Глава XI. Порядок и сроки хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)

Статья 76. Место хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)

Комментарий к статье 76

Государственная регистрация актов гражданского состояния имеет важное значение для охраны имущественных и личных неимущественных прав граждан. Также, в соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона "Об актах гражданского состояния", государственная регистрация актов гражданского состояния производится и в интересах государства.

Учитывая, что путем составления актовой записи регистрируются отдельные важные действия граждан или события, влияющие на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей, а также характеризующие правовое состояние граждан (акты гражданского состояния), необходимо иметь в виду, что в течение жизни гражданин неоднократно вступает в различные гражданско-правовые отношения, которые в том числе могут и отменять возникшие у него ранее обязательства по акту, зарегистрированному ранее органом загса. Например, гражданин может расторгнуть брак, переменить имя, в отношении него может быть установлено отцовство или отменено усыновление. Все эти обстоятельства являются основанием для повторного обращения к ранее составленным в отношении гражданина актовым записям для внесения в них соответствующих изменений, исправлений, а также их аннулирования в случаях, установленных законом.

Все это обуславливает иметь органом загса при необходимости, независимо от прошедшего с момента государственной регистрации акта гражданского состояния срока, возможность установить ранее составленную в отношении конкретного гражданина актовую запись, отыскать ее и переоформить надлежащим образом.

Во избежание подделки и единства формы актовых записей бланк каждой отдельной актовой записи о государственной регистрации акта гражданского состояния, изготавливается по единой для органов загса форме, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 года N 709 "О мерах по реализации Федерального закона "Об актах гражданского состояния".

Образцы бланков записей актов гражданского состояния утверждены Приказом Минюста РФ от 30 декабря 1998 г. N 194.

В соответствии с п. 4 Постановления Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 года N 709 "О мерах по реализации Федерального закона "Об актах гражданского состояния", бланк актовой записи о государственной регистрации расторжения брака является документом строгой отчетности и изготавливается на специальном материале с водяными знаками, изображающими Государственный герб Российской Федерации. Все записи в бланке актовой записи производятся, на государственном языке РФ (русском языке). В случае если законом субъекта Федерации (республикой) наравне с русским языком установлен свой государственный язык, бланк актовой записи о государственной регистрации расторжения брака может быть изготовлен на русском языке и на государственном языке (языках) республики.

В каждой актовой записи указываются серия и номер свидетельства, удостоверяющего государственную регистрацию акта гражданского состояния, при регистрации которого составлена данная актовая запись.

Актовая запись подписывается специалистом органа загса, который непосредственно составил данную актовую запись, а также руководителем органа загса, подпись которого скрепляется печатью органа загса (иного государственного органа, уполномоченного на регистрацию актов гражданского состояния).

В соответствии с Правилами заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 апреля 1999 года N 432, бланк актовой записи может быть заполнен рукописным способом либо с использованием компьютера (пишущей машинки).

Если актовая запись заполняется рукописным способом, в соответствии с указанными Правилами, запись может быть сделана чернилами или пастой синего либо черного цвета; при заполнении актовой записи о регистрации брака при помощи компьютера либо пишущей машинки допускается использование только черного красителя. При заполнении актовой записи не допускается наличие в ней помарок, подчисток, каких-либо исправлений, а также сокращений в словах.

В соответствии с п. п. 8, 9 указанных Правил, актовая запись о государственной регистрации акта гражданского состояния подписывается руководителем органа загса (иного государственного органа, уполномоченного на регистрацию актов гражданского состояния), а также специалистом, оформившим документ. Подписи указанных лиц должны иметь расшифровку (инициалы и фамилия).

Подпись руководителя органа загса (иного государственного органа, уполномоченного на регистрацию актов гражданского состояния) скрепляется гербовой печатью, причем оттиск ставится таким образом, чтобы он занимал часть наименования должности лица, подписавшего документ, был четким, а текст, имеющийся в оттиске, можно было прочитать.

В целях упорядочивания актовых записей, а также обеспечения их сохранности для использования в дальнейшем комментируемая статья отдельно регламентирует правила хранения составленных органом загса актовых записей о государственной регистрации актов гражданского состояния.

В соответствии с ч. 2 ст. 7 Закона "Об актах гражданского состояния", каждая актовая запись, которую составляет орган загса, изготавливается в двух идентичных экземплярах.

