Этап 1. Классификация клиентов по категориям

Обычно классификация клиентов производится на основе объемов продаж, но может осуществляться и по другим критериям, например по сфере деятельности, кредитному рейтингу, товарным линиям или потенциалу продаж.

Любая система классификации должна отражать разницу в объеме трудозатрат на обслуживание разных классов клиентов, и, следовательно, привлекательность каждого класса клиентов для данной компании. Допустим, у компании 1 030 клиентов, которых можно разделить на три основных типа (класса).

Класс A: крупные, или очень привлекательные — 200. Класс Б: средние, или умеренно привлекательные — 350. Класс В: мелкие, но все же привлекательные — 480.

Этап 2. Определение количества и продолжительности контактов с каждым клиентом в категории

Это означает, что надо оценить количество контактов (визитов, звонков) их среднюю продолжительность для каждого типа клиентов. Такая оценка делается на основе мнения руководителей сбыта или после анализа отчетов и других формальных источников.

Предположим, что визиты клиентам класса A следует наносить каждые две недели, клиентам класса Б — раз в месяц, а клиентам класса В — раз в два месяца. Продолжительность стандартного коммерческого визита равна соответственно 60, 30 и 20 минутам. Следовательно, за год затраты времени для каждого типа клиентов рассчитывается следующим образом:

Класс A: 26 визитов в год х 60 минут = 1 560 минут = 26 часов Класс Б: 12 визитов в год х 30 минут = 360 минут = 6 часов Класс В: 6 визитов в год х 20 минут = 120 минут = 2 часа

Этап 3. Расчет трудозатрат на обслуживание всех клиентов

Чтобы рассчитать совокупные трудозатраты на обслуживание всех трех классов клиентов, надо умножить количество клиентов на определенные в предыдущем этапе затраты времени за год. Полученные данные суммируются, и получается количество часов, необходимых для обслуживания всех типов клиентов.

Класс A: 200 клиентов х 26 часов = 5 200 часов Класс Б: 350 клиентов х 6 часов = 2 100 часов Класс В: 480 клиентов х 2 часа = 960 часов

Итого: 8 260 часов в год

Этап 4. Определение среднего количества контактов для каждого сотрудника

На этом этапе нужно оценить для среднестатистического продавца количество часов работы в неделю и умножить полученное значение на количество рабочих недель в году. Предположим, рабочая неделя составляет 40 рабочих часов, а в год средний сотрудник работает 48 недель (с учетом отпуска, отсутствия по болезни или другим уважительным причинам). Таким образом, средний работник сбыта на протяжении года трудится 1920 часов:

40 часов х 48 недель = 1 920 часов

Этап 5. Распределение времени работника по типам задач

Понятно, что на личные контакты с клиентами уходит не все, а лишь некоторая часть рабочего времени продавца. Много времени отводится видам деятельности, не имеющим непосредственного отношения к продажам, например составлению отчетов, участию в совещаниях, общению с клиентами по вопросам обслуживания и пр. Кроме того, немалая часть рабочего времени тратится на разъезды. Предположим, что анализ затрат рабочего времени торгового персонала показал, что оно распределяется следующим образом.

Собственно продажа — 768 часов/год, или 40% Виды деятельности, не связанные с продажей — 576 часов/год, или 30% Поездки — 576 часов/год, или 30% Итого — 1 920 часов/год, или 100%