Access 2007

таблице Dolls. Вы также гораздо легче сможете формировать запросы (см. главу 6), объединяющие данные подходящими и удобными способами. (Например, вы сможете подсчитать, сколько потратили на всех кукол от компании MagicPlastic, и сравнить эту сумму с затратами на кукол, созданных другими компаниями.)

Примечание

В программу Access включено средство, пытающееся отследить дублирующиеся данные в таблице и помочь вам разделить поля на две связанные таблицы. (Для знакомства с ним выберите Работа с базами данных → Анализ → Анализ таблицы (Database Tools → Analyze

→ AnalyzeTable)) Несмотря на то, что теоретически это хорошая идея, данное средство не слишком полезно. Гораздо полезнее, если вам понятна проблема дублирования данных, выявления дублирующихся данных и с самого начала создание хорошо спроектированных БД.

Совпадающие поля: связующее звено отношения

Данная БД о куклах-болванчиках — пример отношения. Верный его признак — две таблицы с одинаковыми полями. В данном случае такой объект — поле Manufacturer, существующее и в таблице Dolls, и в таблице Manufacturers.

Примечание

В приведенном примере у полей, связывающих две таблицы, одно и то же имя Manufacturer в обеих таблицах. Но это не обязательно. У таких полей могут быть разные имена при условии, что у них один тип данных.

С помощью этих связанных полей можно начать с записи в одной таблице и затем найти связанную информацию в другой таблице. Далее объясняется принцип действия.

■Начиная с таблицы Dolls, выберите куклу, которая вас интересует (скажем, Yoda (Йода)). Вы получите дополнительную информацию о производителе куклы Yoda, найдя название компании "MagicPlastic" в таблице Manufacturers.

■Начиная с таблицы Manufacturers, выберите изготовителя (скажем, компания Rebobblicans). Вы можете найти все изделия этого производителя с помощью поиска названия "Rebobblicans" в таблице Dolls.

Другими словами, взаимосвязь таблиц предоставляет больше гибкости, позволяя задавать больше вопросов, касающихся ваших данных, и получать более полные ответы.

Связывание с помощью столбца Код (ID)

В предыдущем примере таблицы Dolls и Manufacturers связаны друг с другом полем Manufacturer, в котором хранится имя компании-изготовителя. Такой выбор кажется оправданным в данном проекте — до тех пор, пока вы не задумаетесь на пару минут о возможных ошибках. Специалисты по проектированию БД известны тем, что тратят недели на обдумывание неотвратимых бедствий.

Вданном случае есть две потенциальные проблемы.

■У двух изготовителей одно и то же название компании. Как узнать, какая из компаний сделала куклу?

■Изготовитель куплен другой компанией, и у него изменилось название. Внезапно появляется длинный список записей из таблицы Dolls, которые нуждаются в корректировке.

171

Возможно, вы узнали эти проблемы, поскольку они аналогичны тем, с которыми вы сталкивались, когда речь шла о выборе первичного ключа (см. разд. "Первичный ключ "главы 2). Как вы уже знаете, трудно найти данные, гарантированно уникальные и неизменные. Вместо риска возникновения проблем надежнее положиться на поле с типом данных Счетчик, содержащее код (ID number), генерируемый программой Access.

Интересно, что тот же подход применяется при связывании таблиц. Для ссылки на запись в другой таблице не следует использовать любую порцию данных — вместо этого нужно применять уникальный код, указывающий на нужную запись. В табл. 5.5 приведена переконструированная таблица Dolls, ставшая более корректной за счет замены поля

Manufacturer полем ManufacturerID.

Таблица 5.5. Данные в таблице Dolls после ее реконструирования

ID	Character	ManufacturerlD	PurchasePrice
342	Yoda	1	$8.99
343	Dick Cheney	2	$28.75
344	Tiger Woods	1	$2.99

Если вы вернетесь назад и посмотрите на таблицу Manufacturers (см. табл. 5.4), то быстро обнаружите, что изготовитель с кодом или идентификационным номером 1 — это компания MagicPlastic.

Этот проект — универсальный стандарт БД. Но у него есть два явных недостатка:

■пользователь, вставляющий записи в таблицу Dolls, возможно, не знает кодов всех изготовителей;

когда смотришь на таблицу Dolls, нельзя сказать, кем изготовлена каждая кукла.

