2. Организация работы с документами

Организация документооборота

Организация текущего/оперативного хранения документа на рабочем месте (до 3-х лет)

Передача документов на архивное хранение (сначала в ведомственный архив, а затем – часть документов в гос. архивы)

Документооборот

это движение/путь/маршрутизация документа с момента его составления или получения до момента исполнения или отправки

Характеристикой документооборота является его объем-

это количество документов, поступающих в организацию и созданных ею за определенный период времени.

Схема расчета количества сотрудников, необходимых для работы с данным объемом документооборота

Кс = Нвр.* Vдок.*К1

Фч – (Фч*К2)

Кс – необходимое количество работников

Нвр.- средняя норма времени на обработку одного

документа (0,67ч.)

V док.- объем документооборота за определенный

период времени

К1- коэффициент изменения трудоемкости работы (0,8)

Фч – фонд рабочего времени в часах К2 – коэффициент неявок на работу (0,3)

Работа с документами в службах ДОУ в организации

службы

ДОУ

Структурное

подразделение (центральная служба ДОУ)

Офисные службы (в т.ч. внутри структурных подразделений)

Руководящие лица и их заместители