

Фильтр по выделенному. Используя этот фильтр, мы говорим программе Access, что хотели бы увидеть только записи, которые удовлетворяют значению того поля, в котором находятся курсор в данный момент.

Чтобы отфильтровать записи по какому-нибудь полю, достаточно просто поместить в это поле курсор. Но если подсветим (выделим) только часть поля, Access отфильтрует записи на основе выделенного текста.

Команда Записи‑Фильтр‑Фильтр по выделенному.

Обычный фильтр - отбор записей по содержимому нескольких полей (критерий отбора формируется с помощью логического оператора ИЛИ).

Команда Записи‑Фильтр‑Изменить фильтр.

Использование оператора AND. Этот оператор позволяет фильтровать записи на основе двух или более условий отбора. Когда применяем фильтр, использующий оператор AND, на экране появляются только те записи, которые удовлетворяют обоим (всем) условиям.

Использование оператора OR. Когда применяем этот оператор, на экране появляются записи, удовлетворяющие всем условиям.