18.2 Структура делового письма

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выраже­ния того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начи­нать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составле­ния преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура письма - это две части. Впервой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во вто­рой - выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наме­тить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1. обоснование актуальности запроса;

2. содержание запроса;

3. ожидаемый результат, если просьба будет выполнена. Сопроводительное письмо:

1. сообщение о высылаемом материале;

2. уточняющие сведения. Письмо-просьба:

1. изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2. изложение просьбы;

3. ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1. повторение изложения просьбы;

2. обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3. констатация отказа или отклонения предложения.

18.3 Синтаксис официального письма

Характерной особенностью синтаксиса официального письма, как и любого официального документа, является то, что порядок слов в предложении должен отражать логиче­скую последовательность элементов содержания письма и соответствовать традиционным для данного языка нормам расположения слов. В русской письменной речи информацион­ная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Иными словами, отсут­ствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации компенсируется принципом «линейной» подачи информации. Сначала в предложение вводится вспомога­тельная информация, а затем - основная, причем основная помещается после сказуемого, а вспомогательная - в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Для официально-делового стиля характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним словом, а целостным по назначению сочетанием слов. В целом при согласовании подлежащего со сказуемым действует такой принцип: субъект действия отождествляется не столько с индивидуальным лицом, сколько с его собира­тельным статусом.

Рассмотрим варианты согласования сказуемого с подлежащим, характерные для офи­циально-делового стиля, которые могут вызывать сомнения у составителя письма.

• При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на «один», сказуемое употребляется в форме единственного числа. Например:

Неправильно В 2005 г. на предприятие были приняты 21 специали­сты

Правильно

В 2005 г. на предприятие был принят 21 специалист

• При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное, означающее «два» или более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа. Например:

На заседании педагогического совета будут обсуждены (будет обсуждено) два доклада.

Необходимо учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает вну­треннюю нерасчлененность, целостность того множества, о котором идет речь. Например: заводу выделено 12 автомашин.

Единственное число оказывается более уместно, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенным сказуемым действию или признаку.

Например: было рассмотрено три проекта; было продано 10 костюмов. Форма множе­ственного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда составитель документа хочет под­черкнуть активный характер действия каждого лица.

Например:

12 рабочих цеха добились отличных показателей.

• Подлежащие, включающие слова «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много», «немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также отрицательные и неопределенные местоимения («никто», «ничто», «кое-кто»), употребляются со сказуемыми в форме единственного числа, т. е. сказуемое в этом случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу. Например:

большинство голосовало против; ряд предложений проекта не подкреплен расчетами.

• При подлежащем, выраженном местоимением «кто», сказуемое ставится в форме единственного числа. Например:

тот, кто представит лучшую программу, будет награжден.