4. Формы документов

Выбор жанра документа обуславливает необходимость знания формы или схемы соответствующему документу. Всякий документ понимается как сумма его реквизитов, то есть сумма постоянных элементов содержания и содержательно композиционная схема (последовательность и порядок реквизитов в тексте). Это могут быть следующие данные:

• об адресате, кому адресован документ;

• об адресанте, кто автор документа;

• наименование жанра документа. В некоторых документах название обязательно (заявление), а в некоторых случаях оно не ставится (деловые письма);

• опись документальных приложений (если необходимо);

• дата;

• подпись автора документа.

Заявление.

Составные части этого вида документа:

1. наименование адресата;

2. наименование адресанта, т.е. заявителя;

3. наименование документа.

4. Формулировка просьбы с краткой, но исчерпывающей аргументацией;

5. Дата (слева);

6. Подпись (справа).

Расположение реквизитов заявления

-1-

-2-

-3-

-------------- 4 ----------------

-5- -6-

Доверенность – это другой распространенный жанр документа. Это поручение кому-либо определенных действий или передача определенных прав доверителя. Доверенность имеет следующие реквизиты:

1. наименование документа;

2. наименование доверителя (Ф.И.О., должность или адрес);

3. точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав. При этом доверенность получает юридическую силу тогда, когда подпись доверителя заверена какой-либо организацией, то есть подписью должностного лица или печатью;

4. наименование доверенного лица (Ф.И.О., должность или адрес);

5. дата;

6. подпись;

7. заверение подписи.

Расположение реквизитов доверенности

-1-

Я, -2- …, доверяю

-3- -4-

-5- -6-

-7-

Таким образом, при составлении текста делового жанра необходимо учитывать некий образец, в котором необходимо соблюдать:

• набор параметров, реквизитов;

• их последовательность;

• их пространственное расположение.

Лекция № 6.Официально-деловой стиль

1. Правила оформления документов.

2. Распорядительные, инструктивно-методические документы и коммерческая корреспонденция.

3. Речевой этикет в документе.

4. Реклама в деловой речи.

1. Правила оформления документов.

Деловая речь, это совокупность стандартов письменной речи, которые необходимы в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя формы документации (набор, использование и расположение реквизитов).

Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованием стандарта. Бланк – это лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами. В зависимости от того, каким нуждам организации (внутренним или внешним) отвечает служебная документация, различают две категории:

1. Документы для внутреннего пользования;

2. Документы для внутреннего пользования.

Большинство реквизитов на документах для внутреннего или внешнего пользования одинаковы, но есть различия. Документы для внутреннего пользования называются управленческими или организационно-распорядительными. По новому ГОСТу 6.30 - 2003 установлено 29 реквизитов. Этот ГОСТ определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и месторасположение, требования к изготовлению бланков и учету бланков с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Каждый документ имеет юридическую силу тогда, когда в нем есть все реквизиты, обязательные для данного вида документа. Например, реквизиты для письма:

• наименование организации;

• почтовый адрес;

• адресат;

• заголовок текста;

• дата;

• индекс;

• текст;

• подписи;

• Ф.И.О. исполнителя;

• номер телефона исполнителя.

В процессе подготовки и оформления документов состав может быть дополнен другими реквизитами. Часто документы оформляются на бланках трех видов:

1-й вид – бланк служебного письма;

2-й вид – бланк для конкретного вида документа;

3-й вид – бланк для всех других документов.

Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются на бумаге А4 и А5.