- •В.А. Цыганков, н.С. Морозова документирование управленческой деятельности Учебное пособие
- •1. Основные требования к оформлению управленческих документов
- •1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности
- •1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •1.3. Виды документов и их классификация
- •1.4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •1.5. Требования к подготовке документов
- •2. Современное деловое письмо
- •2.1. Правила оформления делового письма
- •2.2. Классификация деловых писем
- •2.3. Международные письма
- •3. Документирование организационно- распорядительной деятельности
- •3.1. Организационные документы
- •3.2. Распорядительные документы
- •4. Документы по личному составу
- •4.1. Штатное расписание
- •4.2. Документация по трудовым отношениям
- •5. Документирование информационно- справочных материалов
- •5.1. Справки
- •5.2. Докладные и объяснительные записки
- •5.3. Акты
- •5.4. Телеграммы, телефонограммы
- •6. Организация работы с документами
- •6.1. Организация документооборота
- •6.2. Учет документов
- •6.2. Учет документов
- •6.3. Регистрация документов
- •Примеры регистрационных журналов
- •Пример контрольно-регистрационной карточки
- •6.4. Организация и контроль за исполнением документов
- •Сведения об исполнении документов, поставленных на контроль за период ______________ 200_ г.
- •6.5. Номенклатура дел организации
- •6.6. Формирование дел
- •6.7. Подготовка документов к архивному хранению
- •7. Защита информации
- •7.1. Защита текущей информации
- •7.2. Мероприятия по защите информации
- •7.3. Способы защиты информации
- •8. Работа с конфиденциальной информацией
- •8.1. Назначение и виды учета конфиденциальных документов
- •8.2. Грифы конфиденциальности
- •8.3. Работа исполнителей с конфиденциальными документами
- •Библиографический список
- •Содержание
Примеры регистрационных журналов
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Дата поступления |
Регистрационный номер документа |
Корреспондент (автор) |
Дата документа |
Номер документа |
Краткое содержание документа |
|
|
|
|
|
|
Резолюция или кому направлен документ |
Дополнительные сведения о документе |
Расписка в получении |
Отметка об исполнении | ||||
Исполнители |
Задание
|
Срок исполнения |
Автор резолюции
|
Дата простановки резолюции
| |||
|
|
|
|
|
|
|
|
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Дата документа |
Регистрационный номер документа |
Корреспондент (получатель) |
Краткое содержание документа |
Кем подписан документ |
Исполнитель |
Дополнительные сведения о документе |
Отметка об исполнении |
|
|
|
|
|
|
|
|
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
Дата документа |
Регистрационный номер документа |
Краткое содержание документа |
Кем подписан документ |
Исполнитель |
Дополнительные сведения о документе |
Расписка в получении документа |
Отметка об исполнении |
|
|
|
|
|
|
|
|
Пример контрольно-регистрационной карточки
Лицевая сторона карточки
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |
Корреспондент | |
Дата поступления и номер документа |
Дата и регистрационный номер документа |
Краткое содержание | |
Резолюция или кому направлен документ | |
Отметка об исполнении документа |
Оборотная сторона карточки
Контрольные отметки (ход исполнения) |
Фонд № Опись № Дело № |
6.4. Организация и контроль за исполнением документов
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют:
руководители предприятий;
служба ДОУ;
ответственные исполнители.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.
Типовыесроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных, функциональных и отраслевых органов управления в форме законов.
Индивидуальныесроки исполнения документов устанавливаются руководителями предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:
а) типовые сроки – принятием нового акта;
б) индивидуальные сроки – распоряжением руководителя, который их установил.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
Результаты исполнения отмечаются в регистрационных формах и на самом исполненном документе (отметка об исполнении и направлении его в дело).
Контроль исполнения включает:
постановку документа на контроль;
проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
проверку и регулирование хода исполнения;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке:
заданий последующих лет – ежеквартально;
заданий последующих месяцев текущего года – ежемесячно;
заданий текущего месяца – каждые десять дней, а в последнюю декаду – за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.
Карточки контролируемых документов(контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля (секретарем) осуществляются следующие операции:
формирование картотеки контролируемых документов;
направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;
выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
получение информации о ходе и результатах исполнения;
запись хода и результатов исполнения в карточки контролируемого документа;
регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
снятие документа с контроля по указанию руководителей;
формирование картотеки исполненных документов.
Форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины разрабатывается самой организацией, например, может быть такой: