Руководителям организаций

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адрес. Список прилагается к документу, в случае необходимости информирования адресата о лицах, до сведения которых доведена настоящая информация.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, например:

Директору ОАО «Волна»

О.Н. Петрову

Коммунаров ул., д. 23, оф. 434,

г. Пермь, 413425

Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в государственные учреждения, в вышестоящие организации, а также постоянным корреспондентам, для которых имеются заготовленные конверты с соответствующими адресами. Адрес целесообразно указывать в документе при использовании конвертов с окнами.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

Грековой Ю. И.

Ленина ул., д. 17, кв. 76, г. Тюмень, Тюменская обл., 625000

Реквизит «Гриф утверждения документа» (16). Это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Процедура утверждения оформляется либо единолично руководителем, либо изданием специального распорядительного документа, оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Перечень управленческих документов, на которых проставляется гриф утверждения:

- акты (приема работ, проверок и ревизий, списания оборудования, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций и т.д.);

- инструкции (правила) (должностные, по документационному обеспечению управления, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т. д.);

- нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.п.);

- отчеты (о производственной деятельности, командировках и др.);

- перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; организаций, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения материалов и проч.);

- планы (производственные, развития, внедрения новой техники; работы выборных коллегиальных органов);

- положения (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.);

- программы проведения работ и мероприятий, командировок и т.п.;

- расценки (на производство работ, оказание услуг и т.д.);

- сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использование средств организации, на капитальное строительство и др.);

- стандарты (государственные, отраслевые, технические условия, предприятия/организации);

- структура и штатная численность организации;

- тарифные ставки;

- устав организации;

- формы унифицированных документов;

- штатные расписания и изменения к ним.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в табеле форм документов организации или в Инструкции по делопроизводству организации.

Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.

При утверждении документа должностным лицом единоначально гриф содержит: слово - УТВЕРЖДАЮ (печатается без кавычек и двоеточия), наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Восток»

(личная подпись) А.В. Борисов

06.05.2011

Дата проставляется собственноручно (вписывается при подписании), лицом, утверждающим документ в день утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне. В реквизите «Гриф утверждения документа» допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Заместитель директора ЗАО «Профиль» ___________ И.М. Рогозин 23.04.2011

УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Саранск» ____________ И.Т. Кировский 25.04.2011

Документ может утверждаться посредством издания другого документа (как правило, распорядительного) в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (О,А,Ы) (например, инструкция-правила-порядок), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора ЗАО «Чайка»

от 20.06.2011 № 12

«Резолюция» (17) - это поручение руководителя по исполнению документа. Резолюции с конкретными указаниями выражаются глаголом повелительного наклонения или неопределенной формы и адресуются подчиненным (инициалы рекомендуется ставить после фамилии). В резолюции указывается, кто будет решать поставленные задачи, содержание исполнения, срок исполнения (если он не указан в документе), подпись руководителя и дата, например:

Иванову О.П.

Прошу рассмотреть и подготовить

ответ по вопросу заключения договора

с ООО «Силена» до 14.04.2012

личная подпись (рекомендуется расшифровка т.е. И.О.Ф.)

дата

Поручение по исполнению документа может быть дано одному работнику или нескольким. Ответственным за исполнение документа является специалист, указанный в резолюции первым, например:

После указания может стоять ремарка, содержащая личное мнение руководителя о состоянии дел. Такие ремарки ориентируют подчиненное лицо на то или иное решение, например:

Артемьевой Е.Ю.

Мы не можем осуществить прием клиентов к указанной дате. Свяжитесь с партнерами.

личная подпись

дата

Резолюцию на документе пишет руководитель рукописным способом под реквизитом «Адресат». Допускается оформление резолюции на отдельном изготовленном типографским способом листе «Резолюция» с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция.

Для лучшего прочтения резолюции допускается отделять фамилию чертой исполнителя (исполнителей) от подписи и даты.

Не требуют расшифровки через резолюцию письма-подтверждения, сопроводительные и информационные письма. Здесь можно ограничиться просто указанием исполнителя (или исполнителей), подписью и датой подписания резолюции.

Например:

Ивантееву М.Ю.

личная подпись

дата

Рекомендуется в резолюции указывать фамилию и инициалы руководителя после личной подписи, если в организациях происходит частая смена руководящего и основного состава определить авторство сотрудникам по форме подписи может быть затруднительно.

