Колесникова. РЯ и КР. Часть 1

		Окончание табл.
Цель		Языковые модели
Выражение	распоря-	Назначить на должность…
жения, приказа		Утвердить решение Учѐного совета университе-
		та…
		Обязать руководителей структурных подразделе-
		ний…
		Назначить расследование по факту…
Выражение	предложе-	В ответ на Ваш запрос наша фирма может пред-
ния		ложить Вам…
		Предлагаем рассмотреть возможность сотрудни-
		чества в области…
Выражение	отказа от	К сожалению, мы не можем предоставить Вам
предложения		имеющуюся у нас информацию по причине…
		Ваш проект отклонѐн по следующим причинам…
		В настоящее время наша организация не имеет
		возможности заключить договор о…
Выражение	обещания,	Гарантируем, что…
гарантии		Оплата гарантируется…
		Конфиденциальность информации гарантирует-
		ся…
		Соответствующие меры будут приняты…
Выражение	напомина-	Напоминаем Вам, что в соответствии с достигну-
ния, предупреждения		тыми договорѐнностями Вы должны…
		Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объекта
		истекает…
		Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по
		оплате составляет…
Выражение просьбы		Обращаемся к Вам с просьбой…
		Просим изыскать возможность положительного
		решения вопроса о…
		Просим принять меры…
Выражение	приглаше-	Приглашаем Вас принять участие…
ния		Просим принять участие в проведении выставки-
		ярмарки…
Заключительные слова		Надеемся получить ответ в ближайшее время…
		Надеемся, что наша просьба будет выполнена…
		Надеемся на продолжение сотрудничества…
		Заранее благодарны…
		С уважением + подпись
		190

5.6.2.ВЫБОР ЯЗЫКОВОЙ МОДЕЛИ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ТИПА ДОКУМЕНТА

Каждый тип документов предполагает свой набор языковых моделей.

Выбор языковой модели в соответствии с типом документа

Тип документа	Языковые модели
Письмо-ответ	В соответствии с ранее достигнутой догово-
	рѐнностью…
	В ответ на Ваш запрос сообщаем…
	Согласно решению департамента образова-
	ния…
	В подтверждение нашего телефонного разго-
	вора…
Служебная записка	Сообщаем, что…
Информационное письмо	Информируем Вас о том, что…
Сопроводительное письмо	Уведомляем Вас о…
	Считаем необходимым поставить Вас в из-
	вестность…
	Довожу до Вашего сведения…
Приказ	Назначить на должность…
Распоряжение	Утвердить решение Учѐного совета универ-
	ситета…
Постановление	Обязать руководителей структурных подраз-
	делений…
Гарантийное письмо	Назначить расследование по факту…
	Гарантируем, что…
	Оплата гарантируется…
	Конфиденциальность информации гарантиру-
	ется…
Письмо-напоминание	Напоминаем Вам, что в соответствии с дос-
	тигнутыми договорѐнностями Вы должны…
	Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объек-
	та истекает…
	Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по
	оплате составляет…
	191

	Окончание табл.
Тип документа	Языковые модели
Письмо-просьба	Обращаемся к Вам с просьбой…
	Просим изыскать возможность положитель-
	ного решения вопроса о…
	Просим принять меры…
Доверенность	Я, нижеподписавшийся …, доверяю…
Письмо-приглашение	Приглашаем Вас принять участие…
	Просим принять участие в проведении вы-
	ставки-ярмарки…
Письмо-требование (рек-	Вынуждены выразить претензию к качеству
ламация)	поставляемого товара…
	Предъявляем претензию к…

Следует отметить, что немалую роль в ОДС играют также типовые тексты и тексты-трафареты.

Типовой текст – это текст-стереотип, текст-шаблон, используемый в качестве образца или основы для создания нового документа:

устав организации, протокол, приказы о назначении на должность, предоставлении отпуска и др.

Текст-трафарет – это способ фиксации информации, при котором в бланке заполняются только пробелы (переменная информация):

бланки справок отдела кадров, бланки текстов контрактов, договоров, командировочных удостоверений и др.