Первые экземпляры актовых записей, составленные в пределах года (отдельно по каждому виду актов гражданского состояния), собираются в хронологическом порядке в актовую книгу.

В таком же порядке собираются в актовую книгу вторые экземпляры записей.

В соответствии с ч. 1 комментируемой статьи, каждая актовая книга, собранная из первых экземпляров актовых записей, в конце года прошивается, нумеруется и скрепляется печатью органа загса, составившего данную актовую книгу.

Концы нитей заклеиваются биркой с указанием количества листов и даты прошивки. Данная информация удостоверяется подписью уполномоченного лица, которая скрепляется печатью.

Хранение актовых книг, собранных из первых экземпляров актовых записей, осуществляется в архиве органа загса по месту государственной регистрации данных актов гражданского состояния.

В соответствии с ч. 2 комментируемой статьи, актовые книги, собранные из вторых экземпляров актовых записей, оформляются таким же образом.

Хранение актовых книг, собранных из вторых экземпляров актовых записей, осуществляется в архиве органа исполнительной власти субъекта РФ, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния и на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены.

Первые и вторые экземпляры актовых записей, составленных в подтверждение государственной регистрации актов гражданского состояния консульскими учреждениями РФ, находящимися за пределами РФ, по истечении календарного года вместе с документами, послужившими основаниями для государственной регистрации данных актов, передаются на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории РФ.

В соответствии с ч. 4 комментируемой статьи, на органы исполнительной власти субъектов РФ возлагается обязанность по созданию в органах загса надлежащих условий для хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг). Под созданием таких необходимых условий для хранения актовых книг следует понимать обеспечение органа загса надлежащими помещениями, а также требуемым для этих целей оборудованием (стеллажи, картотеки и т.п.).

Статья 77. Сроки хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)

Комментарий к статье 77

В соответствии с ч. 2 ст. 7 и ст. 76 Закона "Об актах гражданского состояния", каждая актовая запись, которую составляет при государственной регистрации акта гражданского состояния орган загса, изготавливается в двух идентичных экземплярах.

Первые экземпляры актовых записей, составленные в пределах года (отдельно по каждому виду актов гражданского состояния), собираются в хронологическом порядке в актовую книгу.

В таком же порядке собираются в актовую книгу вторые экземпляры записей.

Каждая актовая книга в конце года прошивается, нумеруется и скрепляется печатью органа загса, составившего данную актовую книгу.

Хранение актовых книг, собранных из первых экземпляров актовых записей осуществляется в архиве органа загса, по месту государственной регистрации данных актов гражданского состояния, то есть в том органе загса, который произвел государственную регистрацию данных актов гражданского состояния.

Хранение актовых книг, собранных из вторых экземпляров актовых записей, осуществляется в архиве органа исполнительной власти субъекта РФ, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния и на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены.

Консульские учреждения, составившие актовые записи за пределами РФ, по истечении календарного года передают первые и вторые экземпляры актовых записей вместе с документами, послужившими основаниями для государственной регистрации данных актов, на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории РФ.

Комментируемая статья устанавливает сроки хранения первых и вторых экземпляров актовых книг.

В соответствии с ч. 1 комментируемой статьи, хранение первых экземпляров актовых книг осуществляется в течение ста лет со дня составления записи актов гражданского состояния в архиве органа загса, зарегистрировавшего акты гражданского состояния, в подтверждение государственной регистрации которых составлялись актовые записи.

По истечении данного срока актовые книги, собранные из первых экземпляров актовых записей, а также метрические книги передаются на дальнейшее хранение в государственные архивы. Так как срок хранения актовых книг, собранных из первых экземпляров актовых записей, после их передачи в государственные архивы не установлен, следует считать, что данные актовые книги хранятся в государственных архивах вечно.

В соответствии с ч. 2 комментируемой статьи, актовые книги, собранные из вторых экземпляров актовых записей, подлежат уничтожению. Комментируемая норма права не определяет четко конкретного срока, по истечении которого актовые книги, собранные из вторых экземпляров актовых записей, должны уничтожаться. Однако, исходя из общего смысла статьи, уничтожение актовых книг, собранных из вторых экземпляров актовых записей, производится после передачи органом загса в государственные архивы актовых книг, составленных из первых экземпляров актовых записей. На основании изложенного следует считать, что срок хранения актовых книг, собранных из вторых экземпляров актовых записей, составляет сто лет. По истечении этого срока они уничтожаются.