Для решения обеих проблем воспользуйтесь подстановкой. Подстановки отображают соответствующие сведения об изготовителе в таблице Dolls, а также позволяют выбрать изготовителя из списка в тот момент, когда добавляется запись или корректируется поле ManufacturerlD. (Вы узнали, как использовать подстановки со списками констант в разд. "Создание простого списка подстановок, состоящего из констант" главы 4. О том, как применять подстановки, сведя вместе связанные таблицы, такие как Dolls и Manufacturers, будет рассказано в разд. "Поиск в связанных таблицах" далее в этой главе.)

Подсказка

Еще больше возможностей предоставляет запрос -объединение (join query) (см. разд. "Запросы и связанные таблицы" главы 6). Он может предоставить все подробные сведения об изготовителе наряду с данными о кукле, поэтому можно отобразить их бок о бок.

Отношение типа "родитель - потомок"

Нет-нет, это не окольный путь в психологию положительных эмоций доктора Фила (Dr. Phil). Фанаты БД применяют обозначения "родитель" и "потомок" для идентификации двух таблиц в отношении и определения каждой из них.

Вот чем объясняется такая аналогия. Как вы, вне всякого сомнения, знаете, в реальной жизни у родителя может быть любое количество детей. А у ребенка только один "комплект"

172

родителей. Это же правило действует и в БД. В БД о куклах-болванчиках единственная запись изготовителя может быть связана с любым количеством записей о куклах. Но каждая запись о кукле ссылается на единственного изготовителя. Итак, в соответствии со странными социальными законами в мире БД Manufacturers — родительская таблица или таблицародитель, a Dolls — дочерняя таблица или таблица-потомок. Обе таблицы связаны отношением "родитель—потомок".

Подсказка

Не относитесь слишком серьезно к аналогии "родитель — потомок". Она неидеально соответствует биологической реальности. Например, в БД о куклах-болванчиках можно создать изготовителя, не связанного ни с какой куклой {другими словами, родитель без детей). Вы все равно назовете такую запись родительской, поскольку она — часть таблицы-родителя.

Важно понять, что нельзя поменять местами таблицу-родитель и таблицу-потомок без изменения отношения между ними. Неправильно считать таблицу Dolls родительской, а таблицу Manufacturers — дочерней. Вы можете заметить, что такое допущение разрушает аналогию "родитель — потомок": у любой куклы не может быть более одного изготовителя и производитель не ограничивается созданием одной куклы. Во избежание проблем и всякого рода туманных измышлений необходимо четко представлять, какая таблица — родитель, а какая — потомок.

Подсказка

Если возникают трудности при определении родительской таблицы, существует простое правило, направляющее в нужное русло. В дочерней таблице всегда содержится порция идентифицирующей информации из родительской таблицы. В БД о куклах-болванчиках таблица Dolls содержит поле ManufacturerlD. С другой стороны, в таблице Manufacturer нет никаких данных о куклах.

Если у вас есть друзья, хорошо разбирающиеся в БД, термин "отношение родительпотомок" вы слышите нечасто. Этот же тип связи называют отношением "один-ко-многим" (где один представляет родителя, а многие — детей, поскольку единственная родительская запись в одной таблице может быть связана с несколькими дочерними записями в другой). Это самое распространенное отношение, но не единственное — о двух других типах отношений вы узнаете в разд. "Отношение "один-к-одному"" и "Отношение "многие-ко-многим"" далее в этой главе.

Примечание

Отношения настолько распространены в современных БД, что программы, подобные Access, часто называют системами управления реляционной базой данных (СУРБД, RDBMS). БД без отношений так же часто встречается, как морской курорт в Огайо.

Применение отношений

Отношение, или связь между Dolls и Manufacturers, подразумеваемая или неявная, — это означает, что вы знаете о существовании связи, а программа Access нет. Подобная организация не устраивает проектировщиков БД. Вместо этого они почти всегда определяют устанавливаемые связи явно. Когда создается явная связь, вы явно сообщаете Access о том, как взаимосвязаны две таблицы. Программа сохраняет сведения об этой связи в файле БД,

173

У вас есть серьезные основания открыть ваши связи. После того как программа Access узнает о них, она может лучше отслеживать ошибки. Она также может предоставить удобные средства просмотра связанных данных и корректировки связанных полей. Вы познакомитесь со всеми этими средствами в следующих разделах. Но сначала необходимо научиться определять связь, или отношение.

