2. Правила ведения документооборота аффилированных лиц на 7 л. В 2 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Слово «Приложение» независимо от числа прилагаемых документов употребляется в единственном числе. Если приложения сброшюрованы, число листов не указывают, например:

Приложение: Перечень объектов для внедрения системы «Directum» на 2 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, указывают:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. только в первый адрес.

При большом числе приложений их, как правило, не перечисляют в сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ также имеет приложение, то в отметке о наличии приложения указывается:

Приложение: Письмо ЗАО «Турист» от 19.06.2009 № 67/07-10 и приложение к нему, всего на 8 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает слово «Приложение», его номер (при необходимости), наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение № 3

к письму ЗАО «Маяк»

от 09.06.2011 № 98

Допускается слово «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать этот реквизит относительно самой длинной его строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу директора ЗАО «Турист»

от 12.04.2011 № 45

Печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1,5 интервалами.

«Подпись» (22) - реквизит, придающий документу юридическую силу. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:

без бланка:

Директор 000 «Волна» личная подпись И.А. Иванцова

или на бланке:

Директор подпись И.А. Иванцова

При оформлении документа на бланке должностного лица должность лица, подписавшего документ, не указывают:

личная подпись И.А. Иванцова

Если документ подписывает несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор личная подпись К.Т.Морозов

Заместитель директора

по общим вопросам личная подпись Д.Д. Митин

Документы, в которых содержатся сведения финансового, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей или изменяющие кредитные и расчетные обязательства, имеющие юридические и финансовые последствия, предоставляемые в контролирующие органы подписываются руководителем и главным бухгалтером:

Директор личная подпись К.Т.Морозов

Главный бухгалтер личная подпись Г.И. Фролова

Документ, подготовленный двумя организациями, составляется не на бланке, и его подписывают руководители обеих организаций. При подписании документа несколькими лицами равных должностей реквизит «Подпись» располагают на одном уровне, например:

Директор ЗАО «Берег» Директор ЗАО «Астория»

личная подпись И.И. Иванов личная подпись П.П. Петров

Документы коллегиального органа подписывают председатель этого органа и секретарь, например:

Председатель собрания личная подпись К.Т.Лапшин

Секретарь собрания личная подпись О.Д. Соколова

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с установленным распределением обязанностей. При этом фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, двоеточие после указанных обязанностей не ставится, например:

Председатель комиссии личная подпись А.А. Бабкин

Члены комиссии личная подпись Р.О. Родин

личная подпись П.П. Петров

Подпись располагается после текста документа (на последней странице) или после отметки о наличии приложения.

Если подпись руководителя уже заготовлена на документе, а реально его подписывает другой работник (например, заместитель руководителя), запрещается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности, так как документ может потерять юридическую силу. В таком случае следует обязательно внести изменение в реквизит «подпись»: напечатать фактическую должность и фамилию лица, подписывающего документ. Если такой возможности нет, указывают следующие данные «И.о. (исполняющий обязанности) наименование должности», «И.О.Ф.», «Согласно приказа (должность руководителя) от 00.00.0000 № 00» например:

Согласно приказа генерального

директора от 03.09.2009 № 56

И.о. генерального директора личная подпись И.Б. Нева

В практике управления организацией не редко используется аналог собственноручной подписи, который является механическим воспроизведением подписи должностного лица – факсимиле. В соответствии со ст. 160 ГК РФ использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического копирования, т.е. в виде штампа, допускается только при наличии соответствующего нормативного акта или соглашения сторон. В ГК. рассмотрены случаи использования факсимиле на документах, выходящих за пределы организации, вопросы использования факсимиле на внутренних документах организация определяет самостоятельно в локальных актах (инструкция, положение и т.п.). В инструкции должно быть точно установлено, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи руководителя организации или его заместителей при необходимости разрешается использовать, например, для подписания приглашений, извещений, справок, на копиях подписанных в установленном порядке документов. Запрещается использовать факсимиле при оформлении подлинников документов.

