2.3 Материально-техническое обеспечение учреждения

Под материально-техническим обеспечением системы МЧС России понимается комплекс мероприятий по оснащению и обеспечению региональных центров МЧС России и главных управлений МЧС России (далее – территориальные органы МЧС России), а также учреждений МЧС России вооружением, военной и специальной техникой (далее – ВВСТ), горючим и смазочными материалами (далее – ГСМ), продовольствием, вещевым имуществом, табельными техническими средствами служб тыла и по поддержанию материально-технической базы ВВСТ, запасов материальных средств и технических средств служб тыла в состоянии, обеспечивающем постоянную готовность к выполнению ими задач по предназначению.⁸

Основными задачами материального обеспечения системы МЧС России являются:

- планирование и осуществление работы объектов материально-технической базы;

- своевременное определение потребности, истребование материальных и денежных средств, получение, учет и хранение всех видов материальных средств, их распределение, выдачу (отправку, передачу) по назначению, доведение установленных норм, обеспечение правильного и экономного расходования и ведение отчетности;

- организация накопления, хранения, освежения, учета, использования и восполнения резерва материальных ресурсов на предупреждение, ликвидацию чрезвычайных ситуаций и оказание помощи пострадавшему населению Российской Федерации и иностранных государств;

- координация деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления в области создания системы материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайной ситуации природного и техногенного характера и в целях гражданской обороны;

- подвоз материальных средств различными видами транспорта;

- банно-прачечное обслуживание личного состава МЧС России;

- правильная эксплуатация, сбережение, своевременное техническое обслуживание, ремонт технических и материальных средств;

- создание условий для организации и проведения боевой (профессиональной) подготовки, воспитательной работы и других мероприятий повседневной деятельности;

- правильная эксплуатация зданий, коммунальных сооружений и других объектов материально-технической базы;

- передача по назначению установленным порядком зданий, коммунальных сооружений, земельных участков, различного оборудования, инвентаря и имущества;

- изучение положения дел, выявление внутренних и внешних факторов, оказывающих влияние на внутреннее хозяйство;

- выявление нарушений в организации материально-технического обеспечения, оперативное принятие мер по их устранению;

Проведение мероприятий по материальному обеспечению системы МЧС России может осуществляться через соответствующие службы (вещевую, продовольственную, горючего), создаваемые как на штатной, так и на нештатной основе.

В учреждения МЧС России по обеспечению отдельных мероприятий могут разрабатываться:

а) по службе горючего и смазочных материалов:

квартальный план распределения лимита расхода горючего по группам эксплуатации военной техники и месяцам;

план проведения инвентаризации по службе горючего и смазочных материалов;

план освежения запасов ГСМ;

б) по продовольственной службе:

план подготовки материальной базы;

план освежения запасов продовольствия;

план проведения инвентаризации по продовольственной службе;

программа производственного контроля;

план специальной (профессиональной) подготовки младших специалистов службы;

план контроля за наличием, качественных состоянием и сбережением материальных средств службы;

в) по вещевой службе:

план мероприятий по сезонной смене вещевого имущества;

план освежения запасов вещевого имущества;

план проведения инвентаризации по вещевой службе.

Бухгалтерский, оперативный и статистический учёт техники и имущества ведется во всех территориальных органах МЧС России и учреждениях МЧС России в установленном порядке. Учёт наличия и движения техники в учреждениях МЧС России ведётся в «Книге учёта техники».

Основным документом, удостоверяю­щим гарантированную заводом-изготовителем (ремонтным предприятием) техническую ха­рактеристику изделия, принадлежность её данному территориальному органу МЧС России, учреждению МЧС России, отражающим комплектность, техниче­ское состояние изделия и содержащий сведе­ния по её эксплуатации и ремонту является паспорт (формуляр). Паспорт (формуляр) выдаётся на каждую единицу техники.

Не требуют переоформления паспорта (формуляры) техники, выданные до вступления в силу настоящей Инструкции.

Учет работы специальной части, установленной (смонтированной) на базовых колесных (гусеничных) шасси ведется в формулярах (по рекомендуемому образцу согласно приложению № 11 к настоящей Инструкции). Для плавсредств основным учетным документам является формуляр, форма и порядок ведения которого определяются нормативными правовыми актами МЧС России.

Паспорт (формуляр) выдается на технику, посту­пающую в МЧС России, предста­вителем заказчика на предприятии-изготовителе или подразделением технического обеспечения регионального центра, для учреждений центрального подчинения - соответствующим структурным подразделением центрального аппарата МЧС России.