Определение отношения

Приведенные далее действия можно выполнить, используя файл Bobblehead.accdb, включенный в примеры к данной главе, размещенные в Интернете. Файл содержит таблицы Dolls и Manufacturers в первоначальной форме (без определенных отношений). В файле БД BobbleheadRelationships.accdb представлен окончательный продукт: две таблицы с корректным отношением.

Далее перечислены действия, необходимые для определения связи или отношения.

1.Любое отношение связывает два поля, находящиеся в разных таблицах. Сначала нужно определить в родительской таблице поле, которое следует использовать.

В хорошо спроектированной БД в родительской таблице применяется поле первичного ключа (см, разд. "Первичный ключ" главы 2). Например, в таблице Manufacturers используется поле ID, однозначно определяющее каждого изготовителя.

2.Откройте дочернюю таблицу в Конструкторе. (Самый быстрый способ — щелкнуть правой кнопкой мыши таблицу в Области переходов и выбрать строку Конструктор.)

В данном примере дочерняя таблица — Dolls.

Рис. 5.1. В таблице Dolls должно быть поле, определяющее изготовителя данной куклы. Имеет смысл вставить новое поле ManufacturerlD. Задайте тип данных Числовой и размер поля Длинное целое, чтобы поле соответствовало полю ID в таблице Manufacturers. После вставки этого поля следует заполнить его правильными данными. (В записи для каждой куклы следует указать идентификационный номер соответствующего изготовителя.)

174

3. Создайте нужное вам поле в таблице-потомке, если его еще нет.

Каждая дочерняя запись создает ссылку, сохраняя порцию данных, указывающую на запись в таблице-родителе. Вы должны вставить новое поле для хранения этой информации, как показано на рис. 5.1.

Примечание

У полей, которые вы связываете в родительской и дочерней таблицах, должны быть совместимые типы данных. Но существует небольшое затруднение. В поле родительской таблицы используется тип данных Счетчик, а поле дочерней таблицы должно быть Числового типа (с размером поля Длинное целое). На диске типы Счетчик и Длинное целое в действительности хранят одинаковые данные. Но тип Счетчик, когда вы создаете запись, сообщает программе Access о необходимости заполнения поля новым автоматически генерируемым значением. Это поведение, очевидно, не годится при заполнении поля ManufacturerlD в таблице Dolls.

4. Закройте обе таблицы.

Программа Access предложит сохранить внесенные изменения. Теперь ваши таблицы готовы

к установке связи.

5.Выберите Работа с базами данных → Показать или скрыть → Схема данных (Database Tools → Show/Hide → Relationships).

Программа Access откроет на ленте новую вкладку Работа со связями (Relationships). Это специализированное окно, в котором можно определить связи между всеми таблицами вашей БД. В данном примере вы создадите единственную связь, но эту вкладку можно применять для формирования множества связей.

Прежде чем программа Access разрешит вам работать на вкладке Работа со связями, она выведет на экран диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table), запрашивая необходимые вам для работы таблицы (рис. 5.2).

Рис. 5.2. На вкладке Работа со связями можно отобразить сколько угодно таблиц. Следите за тем, чтобы не вставить одну и ту же таблицу дважды (это не нужно и вводит в заблуждение)

175

6.Вставьте в рабочую область таблицу-родитель и таблицу-потомок.

Порядок указания таблиц не важен. Для выбора таблицы укажите ее в списке и щелкните мышью кнопку Добавить (или просто дважды щелкните кнопкой мыши имя таблицы).

Любая таблица на вкладке Работа со связями отображается в виде небольшого прямоугольника, в котором перечислены все поля таблицы. Если между таблицами уже определены связи, они отображаются как соединительные линии.

7.Щелкните мышью кнопку Закрыть (Close).

Теперь можно разместить таблицы на вкладке Работа со связями (рис. 5.3). На этой вкладке отображается схема данных — это холст, на котором вы "рисуете" устанавливаемые связи

Рис. 5.3. Вставленные таблицы можно переместить с помощью мыши в любое место окна. Если в вашей БД много связей, данная возможность позволит упорядочить таблицы таким образом, чтобы были четко видны все связи. Для удаления таблицы из схемы данных щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду Скрыть таблицу (Hide Table). Для вставки другой таблицы щелкните правой кнопкой мыши свободное пространство и выберите команду Добавить таблицу для вывода на экран диалогового окна Добавление таблицы

Подсказка

Программа Access позволяет быстро изменить структуру таблицы, открытую на вкладке Работа со связями. Просто щелкните правой кнопкой мыши прямоугольник нужной таблицы и выберите команду Конструктор таблиц.

