Как составить деловое письмо

Как сравнительно быстро и правильно сформулировать запрос, сделать предложение, обосновать претензию и т.д.?

Подготовительный этап написания делового письма

Начиная работать над очередным письмом, еще раз продумайте:

1. Кому Вы пишите? О чем? Какой вопрос/ы собираетесь обсудить?- желательно, обсуждать в одном письме ограниченное число вопросов.

2. До написания письма сформулируйте (устно или лучше письменно!) кратко и четко основные мысли (1-2, максимум 3), которые собираетесь довести до адресата (т.е. составьте план)

II. Основная часть делового письма

Основная часть письма служит для последовательного, подробного и мотивированного рассмотрения различных аспектов вопроса. (При условии, что в письме-запросе просили разъяснить соответствующую процедуру. Иначе бессмысленно описывать на двух страницах подробности процесса, которым данная организация не занимается, лучше сразу, если возможно, дать ссылку на адреса профилированных предприятий).

Основная часть письма может состоять из 1-3 абзацев, каждый из которых включает от одного до трех предложений. Предложения внутри абзацев должны быть объединены одной мыслью.

Пример 1:

Исходный вариант

Префекту Западного Административного Округа

Алпатову Ю.М.

Уважаемый Юрий Михайлович!

В ответ на Вашу факсограмму с информацией о проведении совещания, (назначенного на 10 августа 2012 г.) сообщаю, что Генеральный директор ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» Жук Вадим Александрович не сможет принять в нем участие, в связи с ранее запланированной командировкой, приходящейся на дату проведения совещания. В связи с вышеизложенным прошу рассмотреть вопрос перенесения данного совещания (???) с участием ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Первый заместитель генерального директора

по производственной деятельности П.С. Черкасов

Редакц. Вариант

Префекту

Западного административного округа

г. Москвы

Ю.М.Алпатову

№ …. от 24.07.2012

На №…. от 20.07.2012

Об участии в совещании

по совместной реализации

инвестиционных программ

Уважаемый Юрий Михайлович!

В ответ на Вашу факсограмму № …..от 20.07.2012 сообщаем, что генеральный директор ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» В.А.Жук не сможет участвовать в совещании 10 августа 2012 г., поскольку будет находиться в ранее запланированной командировке.

Подтверждаем нашу заинтересованность (в участии) в данном совещании и просим Вас рассмотреть вопрос о его переносена вторую половину августа.

С уважением,

Первый заместитель

генерального директора

по производственной деятельности П.С.Черкасов

Пример 2.

Исходный вариант

Префекту

Западного административного округа г. Москвы

Ю.М. Алпатову

«О принятии участия в совещании

по совместной реализации инвестиционных программ »

Уважаемый Юрий Михайлович!

Мы внимательно ознакомились с вашей факсограммой от 20 июля 2012 г.. направленной на имя Цветинского Юрия Геннадьевича. Благодарим вас за интерес, проявленный к нашей компании. Участие в совещании по совместной реализации инвестиционных программ является интересным и актуальным предложением для ЗАО «Группа компаний «Жилищный Капитал».

Вынужден вам сообщить, о том, что Цветинский Юрий Геннадьевич находится не в пределах Российской Федерации. Вследствие указанной причины наша компания не сможет принять участие в совещании, назначенное на 1 августа 2012 г.

С надеждой на дальнейшее сотрудничество,

Директор департамента

по государственным целевым программам Ю.Е. Дубовиков