Выдача дубликата паспорта (формуляра) взамен утра­ченного или пришедшего в негодность, производится подразделением технического обеспечения регионального центра (структурного подразделения центрального аппарат МЧС России) после расследования в установленном порядке причин отсутствия паспорта (формуляра).

Порядок ведения разделов паспорта (формуляра) определяется соответствующей инструкцией, изложенной в паспорте (формуляре).

Основой планирования обеспеченности учреждения материальными ресурсами является система экономических отношений, складывающаяся непосредственно между ними и поставщиками по обмену продуктами труда с использованием товарно-денежных отношений посредством прямых хозяйственных связей, через рынок средств производства (товарные биржи) или через посредничество специализированных предприятий и организаций, предпринимателей и бизнесменов. По признаку субъекта прямые хозяйственные связи можно разделить на связи, обусловленные государственными заказами (их становится все меньше и меньше) и устанавливаемые предприятиями по собственной инициативе, определяемой их взаимной заинтересованностью в изготовлении, поставке и приобретении товарно-материальных ценностей (оборудования, машин, материалов и т.п.).

Таким образом, в обеспечении учреждения материальными ресурсами все большее значение получают рыночные отношения между всеми субъектами хозяйственной деятельности при свободном выборе деловых партнеров - поставщиков или потребителей - в условиях конкуренции. Рыночные отношения, формируемые спрос и предложение товара (продукции, работ, услуг) через рынок, предполагают глубокие перемены в характере материального обеспечения предприятий, замену "карточной системы" распределения ресурсов свободной торговлей средствами производства. В этих условиях выполнение расчетов по обеспечению предприятий необходимыми ресурсами приобретает весьма важное значение.

При выполнении расчетов следует иметь в виду, что завышение потребности в материалах приводит к образованию сверхнормативных и излишних запасов, замедлению оборачиваемости оборотных средств, увеличению затрат и потерь при хранении. В то же время планирование ресурсов в объеме меньшей необходимой потребности нарушает ритмичность производства, может служить причиной снижения его объемов.

Плановую потребность в данном виде материальных ресурсов можно определить на основе баланса их потребности и источников ее покрытия. Его (баланс) можно представить в следующем виде:

где Р_р , Р_с , Р_н , Р_э, Р_m, Р_nи Р_з— потребность в данном виде материальных ресурсов, соответственно, на производство основной продукции (выполнения объема работ), капитальное строительство, внедрение новой техники и технологии, ремонтно-эксплуатационные нужды, изготовление технологической оснастки и инструментов, прирост незавершенного производства и на переходящие запасы, создаваемые на конец планового периода;

О - ожидаемый остаток данного вида материальных ресурсов на начало планового периода (количество материалов, не использованных в предплановом периоде и находящихся в запасе);

Э - экономия материалов (ресурсов) за счет внедрения оргтехмероприятий, передовых технологий и т.п.;

М - количество материалов, которое можно получить за счет мобилизации внутренних ресурсов (вторичного использования материалов, восстановления изношенных запчастей, внедрения полноценных заменителей и т.п.);

В - количество материалов, которое должно быть приобретено со стороны от внешних поставщиков.

На основе баланса материального обеспечения определяют размер необходимых ресурсов как разность между общей их потребностью Р и внутренним источником поступления О + Э + М. В целях приобретения минимального количества материалов необходимо правильно установить потребность в них и максимально учитывать возможности ее покрытия за счет внутренних источников Мобилизация внутренних ресурсов осуществляется путем экономии материалов, их повторного использования (например, за счет ремонта и реставрации запчастей и спецодежды, вулканизации резиновых изделий, вторичного использования металла и т.п.), утилизации отходов производства, использования сверхнормативных и излишних запасов, своевременной реализации ненужных.

Абсолютный размер ожидаемых остатков конкретного вида ресурсов на начало планируемого периода определяют по фактическому их наличию на момент расчета потребности, ожидаемому приобретению и расходу за оставшийся период времени. В ожидаемое поступление (приобретение) включают: количество ресурсов, которое поставщики должны отгрузить до конца данного периода в счет невыполненных договоров, фактическое их поступление за время от даты, на которую установлен фактический остаток, до момента определения потребности, а также ресурсы, находящиеся в пути к предприятию в данный момент, и предполагаемое их пополнение за счет местных (внутренних) источников.

В практике материального обеспечения в зависимости от наличия необходимой информации, специфики технологических процессов, потребляемых материалов и других особенностей используют различные методы и способы определения потребности в ресурсах. К ним, в частности, относят: метод прямого счета, аналогии, расчета по типовому представителю, нормативным срокам износа, динамическим коэффициентам и другие, включая и экономико-математические.

