18.8 Информативность и убедительность делового письма

Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется. Основным усло­вием убедительности письма является его доказательность. Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если необходимо разобраться в трудном вопросе. Убедительность письма зависит от умения составителя выразить интересы той организации, куда он обращается.

Этикет в деловой переписке

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведе­ния и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Офици­альный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой пере­писке используется обращение «Уважаемый...», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значи­мость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам одной профес­сии.

Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вно­сят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Комитет просит, если это возможно, выслать методический материал.

В современной деловой переписке не принято употреблять местоимение «я». Вместо «Я прошу...» нужно писать «Прошу...», вместо «Я выполнил...» пишут «Мною выпол­нено...».

Основные требования к тексту деловой переписки

Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть ней­тральным по стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность - использовать вычурные слова, выражать чрез­мерную вежливость. Неуместны в деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезно­сти...». Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.

Часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем

Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия раз­работанных типовых писем.

Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизированный документ. Нет необ­ходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией.

В связи с тем что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повто­рения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего псиьма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в левом верхнем углу письма.

18.9 Синтаксические ошибки