176

8.Для определения связи найдите поле, которое используется в таблице-родителе. Перетащите это поле на поле в таблице-потомке, с которым вы хотите его связать.

В данном случае поле ManufacturerID в таблице Dolls (потомок) связывается с полем ГО в таблице Manufacturers (родитель). Итак, переместите поле ID (в прямоугольнике

Manufacturers) на поле ManufacturerID (в прямоугольнике Dolls).

Подсказка

Можно перемещать и по-другому (из потомка в родителя). В любом случае программа Access создает одинаковую связь, или отношение.

Когда вы отпустите кнопку мыши, на экране появится диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationships) (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Программа Access способна правильно определить таблицу-родитель (показанную в поле Таблица/запрос (Table/Query)) и таблицу-потомок (показанную в поле Связанная таблица/запрос (Related Table/Query)), когда вы соединяете два поля. Она идентифицирует поле в родительской таблице, поскольку у нее есть первичный ключ или уникальный индекс. Если в диалоговом окне Изменение связей что-то не так, прежде чем продолжить, вы можете поменять местами таблицы или заменить поля, используемые для создания связи

9. Если вы хотите предотвратить возможные ошибки, установите флажок Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity). (Это всегда хорошая мысль.)

Этот параметр включает улучшенную проверку ошибок, запрещающую внесение изменений, способных нарушить правила связи (например, включение в таблицу куклы, ссылающейся на несуществующего изготовителя). Вы узнаете больше о целостности и двух параметрах для каскадных изменений в следующем разделе. Пока лучше установить флажок Обеспечение целостности данных, а остальные флажки оставить сброшенными.

10. Щелкните мышью кнопку Создать (Create).

Это действие создаст связь, соединяющую две таблицы. Она появляется на схеме в виде линии (рис. 5.5).

177

Подсказка

Если вы установите флажок Обеспечение целостности данных (см. пункт 9), программа Access проверит все имеющиеся в таблице данные на соблюдение правил связи. Если обнаружатся данные, их нарушающие, программа предупредит вас о проблеме и откажется продолжать. В этот момент лучшая стратегия — создать связь без обеспечения целостности, откорректировать неверные данные и позже отредактировать связь, установив флажок Обеспечение целостности данных.

Рис. 5.5. Программа Access соединяет линией связанные поля на вкладке Работа со связями, маленькие значки 1 и бесконечность (∞) дают возможность в данном отношении "один-ко-многим" различить стороны "один" и "многие". Для редактирования связи дважды щелкните кнопкой мыши линию связи. Для того чтобы полностью удалить ее, щелкните дважды кнопкой мыши линию связи и выберите команду Удалить

11. Закройте вкладку Работа со связями. (Вы можете щелкнуть мышью кнопку в правом верхнем углу вкладки или выбрать Работа со связями │ Конструктор → Связи → Закрыть.)

Программа Access спросит, хотите ли вы сохранить макет вкладки Работа со связями. На самом деле речь идет о сохранении схемы данных, созданной вами. Неважно, что вы выберите, связь останется в БД, и вы сможете использовать ее тем же способом. Единственное различие заключается в возможности быстрого просмотра или редактирования связи на вкладке Работа со связями.

Если вы выберете сохранение схемы данных, в следующий раз при переходе на вкладку

Работа со связями (при выборе Работа с базами данных → Показать или скрыть → Схема данных) вы увидите ту же структуру таблиц. Это функциональная возможность удобна.

178

Если вы откажетесь от сохранения схемы данных, в следующий раз вашей задачей будет повторное создание схемы, включая добавление нужных вам таблиц и организацию их в окне (хотя вам не придется повторно переопределять связи). Этот процесс немного более трудоемкий.

Подсказка

Многие профессиональные проектировщики БД предпочитают сохранять схему данных, поскольку хотят видеть все свои связи на вкладке Работа со связями такими, какими они их оставили. Но реальные БД часто обрастают запутанной паутиной связей. В такой ситуации вы можете отказаться от сохранения всей схемы и сможете сосредоточить внимание на нескольких таблицах.

