22. 1.3.8. Системы управления базами данных

Основные элементы экранного интерфейса СУБД Access и основные виды окон программы – это окна базы данных, таблиц, форм, запросов. В режиме конструктора работа с объектами базы данных выполняется в специальном окне – окне конструктора, которое обычно используется вместе со вспомогательными окнами и панелями. В целом, всю систему Access можно смело назвать контекстно-настраиваемой, поскольку то, какие кнопки присутствуют на панелях инструментов, сколько панелей появляется на экране и какой набор команд предлагает меню, зависит от текущего режима работы Access и востребованности тех или иных команд пользователем. Диалог с приложением возможен как с помощью мыши, так и клавиатуры. Для многих операций и команд в Access предусмотрены так называемые быстрые клавиатурные комбинации, которые заметно ускоряют работу.

Существует два способа создания новой базы данных. Самый простой – это воспользоваться помощью мастера создания баз данных и шаг за шагом, следуя его инструкциям, выполнить процедуру создания базы данных на основе одного из 10 шаблонов, предлагаемых в Access. Новая база данных, сгенерированная системой Access по такой схеме, включает не только таблицы, но и другие объекты базы данных, в том числе формы и отчеты.

Если вам предстоит работать со сложной по своей структуре базой данных, то, возможно, ее создание следует начать «с нуля», т.е. создать пустую базу данных, а затем, пользуясь инструментальными средствами Access, поместить в нее все нужные объекты. Приложение Access позволяет одновременно работать только с одной базой данных, поэтому при открытии новой текущая будет закрыта.

В качестве «экспресс»-метода можно использовать метод создания таблицы в режиме, который незаменим в случае необходимости быстрого введения в таблицу некоторой информации. Каждая таблица содержит поле первичного ключа, и программа Access позволяет определять первичные ключи трех типов: ключевые поля счетчика, простой ключ и составной ключ. Когда структура таблицы создана, в ней можно добавлять, удалять, переупорядочивать и переименовывать поля. Одной из самых ответственных операций является изменение типа поля таблицы. В окне базы данных можно переименовывать, удалять, копировать и вставлять таблицы, что особенно полезно при создании их резервных копий.

В ранее созданную, но до недавнего времени пустующую таблицу, можно ввести необходимые данные. При работе с таблицей удобно использовать комбинации клавиш для копирования данных и ввода текущих значений даты и времени. В режиме таблицы для перехода к нужной записи можно воспользоваться командой Правка / Перейти, вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки, а также кнопками навигационной панели окна таблицы. Кроме того, для этих целей в Access предусмотрены специальные комбинации быстрых клавиш.

Существуют различные способы выделения и редактирования, а также копирования и перемещения данных в поле. Особую осторожность следует проявлять при редактировании и удалении записей в таблицах.

Отменить последнее действие или правку можно с помощью команды Правка / Отменить ввод, однако если запись уже удалена, ничего другого не остается, как вводить данные этой записи заново. Что касается редактирования, то способность программы Access восстанавливать измененные данные напрямую зависит от «масштабов» занесенных в таблицу корректив. Если изменения выполнялись только в одном поле, для их отмены достаточно выполнить команду Правка / Отменить ввод.

Если изменения затронули несколько полей записи, но не были сохранены, вернуться к исходной можно, выполнив команду Правка / Восстановить текущее поле/запись. Восстановить первоначальную запись после сохраненных изменений позволяет команда Восстановить запись, но лишь в том случае, если после редактирования этой записи не корректировались другие записи таблицы. Некоторые типы полей, например, с типом данных Счетчик, вообще не допускают редактирования.

Форматирование данных, контроль ввода и предлагаемые СУБД Microsoft Access возможности по изменению внешнего облика таблицы позволяют сделать работу с таблицами более эффективной и удобной. СУБД Access предусматривает поддержку встроенных и специальных форматов для большинства типов данных. Для текстовых, числовых, денежных полей, а также полей дат и времени можно указать маску ввода, как пользуясь услугами мастера Access, так и своими силами. Контроль данных также осуществляется с помощью свойства Условие на значение.

При работе в режиме таблицы можно изменить способ отображения таблицы на экране, например, скрыть или восстановить отображение столбцов, воспользоваться такими операциями, как закрепление и освобождение столбцов, изменение ширины столбцов таблицы и высоты строк. Access позволяет выбрать на свое усмотрение параметры шрифта, используемого для отображения данных таблицы и заголовков ее столбцов. Любые изменения макета не сохраняются программой автоматически, поэтому следует не забывать делать это, например, с помощью команды Файл / Сохранить.

Программа Microsoft Access предоставляет мощные и удобные средства подготовки отчетов и вывода их на печать. Основные типы отчетов – это ленточные, «в столбец», почтовые наклейки и диаграммы. Самые простые отчеты (ленточные и «в столбец») можно быстро построить с помощью автоотчета. Более разнообразные возможности предлагает Мастер создания отчетов. Работая в диалоге с мастером, можно выбрать макет и стиль оформления отчета. Мастер отчетов помогает сгруппировать записи, а также выполнить некоторые вычисления для таких сформированных групп и вывести итоговую информацию, как на уровне групп, так и всего отчета. К записям таких ленточных отчетов могут быть применены простые статистические функции: нахождение общей суммы, среднего, минимального или максимального значения, а также доли в процентах. При работе с полями нескольких таблиц подход может быть разным: либо сначала создается многотабличный запрос, а затем на его основе строится отчет, либо все операции выполняются непосредственно с помощью мастера, который позволяет включить в отчет поля из нескольких связанных таблиц.

Оценить, как будет выглядеть готовый отчет, можно в режиме предварительного просмотра. Кнопки одноименной панели Предварительный просмотр позволяют настроить масштаб изображения, вывести отчет на печать, а также открыть дополнительные диалоговые окна настройки опций печати.