6. Подготовка начальных проектов договоров

Для этого необходимо: 1) выделение групп связанных договоров 2) определение перечня договоров в каждой группе 3) выбор источников начальных проектов 4) определение и установление взаимосвязанных условий.

7. Переговоры по согласованию условий

В переговорном процессе есть несколько этапов.

1. Подготовительный: формируется команда, которая будет представлять интересы организации на переговорах, формулируются основные вопросы, распределяются роли участников команды (при необходимости привлекаются, например, переводчики), назначается место и время переговоров, проверяется наличие технических средств.

2. Переговорный: если стороны не согласовали договорные схемы, не определили перечень предварительных действий, то это делается в процессе переговоров. Если согласовали – утверждается разработанная договорная схема и перечень предварительных действий. Согласуются условия договоров на основе начальных проектов договоров, согласовываются связки договоров, фиксируются ссылки и согласовываются условия в связанном договоре, фиксируются обратные ссылки

3. Оформление результатов: в конце каждого этапа переговоров по конкретным проектам и условиям фиксируются достигнутые договоренности – оформляется протокол и/или поправки в проекты договоров

8. Подготовка проектов к подписанию

В тексты договоров вносятся все поправки и договоренности, устанавливается перечень документов, которые необходимо будет представить на момент подписания договоров.

Более того, нужно соблюдать правила техники оформления договора:

- определяется ответственная за подготовку договоров к подписанию сторона (например, внешний юридический консультант).

- отслеживаются базовые версии каждого договора

- проверяется нумерация и ссылки в каждом договоре (особенно перекрестные ссылки)

- проверяется согласованность условий договоров системы

- заполняются пустые места, реквизиты, наименования (за исключением дат, фамилий, имен, должностей)

- обеспечение перевода текста на иностранный язык

- распечатывается достаточное количество экземпляров, каждый из которых постранично проверяется для устранения технических дефектов

9. Подписание договоров

Стороны определяют процедуру подписания договоров, место, время подписания, представителей сторон, которые будут подписывать от имени каждого участника. Проверяются полномочия представителей, уточняется имеются ли вопросы, не согласованные сторонами, при необходимости парафируется текст договоров. Затем следует процедура подписания: как правило, собственноручно (допускается заверение факсимильной подписью. После этого проверяется наличие всех подписей, заполняются даты, фамилии, имена и должности представителей. И, наконец, экземпляры вручаются (пересылаются) каждому участнику договорной системы.

Таким образом договорная система считается сформированной, а договоры –заключенными.