Разрешение на изготовление факсимиле - штампа с факсимильным воспроизведением подписи - дает только руководитель организации в приказе, где указывается, в каких случаях и кто именно ставит факсимильную подпись.

«Гриф согласования» (23) служит для оформления внешнего согласования проекта документа в виде единичного грифа, листа согласования, содержащего несколько грифов, справки согласования или протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с последними в установленной очередности. Согласование может быть оформлено протоколом согласования, справкой, но проставление «грифа согласования» самый распространенный способ согласования.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами, без кавычек,, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

ЗАО «Заря»

личная подпись А.Б. Петров

08.09.2011

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется так:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Совета директоров

ЗАО «Волна» от 05.09.2011 №10

При оформлении листа согласования на документе делают отметку: «Лист согласования прилагается».

Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта документа ниже подписи руководителя.

«Визирование» (24) является основой для принятия управленческого решения и проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Можно сказать, что виза — это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Процедура визирования осуществляется в такой последовательности:

1. исполнитель (автор текста) визирует первым — в подтверждение того, что он несет ответственность за качество документа;

2. его руководитель (непосредственный начальник);

3. руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;

4. заместитель руководителя организации, в подчинении которого находится структурное подразделение исполнителя;

5. другие заместители руководителя организации.

Должностные ранги лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Иногда бывает сложно определить состав должностных лиц, которые должны оценивать (визировать) проект того или иного документа. Для этой цели применяют Табель форм документов, поскольку он содержит сведения об основных этапах подготовки документов, имеющих унифицированную форму. Исполнитель (автор текста) обеспечивает второй этап визирования, после чего проект документа передается в секретариат (службу ДОУ) — на третий этап.

Виза согласования включает в себя должность визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи и дату визирования, например:

Руководитель службы снабжения Серов С.С. Серов

10.05.2011

Если лица, визирующие проект документа, не согласны с отдельными положениями документа или его содержанием в целом, они вправе изложить свои замечания и представить особое мнение. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. В этом случае виза может быть оформлена следующим образом:

Замечания прилагаются. Начальник отдела корпоративных продаж Белов Л.В. Белов

10.05.2011

Процесс принятия решения - «внутреннее дело» организации. Получателя документа (адресата), как правило, не ознакомляют с технологией принятия решения, поэтому в документе, подлинник которого отправляют из организации (например, в письме), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Если письмо будет отправлено по факсу, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа единственного экземпляра письма, т.е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат «не считывает». На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для проектов некоторых документов (организационных документов, приказов по основной деятельности, бизнес-программ, бизнес-планов и т.д.) допускается оформление виз на отдельном листе согласования (визирования).

По усмотрению руководителя и в соответствии с инструкцией по делопроизводству (положением о ДОУ) допускается полистное визирование проекта документа и (если необходимо) его приложения.

Реквизит «Визирование» используется также при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

С актом ознакомлен

личная подпись В.Н. Белов

12.05.2011

Виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:

С приказом ознакомлен. Начальник отдела кадров личная подпись А.С. Тихонова

01.04.2011

«Оттиск печати» (25) - реквизит, придающий документу юридическую силу.

Печать - это вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков. Печати бывают двух видов:

1. гербовые (фирменные) имеют круглую форму, в середине изображен герб/эмблема, цвет чернил фиолетовый/синий, хранится в сейфе у сотрудника, отвечающего за ее хранение и использование, либо у руководителя, не передается третьим лица.

2. простые – имеют любую геометрическую форму (овал, прямоугольник, треугольник и т.д.) используется для внутренних нужд организации. Изготавливается для проставления оттисков с информацией о названии структурных подразделений, И.О.Ф. должностных лиц и др.

