Группировка данных в отчете

Довольно часто требуется не просто получить общие итоги, но и вычислить промежуточные итоги по некоторым группам записей. Например, может потребоваться определить среднюю зарплату по должностям (для инженеров, экономистов, рабочих) или количество сотрудников, проживающих в каждом районе. Для получения таких сведений используется механизм группировки данных.

В этом случае следует ввести в отчет еще две области.

Заголовок группы– область, помещаемая перед выводом каждой группы. Например:

Сведения по району: ………………………….

Примечание группы– область, завершающая группу. В ней могут находиться итоги по группе.

СУБД допускает использование вложенных групп. Так, можно сгруппировать сведения о сотрудниках по районам, а внутри каждого района – по должностям. Заголовки и итоги можно ввести для каждой группы.

Задание

Разработать простые отчеты, в которых перечисляются:

• табельные номера, фамилии, даты рождения, телефоны и оклады всех работников;

• табельные номера, фамилии, оклады и количество детей всех работников;

• фамилии, должности, телефоны, служба в армии всех работников.

Ввести в отчеты следующие группировки:

• сведения о работниках с итогами по районам (итоги см. Табл.2);

• сведения о работниках с общим итоговым количеством сотрудников и их детей и аналогичными итогами по районам;

• сведения по должностям: общее количество работников, сумма окладов, средний, минимальный и максимальный оклады.

Отчеты следует строить для листов формата А4 с книжной (вертикальной) ориентацией.

Порядок выполнения работы Создание черновика отчета

Отчет создается на листе Отчетыбазы данных.

После нажатия кнопки Создатьследует указать таблицу, на основании которой строится отчет.

Отчет может быть построен и на базе запроса. Этот путь рекомендуется, если требуется включать в отчет не все записи. В этом случае облегчается отладка процесса выбора данных (можно вначале выбрать и просмотреть те данные, из которых будет построен отчет).

Для создания черновика отчета наиболее подходит Ленточный автоотчет, так как его вид наиболее близок к указанному в задании.

После создания отчета он будет открыт. Просмотрев первый результат, закройте отчет и перейдите в режим его редактирования, нажав кнопку Конструктор.

Экран создания отчета

При входе в режим Конструктора для автоматически созданного ленточного автоотчета, на экране появляются следующие области структуры отчета: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данныхиНижний колонтитул.Для того, чтобы создать областьПримечание отчета, следует подвести указатель мыши к нижней кромке серой полосы с названиемПримечание отчетаи протянуть его вниз. Область примечания отчета "вытянется" из-под заголовка. Это напоминает изменение высоты ячейки при просмотре таблицы.

Если отчет создается вручную, то для работы с областями титула и примечания отчета следует выбрать меню  Вид  Заголовок/ Примечание отчета.

Внимание! Высота области определяет и место, отводимое для этой области на листе. Если, например, область данных будет большой, то отчет получится многостраничным и некрасивым.

Изменение высоты каждого из элементов структуры отчета производится протягиванием его нижней кромки вверх или вниз.

Изменение ширины отчета осуществляется протягиванием в нужную сторону правого края клетчатого поля отчета в любой его области.

Внимание. Уменьшение размера областей возможно до тех пор, пока на них помещаются все объекты (поля, текст, рамки, линии). Наличие объекта "мешает" этому уменьшению. Уменьшайте размер областей только после того, как переместите все объекты на нужное место.