Исходный вариант

Исх. № 1/ЖК от 24.07.2012г. Префекту ЗАО г. Москвы

На № 04-26/18 от 20.07.2012гА.А. Иванову

«Об участии на совещании»

Уважаемый Александр Александрович!

Благодарим Вас за приглашение участвовать в совещании. К сожалению, в связи со следующими обстоятельствами, Э.И. Быкова находится в рабочей командировке, мы не можем принять участие в совещании.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

И.о. ПЗГД по финансовой деятельности М.В. Рыбакова

Редакцион. Вариант Префекту

Западного административного округа

г. Москвы

Ю.М.Алпатову /А.А. Иванову ?/

№…. от 24.07.2012

на № 04-26/18 от 20.07.2012

Об участии всовещании

Уважаемый Александр Александрович!

Благодарим Вас за приглашение на совещание по вопросу….

К сожалению, Э.И. Быкова находится в рабочей командировке и не сможем принять участие в совещании.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

И.о. ПЗГД ?

по финансовой деятельности М.В. Рыбакова

Пример 5. – письмо «ни о чём»

Префекту

Западного административного

округа г. Москвы

А.О. Александрову

«О принятии участия в совещании

по вопросу «Строительство объектов

соцкультбыта»

Уважаемый Алексей Олегович!

На Вашу факсограмму от 04.05.2012 о принятии участия в совещании по вопросу «Строительство объектов соцкультбыта»сообщаем следующее.

Мы с пониманием относимся к значимости обсужденияданного вопроса исчитаем необходимым принимать участие в подобных мероприятиях, однако, вынуждены сообщить,НОчто/в связи со сложившимися обстоятельствами ???/не представляется возможным присутствовать на указанном совещании.

Надеемся, что при повторном рассмотрении данного вопроса обстоятельства сложатся благоприятно и позволят нам принять участие в совещании.

Генеральный директор В.А.Жук

III. Заключительная часть делового письма

Заключительная часть письма может выражать жесткое требование (например, соблюдать установленные договоренности и пр.), просьбу или иметь информативно-рекомендательный характер и, как правило, представляет собой один абзац из 1-2 предложений.

В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:

Просим ответить в двухнедельный срок.

Прошу отослать ответ обратной электронной почтой

Просим ответить по возможности скорее.

/ Примеры «из жизни» другого предприятия / :

Пример 1: «В связи с вышеизложенным прошу Вас дать указание ДЦФТО ..... ж. д. проверить факт неправомерной задержки вагона, отменить предъявленный штраф и возвратить ГП «ХХХХ» снятую с него сумму по Акту общей формы №1319 от 13.04.20... г. в размере 9969,3 р.»

Пример 2: «В свою очередь, по вопросам … аккредитованы ООО «НПО ХХХ» (г. Москва, тел................, ФИО) и ООО «ХХХХ» (г. Дзержинск, Нижегородская обл., тел....................., ФИО)».

Пример 3: « Счет-фактура и акт о выполненных работах будут представлены Вам после их выполнения».

Пример 4: «Перечисленное выше позволяет нам, согласно ГК РФ (ст. 45О, п.З), в одностороннем порядке расторгнуть вышеуказанный Договор с отнесением понесенных ГП «ХХХХ» убытков на ЗАО «Архангельский завод технических спиртов».

Замечание. Принципиальная и жесткая позиция пишущего данное письмо оправданна, однако, если стратегически нужно сохранить дальнейшие деловые отношения с ЗАО, целесообразно завершить письмо не ультиматумом, а конкретными предложениями по урегулированию конфликта (исповедуя принцип: Если хочешь убедить - не обижай!)

Однако, принимая во внимание, что отмеченные недостатки могут быть устранены, а меры по расторжению договора могут в определенной мере негативно повлиять на работу Вашего производства, предлагаем выполнить комплекс следующих мероприятий:

1. Обеспечить систематическую и своевременную арендную плату на арендованный подвижный состав под Вашим личным контролем.

2. Сформировать совместную рабочую группу для технического освидетельствования всех вагонов-цистерн, арендованных Вами через ГП «ХХХХ».

3. Осмотр технического состояния вагонов-цистерн, описание выявленных недостатков и их освидетельствование после восстановления и ремонта произвести на станции Архангельск-город Северной ж. д. в октябре 20... г.

О конкретных сроках осмотра и специалистах, входящих в рабочую группу от ГП «ХХХХ», сообщим Вам дополнительно.