- •В.А. Цыганков, н.С. Морозова документирование управленческой деятельности Учебное пособие
- •1. Основные требования к оформлению управленческих документов
- •1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности
- •1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •1.3. Виды документов и их классификация
- •1.4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •1.5. Требования к подготовке документов
- •2. Современное деловое письмо
- •2.1. Правила оформления делового письма
- •2.2. Классификация деловых писем
- •2.3. Международные письма
- •3. Документирование организационно- распорядительной деятельности
- •3.1. Организационные документы
- •3.2. Распорядительные документы
- •4. Документы по личному составу
- •4.1. Штатное расписание
- •4.2. Документация по трудовым отношениям
- •5. Документирование информационно- справочных материалов
- •5.1. Справки
- •5.2. Докладные и объяснительные записки
- •5.3. Акты
- •5.4. Телеграммы, телефонограммы
- •6. Организация работы с документами
- •6.1. Организация документооборота
- •6.2. Учет документов
- •6.2. Учет документов
- •6.3. Регистрация документов
- •Примеры регистрационных журналов
- •Пример контрольно-регистрационной карточки
- •6.4. Организация и контроль за исполнением документов
- •Сведения об исполнении документов, поставленных на контроль за период ______________ 200_ г.
- •6.5. Номенклатура дел организации
- •6.6. Формирование дел
- •6.7. Подготовка документов к архивному хранению
- •7. Защита информации
- •7.1. Защита текущей информации
- •7.2. Мероприятия по защите информации
- •7.3. Способы защиты информации
- •8. Работа с конфиденциальной информацией
- •8.1. Назначение и виды учета конфиденциальных документов
- •8.2. Грифы конфиденциальности
- •8.3. Работа исполнителей с конфиденциальными документами
- •Библиографический список
- •Содержание
1.3. Виды документов и их классификация
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на три большие группы:
Нормативные документы (организационные, распорядительные, информационно-справочные).
Договорные (договоры, контракты, соглашения).
Информационные (официальные сообщения).
Документы классифицируются по следующим признакам:
По видам:
организационные;
распорядительные;
информационно-справочные;
по личному составу.
По наименованиям:
служебные письма;
приказы;
распоряжения;
протоколы;
акты;
докладные записки;
объяснительные записки;
заявления;
справки и др.
Их оформление хотя и унифицировано, но они могут быть совершенно разными.
По месту составления:
внутренние (документы, составленные работниками данного предприятия);
внешние (поступают из других предприятий, организаций, частных лиц).
По степени сложности:
простые (посвященные одному вопросу);
сложные (охватывают несколько вопросов).
По унификации:
индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности, например, докладная записка;
трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;
типовые, созданные для групп однородных предприятий;
примерные.
Трафаретные и типовые печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.
По степени срочности:
срочные, требующие исполнения в определенный срок;
несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
По происхождению:
официальные (служебные), затрагивающие интересы предприятия, организации;
личные, касающиеся конкретного лица (заявления, жалобы, предложения).
По степени подлинности:
подлинные (составлены в 1 раз);
копии (повторно составленные документы);
выписки (отражают некоторые разделы);
По средствам фиксации:
рукописные;
машинописные;
электронные;
графические;
кино-фото-фонодокументы.
10. По срокам хранения:
постоянный срок;
с временным сроком (до 10 лет и более).
11. По степени гласности:
секретные;
несекретные.
1.4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. От полноты и качества заполненных реквизитов зависит доказательная (юридическая) сила. Совокупность реквизитов документа отражает егоформу. Совокупность реквизитов, присущих конкретному документу называюттиповымформуляром. Совокупность реквизитов, присущих всей системе и спроецированная в определенной последовательности по конструкционной сетке с шагом письма печатной машинки, называетсяформуляром-образцом.
Состав реквизитов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе установлены ГОСТ Р. 6-30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р. 6-30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов, присущих данной системе, которые приведены в табл. 1.
Каждый документ имеет свой индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Следует иметь в виду, что из 30 реквизитов есть так называемые обязательные, которые указываются в каждом документе и придают документу юридическую силу: название организации; дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Среди обязательных реквизитов естьпостоянные, которые не меняются вообще (например: наименование предприятия, справочные данные об организации).
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Таблица 1
Реквизиты документов
№ реквизита |
Название реквизита |
Реквизиты заголовочной части документа | |
01 |
Государственный герб Российской Федерации |
02 |
Герб субъекта Российской Федерации |
03 |
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) |
04 |
Код организации |
05 |
Основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица |
06 |
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
07 |
Код формы документа |
08 |
Наименование организации |
09 |
Справочные данные об организации |
10 |
Наименование вида документа |
11 |
Дата документа |
12 |
Регистрационный номер документа |
13 |
Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
14 |
Место составления или издания документа |
15 |
Адресат |
16 |
Гриф утверждения документа |
17 |
Резолюция |
19 |
Отметка о контроле |
Реквизиты содержательной части документы | |
18 |
Заголовок к тексту |
20 |
Текст документа |
21 |
Отметка о наличии приложения |
Реквизиты оформляющей части документы | |
22 |
Подпись |
23 |
Гриф согласования документа |
24 |
Визы согласования документа |
25 |
Оттиск печати |
26 |
Отметка о заверении копии |
27 |
Отметка об исполнителе |
28 |
Отметка об исполнении документов и направлении его в дело |
29 |
Отметка о поступлении документа в организацию |
30 |
Идентификатор электронной копии документа |
На рис. 1 и 2 представлено размещение реквизитов и их взаимное расположение.
|
|
| |||||||
|
01 02 03 |
|
16 19 |
|
|
|
01 02 03 16 19 |
| |
08 09 10 04 05 06 07 |
|
15
17
|
08 09 10 04 05 06 07 | ||||||
11 12 15 | |||||||||
11 12 13 14 |
13 14 |
17
| |||||||
18 |
18 |
| |||||||
20
|
20 | ||||||||
21 22 25 |
21 22 25 | ||||||||
23 24 26 27 |
23 24 26 27 | ||||||||
28 30 29 |
28 30 29 | ||||||||
|
|
Рис. 1. Расположение реквизитов и границы Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка на формате А4 продольного бланка