4. Электронные таблицы.

1. Назначение ms Excel и возможности обработки данных в среде электронных таблиц

• Расширенные возможности книг.

• Вычисления по формулам с использование функций.

• Использование списков.

• Консолидация и группировка данных.

• Фильтрация данных.

• Построение таблиц.

• Построение графиков и диаграмм.

• Статистическая обработка данных.

• Решение оптимизационных задач. Анализ данных.

• Решение финансовых задач.

• Создание сводных таблиц.

• Совместное использование данных.

2. Применение электронных таблиц для расчетов. Использование встроенных функций в ms Excel.

Формула — это краткая запись некоторой последовательности действий, приводящих к конкретному результату. Формула может содержать не более 1024 символов. Структуру и порядок элементов в формуле определяет ее синтаксис.

Все формулы в Excel должны начинаться со знака равенства. Формулы содержат вычисляемые элементы (операнды) и операторы. Операндами могут быть константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена, функции. В Excel включено 4 вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения, адресные операторы.

Арифметические операторы (+, -, *, /, %, ^) используются для выполнения основных математических вычислений над числами.

Операторы сравнения (=, >, <, >=, <=, <>) используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом вычисления формул, содержащих операторы сравнения, являются логические значения Истина или Ложь.

Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений. К адресным операторам относятся: оператор диапазона, который ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно. Например, СУММ(В5:В15,С15:С25);

Приоритет выполнения операций:

1. операторы ссылок (адресные) «:», «,», « »;

2. знаковый минус «-»;

3. вычисление процента %;

4. арифметические ^, *, /, +, -;

5. текстовый оператор &;

6. операторы сравнений =, <, >, <=, >=, <>.

Для изменения порядка вычисления в формуле используются скобки.

Ссылка является идентификатором ячейки или группы ячеек в книге. При создании формул, содержащих ссылки на ячейки, формула связывается с ячейками книги. Значение формулы зависит от содержимого ячеек, на которые указывают ссылки, и оно изменяется при изменении содержимого этих ячеек. С помощью ссылок в формулах можно использовать данные, находящиеся в различных местах листа, или использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Ссылки на ячейки других книг называются внешними. Ссылки на данные других приложений называются удаленными.

В Excel существуют три типа ссылок: относительные, абсолютные, смешанные.

Относительная ссылка (A5) - указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула, например «на две строки выше». При перемещении формулы относительная ссылка изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула.

Абсолютными ($A$5) - являются ссылки на ячейки, имеющие фиксированное расположение на листе. Эти ссылки не изменяются при копировании формул. Абсолютная ссылка содержит знак $ перед именем столбца и именем строки.

Смешанные ссылки (A$5) — это ссылки, являющиеся комбинацией относительных и абсолютных ссылок. Например, фиксированный столбец и относительная строка: $D7.

Ссылки на ячейки других листов книги имеют следующий формат:

<имя раб.листа>!ссылка на ячейку, например, Лист2!А1:А10.

Excel позволяет ссылаться на диапазон ячеек нескольких рабочих листов. Такая ссылка называется объемной. Например, Лист1:Лист5!$А$1:$D$3.

Ссылки на ячейки других книг имеют следующий формат:

[имя книги]<имя листа>!ссылка на ячейку, например: [книга2]ЛистЗ!Е5:Е15.

Функция — это специальная, заранее подготовленная формула, которая выполняет операции над заданными значениями и возвращает результат. Значения, над которыми функция выполняет операции, называются аргументами. В качестве аргументов могут выступать числа, текст, логические значения, ссылки. Аргументы могут быть представлены константами или формулами. Формулы в свою очередь могут содержать другие функции, т. е. аргументы могут быть представлены функциями. Функция, которая используется в качестве аргумента, является вложенной функцией. Excel допускает до семи уровней вложения функций в одной формуле.

В общем виде любая функция может быть записана в виде:

=<имя_функции>(аргументы)

Вводить функции рекомендуется строчными буквами. Если ввод функции осуществлен правильно, Excel сам преобразует строчные буквы в прописные.

