Оценка возможностей оптимизации процессов и основные идеи реинжиниринга
При внесении изменений в деятельность компании руководитель вынужден балансировать между двумя крайностями. С одной стороны, есть опасность сломать непродуманным решением налаженные и устоявшиеся процессы (как в анекдоте). С другой стороны, есть желание повысить эффективность максимальным образом, то есть разрушить все "до основанья, а затем:" построить что-то кардинально новое. Именно на первой парадигме основывается оптимизация бизнес-процессов, а на второй - реинжиниринг бизнес-процессов.
Отличием оптимизации от реинжиниринга является скорость получения результата, объем работ и суть изменений. Если не вдаваться в подробности, при оптимизации одно правило быстро доводится до исполнителя и корректируется "на ходу". Когда осуществляется реинжиниринг, долго и тщательно разрабатывается определенная система правил, которая затем проверяется, а после реализуется, и часто при ее реализации разрабатываются и внедряются различные формы автоматизации.
Говоря другими словами, оптимизация представляет собой наращиваемый существующий процесс, проводимый за короткое время и направленный снизу вверх, т.е. от самых мелких процессов до самых глобальных. Поэтому риск неудачи будет не таким высоким.
Что касается реинжиниринга, то это радикальный процесс, который выполняется с «чистого листа» за длительное время. При этом разработка идет от глобальных к локальным бизнес-процессам. Отсюда и высокий риск краха. Обычно основным средством реинжиниринга являются информационные технологии.
Но в нашем случае, рациональней провести оптимизацию, результаты которой отражены в следующем пункте.
Проектирование модели «как надо»
Чтобы нагляднее отразить суть внедренной информационной системы и то влияние, которое она оказала на агентство необходимо использовать нотацию BPMN.
Нотация по моделированию бизнес-процессов BPMN (The Business Process Modeling Notation) - это новый стандарт для моделирования бизнес процессов и сетевых услуг.
Нотация BPMN описывает условные обозначения для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов. BPMN ориентирована как на технических специалистов (разработчиков, ответственных за реализацию процессов), так и на бизнес-пользователей (бизнес-аналитиков, создающих и улучшающих процессы) и менеджеров, следящих за процессами и управляющих ими. Следовательно, BPMN призвана служить связующим звеном между фазой дизайна бизнес-процесса и фазой его реализации. Для этого язык использует базовый набор интуитивно понятных элементов, которые позволяют определять сложные семантические конструкции.
Людям, занимающимся бизнесом, крайне удобно работать с бизнес-процессами, отображаемыми в виде блок-схем. Множество бизнес-аналитиков проектируют и описывают бизнес-процессы компаний с помощью простых диаграмм в нотации BPMN, т.к. язык нотации понятен даже на уровне пользователя. При этом модели процессов, описанных в нотации BPMN, являются исполняемыми, а не только документируются.
Рассмотрим рисунок 15, на котором уже становится очевидно внедрение информационной системы. У клиента появляется возможность воспользоваться услугами агентства не обращаясь в него на прямую.
Рисунок 15. BPMN А4.2 «Сбор требований и пожеланий»
На следующем рисунке (16) отражена основная функция внедренной системы – выполнение функций основного персонала агентства.
Рисунок 16. BPMN А4.3 «Выбор из готовых туристических путевок/Составление индивидуального тура»
Рисунок 17 отражает новые возможности для клиента, появившиеся в связи с внедрением информационной системы. Теперь клиенты могу проводить оплаты через онлайн-сервисы и получать все необходимые документы на свою электронную почту.
Таким образом, решается проблема удобства пользованием услугами агентства для клиентов.
В общем виде внедрение информационной системы отражено на рисунках 18, 19 и 20.
Рисунок 17. BPMN А4.4 «Оформление путевки»
Рисунок 18.Оптимизированная контекстная диаграмма
Рисунок 19.Диаграмма А0 «Деятельность агентства»
Рисунок 20.Диаграмма А4 «Обслуживание клиента»