Сведения об исполнении документов, поставленных на контроль за период ______________ 200_ г.

Ф.И.О. исполнителей	Всего документов	Из них		Причина исполнения
		исполнено в срок	Исполнено с опозданием
1	2	3	4	5

Секретарь-референт Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

6.5. Номенклатура дел организации

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке. Номенклатура дел составляется для обоснованного распределения (группировки) дел, обеспечения быстрого поиска дел и их учета.

Различают три вида номенклатуры дел:

• типовую;

• примерную;

• номенклатуру дел.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности , но разных по структуре организаций и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатура дел разрабатывается службами ДОУ Министерств и ведомств РФ, утверждается их руководителями.

Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ на основе номенклатуры дел структурных подразделений. При их составлении руководствуются типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями.

Номенклатура дел делится на разделы, которые отражают документируемые участки работы, например: канцелярия, отдел планирования, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел кадров и др.

Содержательная часть (текст) номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф:

Индекс дела	Заголовок дела	Количество ед. хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

• индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

• порядковый номер дела внутри данного структурного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений (служб, отделов) или направлений деятельности предприятия, например: канцелярия; финансовый отдел; бухгалтерия и др. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год полностью сформированы и известен их объем (количество листов в деле).

В графе 4 указываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на государственные или отраслевые перечни типовых документов со сроками хранения или на типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые по отдельным направлениям деятельности.

В графе 5 могут проставляться следующие отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, о месте хранения подлинников (если дело содержит копии документов), об изъятии дел, об уничтожении дел, об утрате дел и т.п.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на данном предприятии.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитывается также количество незаконченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия).