Ввод, редактирование и форматирование данных

Тип данных. Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов:

текст,

числоилиформула, —а также оставаться пустой.

Программа Excelпри сохра­нении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1)и содержащую все запол­ненные ячейки.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excelтак и делает. В про­тивном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начина­ется с символа «=»(знака равенства).

Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку фор­мул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под пане­лями инструментов. Содержимое строки формул всегда соответ­ствует содержимому текущей ячейки, так что оба метода ввода равноправны. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enterв строке формул или клавишуENTERна клавиатуре. Чтобы отменить внесенные изме­нения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку «Отмена» в строке формул или клавишуESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапа­зона проще всего использовать клавишуDELETE.

Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа — по правому. Способ выполнения вычислений не зависит от того, каким способом данные отформатированы, но для человека внешний вид данных позволяет быстро определить их назначение.

Числовые форматы.Для экономических расчетов применяют три принципиально разных формата записи чисел:обычный числовой, финансовыйиформат даты.

Обычный числовой форматиспользуют для записи различных отвлеченных чисел, например: количества какой-либо продукции, процентной ставки, возраста и т. п.

Для записи денежных сумм используются финансовыеформаты, отличающиеся указанием денежной единицы (например, р.) и фиксированным числом знаков после десятичного разделителя (обычно две цифры, обозначающие копейки). Разу­меется, можно денежные суммы записывать и обычными числами, но при работе с финансовым форматом программа иначе подходит к округлению чисел и контро­лирует, чтобы в результате многочисленных операций с очень большими суммами не потерялось ни единой копейки.

Для записи датыможно применять разные варианты форматирования, но надо отдавать себе отчет в том, что, например, запись 22Октябрь, 1999также означает некоторое число. Обратите также вни­мание на то, что хотя даты —это тоже числа, с ними возможны не все числовые операции. Так, например, разность дат имеет физический смысл, а сумма дат ника­кого смысла не имеет.

Текстовые форматы.Текстовые форматы используют для записи текстовых строк и цифровых нечисловых данных. К таким данным относятся, например: почтовые индексы, номера телефонов, регистрационные номера и другие цифровые обозна­чения. Несмотря на то, что номера телефонов записывают цифрами, арифметичес­кие операции с ними не имеют никакого смысла.

Изменение формата данных в ячейке.Чтобы изменить формат отображения дан­ных в текущей ячейке или в выбранном диапазоне ячеек, используют команду «Формат» «Ячейки». Вкладки открывающегося диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной еди­ницы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его вырав­нивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.