5.7.КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ОСНОВАНИЯ ДЛЯ КЛАССИФИКАЦИИ

Классификация документов осуществляется по различным основаниям.

По отражаемым в них видам деятельности документы делятся на:

документы по общим и административным вопросам;

документы по функциям управления.

По наименованиям: приказы, протоколы, акты, служебные записки, договоры, доверенности и др.

По месту составления:

внутренние (внутри одной организация);

внешние (из другой организации, от частного лица).

192

По содержанию:

простые (посвящены одному вопросу);

сложные (посвящены нескольким вопросам).

По форме:

индивидуальные (каждый документ имеет свои особенности);

типовые (создаются для группы предприятий).

По срокам исполнения:

срочные;

несрочные.

По происхождению:

служебные (отражающие интересы предприятия);

личные (отражающие интересы частного лица).

По виду оформления:

подлинные;

копии.

По средствам фиксации:

письменные;

графические;

фото- и кинодокументы;

электронные.

По форме отправления:

почта;

факс;

электронная почта.

5.8.ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ. ЯЗЫК ДОКУМЕНТА

5.8.1. Управленческие документы. 5.8.2. Язык организационнораспорядительных документов. 5.8.3. Язык информационносправочных и справочно-аналитических документов. 5.8.4. Язык инструктивно-методических документов. 5.8.5. Договор и доверенность. 5.8.6. Деловые письма.

Среди документов можно выделить следующие типы:

директивные и распорядительные документы (законы);

административно-учетные документы (уставы, акты, отчеты, протоколы, служебные письма);

193

документы по личному составу работающих, включая заявление, автобиографию;

финансовая документация;

учетная документация (описи);

документы, регулирующие межгосударственные отношения.

5.8.1. УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Основу служебных документов составляют управленческие документы, которые подразделяются на:

1)организационные;

2)распорядительные;

3)инструктивно-методические;

4)коммерческая корреспонденция.

5.8.2.ЯЗЫК ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Особенность документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа, или формуляр, представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Они разрабатываются и утверждаются в виде государственного стандарта (Сборники «Система организационнораспорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов») и регулярно переиздаются.

В соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, ин-

струкции, указания, решения, постановления, распоряжения.

Текст распорядительного документа состоит из трѐх частей: кон-

статирующей, распорядительной и постановляющей. В констати-

рующей части кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения. Эта часть начинается определѐнными речевыми клише (см. таблицы, приведѐнные выше).

Констатирующая часть не обязательна, основную нагрузку несѐт распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

Данная часть содержит слова: постановляет, решает, решил, приказываю, предлагаю, обязываю.

194

Далее следует постановляющая часть, к которой предъявляются наиболее жѐсткие требования. Здесь используются языковые формулы:

создать комиссию в составе…, назначить… на должность…, освободить от занимаемой должности…, контроль за исполнением… возложить на…, представить к награждению… (усилить, увеличить, активизировать, улучшить) и др.

Заголовок распорядительного документа имеет вид: О реорганиза-

ции…, О выполнении…, О создании….

Срок исполнения даѐтся отдельной строкой, например: 19.02.09.

5.8.3.ЯЗЫК ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ И СПРАВОЧНО-АНАЛИТИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

К информационно-справочным и справочно-аналитическим доку-

ментам относятся: справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры,

письма и др. Они носят вспомогательный характер и не являются обязательными для исполнения.

Справки могут содержать информацию о фактах и событиях служебного характера и информацию, которая удостоверяет тот или иной факт частной жизни. Последние необходимы частному лицу для предоставления в организацию или учреждение. Это справки: о месте проживания, о составе семьи, о трудовом стаже, о заработной плате, о занимаемой должности, о месте учѐбы и т. д.

Реквизиты справки:

наименование жанра документа;

именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выда-

ѐтся;

текст, содержащий требуемую информацию;

указание адреса и наименование организации, для которой выдаѐтся справка;

подпись должностного лица;

обозначение адресанта (обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении справки).

Основные языковые модели справки: Дана в том, что…, Дана для предъявления в…

Докладная записка – это документ, который адресован руководству и информирует его о выполненной работе, об имевшем место

195

факте, о сложившейся ситуации. Докладная записка содержит также выводы и предложения составителя.