При отсутствии норм расхода на изготовляемую продукцию (например, в мелкосерийном, индивидуальном, опытном производстве), по конструкции и технологии производства незначительно отличающуюся от ранее выпускаемой, имеющей нормы расхода, потребность в материалах Р можно определить методом аналогии по формуле:

Р = Н ПК (3)

где Н - норма расхода материала (ресурсов) на аналогичное изделие;

П — программа выпуска продукции, на которую нормы расхода

материалов отсутствуют;

К- коэффициент, учитывающий особенности потребления материалов для производства данной продукции по сравнению с аналогичной.

На предприятиях с многономенклатурным характером производства расчет потребности в материалах осуществляют по так называемым типовым представителям:

Р = Н_тП (4)

где Н_т- норма расхода материала на изготовление типового представителя данной группы изделий (продукции);

П — программа производства всех видов изделий в плановом периоде.

Типовым представителем является такое изделие, на изготовление которого индивидуальная норма расхода материала приближается к средневзвешенной норме расхода по данной группе изделий.

Кроме основных материалов, из которых непосредственно изготавливают продукцию, на предприятиях расходуют и вспомогательные, расход которых регулируют не нормами на ее единицу, а нормативными сроками износа. К таким материалам относят запасные части к машинам и оборудованию, инвентарь, инструмент и приспособления, спецодежду, спецобувь и т.п. При этом нормативные сроки износа могут устанавливаться не только во времени, но и в единицах произведенной работы - километрах пробега, моточасах (машино-часах) наработки, тонно-километрах грузовой работы и т.д.

Из значительного количества наименований ресурсов, потребляемых каждым предприятием, всегда найдутся такие, для которых трудно или даже невозможно установить нормы расхода или сроков износа, например, материалы для опытных производств, лабораторий, канцелярские принадлежности и др. Для определения их потребности используют метод динамических коэффициентов, основанный на использовании статистических данных о фактическом расходе данного материала Рф с учетом коэффициентов, учитывающих изменение объема производства продукции (изделий) в плановом периоде Кnи экономию материалов в связи с разработанными мероприятиями Кэ т.е.

Р = Рф КnКэ(5)

Размер переходящего запаса данного вида материалов Р₃можно найти по выражению:

Р₃ = НР_т/Д (6)

где Н — норма переходящего запаса данного вида материалов в днях;

Р_т- потребность в данном материале на товарный выпуск продукции,

Д - количество дней в плановом периоде.

Потребность в электрической и тепловой энергии складывается из ее расхода на технологические цели (электросварку, гальванику и тп.), для приведения в движение оборудования и инструмента, на хозяйственные нужды (освещение и вентиляцию производственных, административных зданий, сооружений и т.д.) При этом учитывают повышение уровня эксплуатации и использования энергетического оборудования, устранение непроизводительных расходов и снижение внутризаводских потерь при передаче энергии, максимальное использование вторичных энергоресурсов, экономию электроэнергии, расходуемой на осветительные цели.

Электроэнергию на технологические нужды рассчитывают на основе планируемых объемов производства и прогрессивных норм ее расхода; потребность в двигательной энергии - на основе суммарной мощности всех действующих моторов, запланированного коэффициента сменности работы оборудования и продолжительности смены, коэффициента загрузки оборудования; электроэнергию для освещения - на основе мощности ламп, числа часов горения в сутки и продолжительности работы предприятия в плановом периоде.

Рассчитанную потребность в оборудовании сравнивают с его наличием на предприятии, и если потребность не намного превышает наличие, то изыскивают возможности его более рационального использования (например, за счет увеличения коэффициента сменности, использования на основных работах и др.). И только в случаях, когда использованы все возможности предприятия, оно должно принимать решение о приобретении (покупке) нового. Отрицательная разность между потребностью и наличием оборудования указывает на его излишки.

Потребность в машинах (оборудовании) в плановом периоде П_мможет быть укрупнено определена и по следующей формуле:

П_м = (М_р - М_н) Кр.п. + М_с (10)

где М_р, М_ни М_с— среднесписочное количество машин данного вида, необходимое для выполнения установленного объема работ, наличие машин на начало планового периода (действующий парк плюс неустановленное оборудование в запасах) и количество машин, подлежащих списанию в связи с физическим и моральным износом;

Кр.п.— коэффициент, учитывающий равномерность поступления (поставки, покупки) машин в данном периоде. Потребность в запасных частях определенного наименования и назначения Р_з.ч., если известна норма их расхода, можно установить по формуле:

Р_з.ч = (НзчпКсмПм)/К_в (11)

где Нзч — норма расхода запасных частей на одну машину в плановом периоде при односменной работе;

п - количество запасных частей данного наименования,

устанавливаемое одновременно на машину;

Ксм — коэффициент сменности;

Пм— среднесписочное количество машин в плановом периоде;

К_в— коэффициент, учитывающий повторное использование запасных частей за счет их восстановления.