Оттиск печати обязателен не на всех документах. Оттиск заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Список документов, на которых проставляется печать, приводится ниже:

- акты проверок и ревизий, передачи дел, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.;

- архивные справки;

- архивные копии;

- доверенности на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.п.;

- договоры о материальной ответственности, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, оказании услуг и др.;

- задания на капитальное строительство, технические работы и т.п.;

- заключения и отзывы;

- заявления на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.;

- исполнительные листы;

- командировочные удостоверения;

- нормы расхода;

- образцы подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

- письма гарантийные на выполнение работ, оказание услуг и т.п.;

- поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные сводные, в банк, на получение и перевод валюты и проч.;

- положения об организациях;

- представления и ходатайства (о награждении орденами, медалями, знаками, грамотами, премиями и т.д.);

- реестры чеков, бюджетных поручений, предоставляемые в банк;

- сметы расходов на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.;

- соглашения;

- справки лимитные, справки о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на заработную плату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.п.;

- титульные списки;

- удостоверения;

- уставы организаций;

- штатные расписания.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

Печать

Генеральный директор

ЗАО «Астория» личная подпись И.П. Петров

На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности на специально отведенном для этого месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом «М.П.».

«Отметка о заверении копии» (26) проставляется при заверении соответствия копии документа подлиннику. Этот реквизит ставится ниже реквизита «Подпись» и включает в себя: за-верительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров личная подпись А.П.Кедрова

20.05.2011

При пересылке копии с документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную надпись удостоверяют печатью, определяемой по усмотрению организации. Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий (протокольного отдела, канцелярии, общего отдела и т.п.).

В упрощенном виде, т.е. без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

«Отметка об исполнителе» (27) дает возможность обратной связи с целью получения дополнительной информации, указывает, кто из специалистов организации составил текст документа, подписанный руководителем, и включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

О.П. Епизарова

65-90-34

Рекомендуется указывать инициалы исполнителя полностью для удобства общения:

Ольга Петровна Елизарова

45-56-86

Возможно указание адреса электронной почты и других коммуникативные данных, кроме документов направляемых в органы государственной власти, местного самоуправления, контролирующие и надзорные органы.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (28) проставляется на документах, которые исполнены и подлежат последующему хранению и использованию в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

1. ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

2. слова «В дело»;

3. номер дела, в котором будет храниться документ;

4. личную подпись;

5. дату подписания.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

Отправлен факс от 10.06.2011

В дело № 01-05

Кедрова

11.06.2011

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется от руки в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Отметка об исполнении документа фиксируется как в электронной, регистрационной, так и контрольной карточках.

«Отметка о поступлении документа в организацию» (29) проставляется либо от руки, либо с помощью автоматического нумератора или резинового штемпеля. Содержит наименование организации-получателя, дату поступления в организацию и очередной порядковый номер документа по журналу входящих документов, например:

В некоторых случаях целесообразно рядом с датой проставлять часы и минуты. Это касается документов срочных или особо важных. Отметка о поступлении документа в организацию располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

«Идентификатор электронной копии документа» (30) Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Предназначен для автоматического поиска и контроля информации.

Например:

Письма 54 // Служба ДОУ

(Письма - вид документа,54 - порядковый номер письма, служба ДОУ- структурное подразделение, автор документа)

1 При этом в соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой: государственные гербы, флаги и другие государственные символы и знаки; сокращенные или полные наименования международных и межправительственных организаций, их гербы, флаги, другие символы и знаки; официальные контрольные, гарантийные или пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходные с ними до степени смешения обозначения. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.

2 Хотя следует подчеркнуть, что как Фирменное наименование, так и Фирменный стиль широко используются в оформлении предметов используемых при предлагаемых гостиничным предприятием услугах (постельное белье, ванные принадлежности, элементы интерьера, посуда, приборы, ручки и т.д.), в качестве рекламы, ярлыков на багаже. Фирменный стиль (логотип) используется как инструмент продвижения товаров и услуг предприятия на рынке, конкуренции, привлечения внимания покупателей и являются составляющими такого маркетингового понятия как «бренд». Юридическое лицо в соответствии с законодательством РФ должно иметь полное наименование и может иметь сокращенное наименование на русском языке. Юридическому лицу принадлежит исключительное право использования своего фирменного наименования в качестве средства индивидуализации.