Корректировка и дополнение бд

Эти действия можно производить, открыв таблицу.

Результат работы

Заданная структура таблицы КАДРЫи данные в этой таблице.

3. Объединение таблиц баз данных

Цель работы – моделирование процесса создания общей БД предприятия на основе БД подразделений.

Общие сведения

При создании больших БД несколькими операторами или объединении нескольких локальных БД в одну возникает задача слияния файлов данных. Здесь появляются проблемы совмещения структур таблиц и сохранения содержащейся в них информации. Предлагаемый учебный пример дает некоторое представление об особенностях этой задачи. Данная работа важна и для дальнейшего изучения СУБД: если таблица имеет мало записей, то вся информация в ней видна сразу и использование механизмов фильтрации и сортировки не дает столь явного эффекта.

Перенос данных с машины на машину может выполняться либо с помощью дискеты (обычно для этой цели выделяется дискета на каждую группу), либо с помощью локальной сети.

Сам процесс переноса данных может производиться различными способами.

• Можно скопировать в свой каталог все БД, созданные другими студентами (бригадами). Это делается с помощью Проводника, с выходом в сетевое окружение. Это наиболее надежный способ.

• Можно скопировать таблицы из других БД в свою, а затем работать с ними в рамках одной БД.

• Можно открыть БД и таблицы, откуда производится копирование, прямо на другой машине и копировать оттуда данные.

Так или иначе, для переноса данных используется буфер обмена. Производится копирование данных из одной открытой таблицы в другую. Здесь важно, чтобы типы и порядок следования полей совпадали в двух таблицах.

Внимание. Наиболее частыми причинами проблем при копировании являются:

• Запрет доступа к файлу базы данных. Это происходит, когда база данных открыта другим пользователем. Так обеспечивается поочередное внесение изменений в данные. Полностью откорректировав свою часть общей базы данных, создайте на своем компьютере копию файла БД и назовите ее KADRY_FOR_ALL. Не открывайте этот файл. Пусть с ним работают только другие пользователи.

• Несовпадение типов и размера полей. Проверьте и при необходимости исправьте типы и размеры полей в двух базах и порядок их следования в соответствии с Табл. 1.

• Включение в копируемую информацию заголовков полей. В этом случае они вставляются как дополнительная запись. Ошибка происходит, когда элемент данных, содержащий имя поля, вставляется в числовое поле. Убедитесь, что заголовки полей не копируются. Перед копированием откройте таблицу- источник и вручную выделите все записи. В крайнем случае производите копирование по отдельным записям или элементам.

• Выделенный фрагмент вставляется не на то место. Например, содержимое числового поля вставляется в текстовое поле. Убедитесь в совпадении типов данных вставляемого фрагмента и места, куда он вставляется.

Задание

Получить данные из таблиц БД, созданных другими студентами, и объединить их в одной таблице своей БД.

Порядок выполнения работы

Планирование процесса переноса данных

Поскольку работа может быть выполнена различными способами, ниже приводятся инструкции по выполнению отдельных ее этапов. Планирование процесса выполнения работы – часть задания.

Перезапись файлов

Перезапись файлов производится в Проводнике. Доступ к файлам других машин осуществляется аналогично доступу к своим файлам. Выберите значок Сетевое окружение, нужный компьютер. Для общего доступа открыты жесткие диски каждого компьютера. Следует помнить, что информация на другом компьютере доступна только для чтения. При совместном использовании файлов несколькими пользователями возможны проблемы, поэтому перед копированием лучше договориться с владельцем информации.

Перезапись таблиц

Производится через буфер обмена аналогично перезаписи любого другого фрагмента данных. Для копирования выбираются закрытые таблицы.

Перезапись данных внутри одной таблицы или из одной таблицы в другую

Также осуществляется через буфер обмена. Если записи копируются целиком, то для их вставки лучше выбирать Меню  Правка  Добавить из буфера.

Удаление объектов (записей, значений полей, таблиц и т.д.)

Производится выделением ненужного объекта и нажатием кнопки Delete на клавиатуре.

Отмена ошибочных действий

Производится при нажатии инструментальной кнопки Отменить.

Кнопка Отменить работает НЕ ВСЕГДА !

Сжатие БД

После работы с таблицами, их копирования, перемещения и удаления размер Вашей БД моет стать значительным. Для того, чтобы уменьшить его, выберите в менюСервисСлужебные программыСжать базу данных.Через несколько секунд размер БД будет уменьшен¹.

Результат работы

Таблица данных, содержащая порядка 100 различных записей. Отсутствие промежуточных копий БД и таблиц. Сжатая БД.

Необходимо объяснить, какие меры были приняты к тому, чтобы не произошел перенос данных из одной записи в другую, то есть как гарантировалось сохранение соответствия табельного номера фамилии, окладу и прочим атрибутам.

4. Исследование режима фильтрации данных

Цель работы – выбор из БД группы данных.

Общие сведения

Если таблицы БД имеют значительный размер (как например, таблица, полученная в результате выполнения предыдущей работы), то объем информации, предъявляемый пользователю, оказывается очень большим и в нем трудно ориентироваться. Например, обнаружить запись, которую необходимо отредактировать, будет очень непросто. Для облегчения поиска информации используется режим фильтрации.

ФИЛЬТР это механизм, позволяющий отображать только записи,

удовлетворяющие определенному условию.

После установки фильтра создается полное впечатление, что в БД остались только записи, удовлетворяющие заданному условию.

Существует насколько способов фильтрации.

Фильтр по выделенному

Для его включения следует в открытой таблице выделить образец данных для фильтрации. Например, можно выделить район, где поживает один сотрудник. Нажав инструментальную кнопку Фильтр по выделенному, Вы увидите список только тех сотрудников, которые проживают в этом же районе.

Если выделить смежные элементы данных, например, район и должность, и включить фильтр по выделенному, то будут показаны только живущие в выделенном районе и имеющие выделенную должность.

Если выделить два элемента данных с различными районами, то будут выбраны записи, имеющие любой из выбранных районов.

Наконец, если выделить блок из нескольких строк и нескольких столбцов, то каждая строка этого блока будет представлять собой образец для фильтра. Например, если в первой строке блока выделена фамилия Иванови должностьДиректор, а во второй – фамилияПетрови должностьБухгалтер, то фильтр выведет толькодиректоров Ивановыхибухгалтеров Петровых, но не директоров Петровых и не бухгалтеров Ивановых.