17. Работа с несколькими листами и окнами

Иногда приходится встречаться с таблицами, которые по размерам не вмещаются в пределы экрана. Excel предлагает две методики, позволяющие одновременно выводить на экран разные части текущей таблицы: путем разбиения окна на подокна, в каждом из которых можно выводить отдельные части рабочего листа, и, открыв дополнительные окна на рабочей странице. Вновь открытые окна нумеруются.

Открыть дополнительные окна можно с помощью команды меню Окно – Новое окно. Выбрав команду Для каждого окна можно задать необходимый для удобной работы с ним размер изображения с помощью команды меню Вид – Масштаб.

При работе с длинными таблицами приходится прокручивать таблицу вверх - вниз или влево - вправо. При этом вы теряете заголовки столбцов или строк и работаете почти наугад. В этом случае вы можете прибегнуть к разделению окна таблицы, чтобы одновременно наблюдать различные фрагменты одной и той же таблицы и прокручивать их независимо друг от друга.

Для разбиения окна можно воспользоваться командой меню Окно – Разделить. При этом программа автоматически разобьет рабочее окно влево вверх от выделенной ячейки. Отменить разбиение можно командой меню Окно – Снять разделение.

Для разбиения окна можно также воспользоваться маркерами разбиения (небольшие прямоугольники в начале вертикальной и горизонтальной полос прокрутки). Перетаскивая их мышью, вы можете разделить окно по вертикали и/или по горизонтали. При этом у каждого окна-фрагмента своя вертикальная и/или горизонтальная полоса прокрутки.

Иногда при смещении таблицы вверх или вниз происходит смещение заголовков строк или столбцов. Во избежание этого предусмотрена специальная функция фиксирования окна. Задается она с помощью команды Окно – Закрепить области после разделения окна на подокна.

18. Работа с листами рабочей книги

Например, вам необходимо создать рабочую книгу с поквартальным отчетом. Для этого вам нужно всего 4 листа. Удалите лишние листы книги, а оставшиеся четыре листа переименуйте. Для этого воспользуйтесь командами меню Правка – Удалить лист и Формат – Лист – Переименовать или соответствующими командами контекстно-зависимого меню для ярлычков рабочей книги Удалить и Переименовать. Листам удобнее давать названия, отражающие их содержание, например, 1 квартал, 2 квартал и т.д.

Если требуется удалить несколько подряд идущих листов, щелкните на ярлычке первого из них, и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните на ярлычке последнего листа. Можно выделить несколько листов, расположенных не подряд, щелкнув на них при нажатой клавише Ctrl.

Если в процессе работы возникнет необходимость в дополнительном листе, его можно всегда добавить в рабочую книгу. Вставить новый лист можно с помощью контекстного меню, выбрав команду Добавить, или командой меню Вставка – Лист. Новый лист появится перед текущим листом.

Перемещать и копировать рабочие листы можно:

• с помощью команды контекстного меню Переместить / Скопировать. Для копирования установите флажок Создавать копию в диалоговом окне Переместить и скопировать.

• с помощью мыши, перетаскивая ярлычок в нужную позицию. Для копирования выполните перемещение при нажатой клавише Сtrl.

• воспользовавшись командой меню Правка – Переместить / Скопировать лист. Лист будет вставлен перед тем листом, который вы укажете. Для копирования установите флажок Создавать копию в открывшемся диалоговом окне.

Программа Excel дает возможность работать в так называемом групповом режиме. Если листы содержат какую-то одинаковую информацию, то можно вводить эту информацию в один лист и, сгруппировав листы, отображать эту информацию на всех листах, входящих в группу. Для этого выделите необходимое число рабочих листов:

• с помощью контекстного меню, выбрав команду Выделить все листы;

• щелкнув мышью на ярлычке отдельных листов при нажатой клавише Ctrl;

• выделите подряд идущие листы, щелкнув на первом ярлычке мышью и удерживая клавишу Shift на последнем ярлычке.

После того как листы сгруппированы, можно вводить информацию в один из листов. Введенная информация будет отображаться на всех листах, входящих в созданную группу. Чтобы отменить групповой режим выберите в контекстном меню команду Расгруппировать листы.