Лучше использовать заранее заготовленный бланк резолюции и прикреплять его к документу, это не нарушает целостности документа и письменная резолюция может использоваться для регистрации, а также в других информационно-справочных целях. Формат резолюции А 5.

«Заголовок к тексту» (18) оформляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Допускается не использовать реквизит, если документ оформлен на А5 или имеет объем менее семи строк. Реквизит позволяет оптимизировать процедуры регистрации документа (как отправляемого организацией-автором, так и поступившего адресату) и определения исполнительской принадлежности (без детального изучения текста документа).

Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка: под реквизитом «Место составления или издания» на общем бланке и под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в бланках для писем.

На документах формата А4 в этом реквизите указывается краткое содержание документа, грамматически согласованное с наименованием вида документа и отвечающее на вопросы:

«О чем?» (для писем, приказов);

«Чего?» (для протоколов, актов);

«Кому?» (для должностных инструкций).

Заголовок к тексту должен содержать не более пяти строк. Располагают слева над текстом документа отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Рациональным считается печать флаговым способом, не доходя до середины строки рабочего поля.

Например:

О создании структурного подразделения

«Отдел делопроизводства»

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру листа. Знаки препинания в конце предложения и кавычки не ставятся. Отступ 1,25 см. от начала рабочего поля (красная строка, абзац) не делают.

«Отметка о контроле» (19). Проставляется только на документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируются, с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существуют два вида сроков исполнения документов:

типовой - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом;

индивидуальный - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.

Типовые сроки исполнения документов приводятся ниже:

- к указанным в поручении срокам;

- при наличии в поручении пометки «срочно» - 3 дня;

- при необходимости подготовки по ним приказов – 5-7 дней;

- если в поручении есть пометка «оперативно» - 10 дней;

- если срок не указан - месяц;

- материалы к заседаниям генерального директора - 3 дня или согласно установленному в них сроку;

- письма-поручения и письма-запросы вышестоящих органов, министерств (ведомств), предприятий, учреждений и других организаций - к указанному в них сроку, в течение 10 дней или до 1 месяца, если необходимо согласование с другими организациями или дополнительная проверка;

- акт о наличии недостатков - не позднее 10 дней по получении продукции;

- ответ на предложение о заключении договора - 10 дней после получения предложения;

- заявка покупателя - не позднее 3 дней после ее получения;

- факсограммы, телеграммы, требующие срочного решения, - 2 дня, остальные - в течение 10 дней;

- ответ на критические замечания и предложения, содержащиеся в средствах массовой информации, - до 1 месяца;

- предложения, заявления и жалобы граждан - 1 месяц, не требующие дополнительной проверки и изучения - не позднее 15 дней.

Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Реквизит может наноситься ярким фломастером, цветным карандашом или специальным штампом. Отметка проставляется на верхнем поле документа должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов.

«Текст документа» (20) - основной реквизит документа, придающий ему юридическую силу, выражает содержание управленческого действия.

Тексты документов могут быть оформлены в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связный текст применяется при подготовке - уставов, положений, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, писем. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают - причины, основания, цели составления документа, во второй излагают - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа составляется на государственном языке РФ (русский), государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов пишутся только на русском языке, если их направляют:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

- в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

При изготовлении документов на двух страницах и более вторую, и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа (верхний колонтитул) 14 размер кегля.

К текстам управленческих документов предъявляют требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации – краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простота стиля.

Текст печатается 14 размером кегля, выравниваем по ширине строки, Times New Roman или Arial, отступив соответствующие поля (левое, правое, верхнее, нижнее). Каждый абзац печатается с отступом 1,25 см. от начала рабочего поля.

Тексты документов оформляют в виде - анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Таблицы, имеющие объем более одной страницы текста должны быть снабжены строкой с указанием порядкового номера столбца.

Например:

наименование реквизита	порядок оформления	примечание
1	2	3

На второй и последующей странице заголовок столбца не печатается, указывается строка с нумерацией.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают - причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("руководство компании не возражает", "Генеральный директор считает возможным").

«Отметка о наличии приложения» (21) дает возможность получателю проверить наличие и содержание прилагаемых материалов. Реквизит располагают после текста от границы левого поля.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, его оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров,

Например:

Приложение: 1. Положение порядке изготовления, учета, замены, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в ООО УК «Заря» на 5 л. в 1 экз.