Реквизиты докладной записки:

адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);

наименование жанра документа;

текст (информация, предложение и его аргументация);

список документальных приложений (если они требуются);

наименование организации (или в штампе).

Докладная записка может содержать заголовок. Основные языковые модели докладной записки: Прошу…, В связи с…, В соответствии с…, Возникла необходимость + родительный падеж, Согласовать вопрос…

Образец докладной записки

Министерство образования РФ	Генеральному директору
Новосибирское областное	Завода точного машиностроения
управление народного	И.И. Петрову
образования
Октябрьский отдел
народного образования
	Докладная записка
	19.05.2000 № 15
	О проверке технического
	состояния жилых помещений
	базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения числа школьников, которые смогут отдохнуть летом 2000 г., мною 13 мая с.г. был проведѐн осмотр жилых помещений Базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стѐкла, корпус № 2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подготовку базы к приѐму детей на отдых.

Зав. РАЙОНО

Подпись

Н.И. Пирогова

196

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание основного документа (плана, отчѐта, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Текст последних должен быть убедительным, мотивированным.

Образец объяснительной записки

Декану гуманитарного факультета Новосибирского государственного технического университета проф. Ромму М.В.

студентки II курса группы СО-12 Петровой А.В.

Объяснительная записка

Я отсутствовала на занятиях в период с 20.05. по 30.05.08 г. по причине болезни. Медицинская справка прилагается.

Дата

Подпись

Заявление предназначено для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Заявление всегда пишется по конкретному поводу и посвящается одному вопросу. Реквизиты личного заявления:

адресат;

именование заявителя (фамилия, имя, отчество, адрес, номер телефона);

наименование жанра документа;

текст;

список документальных приложений (при их наличии);

подпись заявителя;

дата.

Языковые формулы заявления: Прошу…, Ставлю Вас в извест-

ность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того что…, В связи с тем что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры….

197

Образец заявления

Декану гуманитарного факультета Новосибирского государственного технического университета проф. Ромму М.В.

студентки II курса группы СО-71 Кузнецовой А.И.

Заявление

Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов за летнюю экзаменационную сессию в связи с тем, что в период с 10.06 по 30.06.08 г. я должна буду проходить курс лечения в санатории. Ксерокопию путѐвки в санаторий прилагаю.

20.05.08

Подпись

Примечание:

фамилия заявителя может быть употреблена и с предлогом от (от Куз-

нецовой А.И.);

слово заявление может начинаться и со строчной буквы с точкой в кон-

це (заявление).

5.8.4.ЯЗЫК ИНСТРУКТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

Заголовок инструкции очерчивает круг вопросов, объектов и лиц, обязанных выполнять еѐ требования. Текст инструкции разбивается на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели еѐ издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера.

198

Текст инструкции носит характер указания, поэтому в ней рекомендуется использовать чѐткие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение: должен, следует, необходимо, рекомендуется, запрещается, не допускается. Текст излагается от 3-го лица или в безличной форме: Руководители структурных подразделений несут ответственность за…; Повторным заявлениям граждан присваивается при их поступлении очередной регистрационный номер…

Работники предприятий и учреждений обычно имеют дело с должностной инструкцией. Должностная инструкция фиксирует обязанности, права и ответственность сотрудника. Эта инструкция необходима при возникновении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работодателями и исполнителями.

Должностная инструкция обычно создаѐтся работниками кадровой службы, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия.

5.8.5. ДОГОВОР И ДОВЕРЕННОСТЬ

Отдельные виды документов используются для закрепления юридических и информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами. К документам этого типа относятся договор и доверенность.

Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Трудовой договор (трудовое соглашение) – юридически оформленное письменное соглашение сторон, именуемых заказчик и исполнитель, об исполнении на определѐнных условиях конкретных обязанностей в течение указанного времени. Трудовой договор оформляется при приѐме на работу, а также при изменении первоначальных договорных условий.

Язык и стиль договора и доверенности

Договоры оформляются на трафаретных бланках с указанием всех необходимых реквизитов. В тексте договора оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

199