Плановая потребность в материалах к расходу покрывается за счет ожидаемых остатков на начало планового периода, внутренних ресурсов (которые образуются за счет экономии материалов) и величины завоза со стороны.

Величина ожидаемых остатков на начало планового периода определяется по формуле:

Оож = Оф + Вож - Рож, (13)

где Оож – ожидаемый остаток;

Оф – фактический остаток на первое число месяца, в котором разрабатывался план снабжения (отчетные данные);

Вож – ожидаемое поступление на предприятие за период от даты, на которую взят фактический остаток, и до начала планового периода;

Рож – ожидаемый расход за тот же период.

На этом этапе заключаются договора с поставщиками, которые регламентируют условия поставки: объем, качество, цену товара, форму расчетов, сроки доставки, ответственность за нарушение условий договора.

При расчете потребности в материальных ресурсах необходимо учитывать наличие средств для их покрытия. Источники покрытия могут быть собственными или заемными. Потребность в материальных ресурсах планируется по всей номенклатуре материалов в стоимостном и натуральном выражении. Объемы и сроки поставок материалов на предприятие обусловливаются режимом их произ­водственного потребления, созданием и поддержанием необходимо­го уровня производственных запасов. Потребность в материальных ресурсах определяется на основе баланса МТО пред­приятия с учетом остатков и внутренних источников обеспечения.

Служба закупок в учреждении (или отдел МТО) в соответствии с концепцией логистики в процессе обеспечения предприятия предметами труда должны иметь место мероприятия по реализации системного подхода к управлению материальными потоками в пределах самой службы снабжения. Для обеспечения предприятия предметами труда необходимо решить задачи:

что закупить;

сколько закупить;

у кого закупить;

на каких условиях закупить.

Кроме того, необходимо выполнить следующие работы: заключить договор; проконтролировать исполнение договора; организовать доставку; организовать складирование.

Важность выбора поставщика объясняется не только функционированием на современном рынке большого количества поставщиков одинаковых материальных ресурсов, но и тем, что он должен быть, прежде всего, надежным партнером товаропроизводителя в реализации его стратегии организации производства.

Критерии выбора поставщика. Критерии оценки и отбора поставщиков материальных ресурсов зависят от требований потребителей логистической системы и могут быть различными. Обычно их три-четыре, в отдельных случаях их может быть больше, но это может зависеть от вида приобретаемого материала, сырья или оборудования. В то же время независимо от специфики отрасли, размера предприятия, особенностей производства важнейшими критериями в процессе оценки и отбора согласно требованиям закупочной логистики являются следующие:

1. Надежность снабжения.

2. Качество поставляемой продукции.

3. Приемлемая цена.

4. Удаленность генератора материальных потоков от потребляющей логистической системы.

5. Сроки выполнения текущих и экстренных заказов.

6. Способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования.

7. Психологический климат в трудовом коллективе поставщика.

8. Организация управления качеством продукции у поставщика.

9. Кредитоспособность и финансовое положение поставщика.

10. Репутация и роль в своей отрасли.

11. Имидж.

12. Оформление товара (упаковка).

13. Наличие резервных мощностей у источника поставки.

Заслуживает внимания шкала критериев выбора поставщика, предлагаемая Майклом Р. Линдерсом и Харольдом Е. Фироном (критерии расположены в порядке приоритета):

1. Качество продукции;

2. Своевременность доставки (авторы предлагают строить рейтинг поставщиков на основе фактов соблюдения или несоблюдения ими сроков поставок);

3. Цена (сравнение реальной цены с желаемой или с минимальной у других поставщиков);

4. Обслуживание (качество технической помощи, отношение поставщика и время ответа на просьбы о помощи, квалификация обслуживающего персонала и т.д.);

5. Повторные предложения по разработке продукции или услуги, по снижению цены; техническая, инженерная и производственная мощность;

6. Оценка дистрибьюторских возможностей (если поставщик выполняет функцию дистрибьютора);

7. Детальная оценка финансов и управления.