Для ввода функций можно использовать Мастер функций, вызываемый нажатием кнопки Вставка функции на панели инструментов. Мастер функций позволяет выбрать нужную функцию из списка и выводит для нее панель формул. На панели формул отображаются имя и описание функции, количество и тип аргументов, поле ввода для формирования списка аргументов, возвращаемое значение.

Excel содержит широкий набор функций, позволяющих выполнять стандартные вычисления. Виды функций перечислены ниже.

• Арифметические и тригонометрические.

• Инженерные, предназначенные для выполнения инженерного анализа (функции для работы с комплексными переменными; преобразования чисел из одной системы счисления в другую; преобразование величин из одной системы мер в другую).

• Информационные, предназначенные для определения типа данных, хранимых в ячейках.

• Логические, предназначенные для проверки выполнения условия или нескольких условий (ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ).

• Статистические, предназначенные для выполнения статистического анализа данных.

• Финансовые, предназначенные для осуществления типичных финансовых расчетов, таких как вычисление суммы платежа по ссуде, объема периодической выплаты по вложению или ссуде, стоимости вложения или ссуды по завершении всех платежей.

• Функции баз данных, предназначенные для анализа данных из списков или баз данных.

• Текстовые функции, предназначенные для обработки текста (преобразование, сравнение, сцепление строк текста и т. д.).

• Функции работы с датой и временем. Они позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах.

Нестандартные функции. Это функции, созданные пользователем для собственных нужд. Создание функций осуществляется с помощью языка Visual Basic.

Командная кнопка Автосумма на панели инструментов предназначена для автосуммирования, т. е. для получения итоговых данных для любых указанных диапазонов данных с помощью функции СУММ.

При выделении ячеек в области автовычислений строки состояния обычно выводится сумма выделенных ячеек. Щелкнув правой кнопкой мыши в этой области, можно выбрать другую итоговую функцию для выделяемых ячеек, значение которой будет выводиться в строке состояния: среднее, число значений, максимальное или минимальное значение.

Если при наборе формулы были допущены ошибки, то в ячейку будет выведено значение ошибки.

В Excel определено семь ошибочных значений:

#ДЕЛ/0! — попытка деления на 0. Эта ошибка обычно возникает, если в формуле делитель ссылается на пустую ячейку;

#ИМЯ? — в формуле используется имя, отсутствующее в списке имен диалога Присвоение имени. Excel также вводит это ошибочное значение в том случае, когда строка символов не заключена в двойные кавычки;

#ЗНАЧ! — выдается при указании аргумента или операнда недопустимого типа, например, введена математическая формула, которая ссылается на текстовое значение, а также в том случае, когда Excel не может исправить формулу средствами автоисправления;

#ССЫЛКА! — отсутствует диапазон ячеек, на который ссылается формула (возможно, он удален);

#Н/Д — нет данных для вычислений. Аргумент функции или операнд формулы является ссылкой на ячейку, не содержащую данных. Любая формула, которая ссылается на ячейки, содержащие #Н/Д, возвращает значение #Н/Д;

#ЧИСЛО! — задан неправильный аргумент функции, например, v(-5). #ЧИСЛО!,может также указывать на то, что значение формулы слишком велико или слишком мало и не может быть представлено на листе;

#ПУСТО! — в формуле указано пересечение диапазонов, но эти диапазоны не имеют общих ячеек.

При поиске ошибок целесообразно использовать вспомогательную функцию отслеживания зависимостей, которая позволяет графически представить на экране связи между различными ячейками. Эта функция представляет на экране влияющие и зависимые ячейки. Влияющие ячейки — это ячейки, значения которых используются формулой, расположенной в активной ячейке. Ячейка, которая имеет влияющие ячейки, всегда содержит формулу. Зависимые ячейки — это ячейки, содержащие формулы, в которых имеется ссылка на активную ячейку. Ячейка, которая имеет зависимые ячейки, может содержать формулу или константное значение. Отслеживание зависимостей выполняется командой Зависимости меню Сервис или командными кнопками панели инструментов Зависимости.