Редактирование связей

Когда вы в следующий раз захотите изменить или добавить связи, вы должны тем же способом вызвать на экран окно Работа со связями (выберите Работа с базами данных → Показать или

скрыть → Схема данных).

Если вы решили сохранить схему данных (в пункте 11 предыдущего раздела), вставленные вами таблицы появятся автоматически в том виде, в каком вы их оставили. Если вы хотите поработать с таблицами, пока не включенными ни в какие связи, их можно добавить в схему, щелкнув правой кнопкой мыши где-нибудь на свободном пространстве и выбрав команду

Добавить таблицу.

Если выбрано сохранение схемы данных, вы можете использовать несколько приемов быстрого возвращения ваших таблиц на экран:

■перетащите ваши таблицы прямо из Области переходов на вкладку Работа со связями;

■выберите Работа со связями | Конструктор → Связи → Все связи (Relationship Tools | Design → Relationships → All Relationships) для отображения всех таблиц, включающих связи, созданные вами ранее;

■добавьте таблицу на схему, отметьте ее и затем выберите Работа со связями | Конструктор → Связи → Прямые связи (Relationship Tools │ Design → Relationships → Direct Relationships) для вывода на экран таблиц, связанных с данной таблицей.

Как вы уже знаете, для создания новых связей можно использовать вкладку ленты Работа со связями. Созданные связи можно редактировать. Для этого щелкните правой кнопкой мыши линию, представляющую связь, и выберите команду Изменить связь (Edit Relationship). (Это делается легким щелчком пальца но кнопке мыши. Если в меню нет команды Изменить связь, вы просто не попали на линию связи.) Для удаления связи щелкните кнопкой мыши линию связи и выберите команду Удалить.

Примечание

Обычно редактирование связи заключается в изменении параметров, относящихся к целостности данных на уровне ссылок (referential integrity) или ссылочной целостности, о которой вы узнаете в следующем разделе.

Целостность на уровне ссылок

Теперь, когда вы собрались определять связи, самое время узнать, какие преимущества вы приобретаете. Как и в реальном мире, отношения налагают некоторые ограничения. В мире

179

БД эти правила называются целостностью данных на уровне ссылок. Все вместе они гарантируют постоянную непротиворечивость связанных данных.

Примечание

Целостность на уровне ссылок вступает в действие, только если у вашей связи установлен флажок Обеспечение целостности данных (см. рис. 5.4). Без этой детали вы можете безумствовать и вводить противоречивые данные.

В примере с куклами-болванчиками целостность данных требует, чтобы все изготовители, на которых вы ссылаетесь в таблице Dolls, были включены в таблицу Manufacturers. Другими словами, ни при каких обстоятельствах не должно быть записи о кукле-болванчике, ссылающейся на несуществующего изготовителя. Этот сорт ошибок мог бы вызвать тяжелейшие сбои программы управления БД.

Для усиления влияния этого правила программа Access запрещает следующие три действия:

■добавление куклы-болванчика, ссылающейся на несуществующего изготовителя;

■удаление изготовителя, на которого ссылаются одна или несколько записей о куклахболванчиках (если такую запись удалить, вы останетесь с куклой, ссылающейся на несуществующего изготовителя);

■корректировку записи об изготовителе, заключающуюся в изменении его кода (идентификационного номера), в результате чего он перестает совпадать с кодом изготовителя в связанных записях о куклах-болванчиках. (Такая модификация не проблема, если вы используете поле типа Счетчик, поскольку вы не сможете изменить значения этого типа после создания записи.)

Примечание

Если нужно вставить сведения о новой кукле, сделанной новым изготовителем, следует сначала добавить запись об изготовителе и потом запись о кукле. Никаких проблем не возникает, если вы добавляете записи о компаниях-изготовителях, для которых нет соответствующих записей о куклах — в итоге вполне резонно вставить запись об изготовителе, даже если у вас нет пока сделанных им кукол.

Наряду с этими ограничениями программа Access также не разрешит удалить таблицу, участвующую в связи. Нужно сначала удалить связь (используя окно Работа со связями), а затем — таблицу.

Пропущенные значения в несвязанных записях

Важно понимать, что есть одна операция, которую вы можете выполнить, не нарушая целостности данных: создание записи о кукле, не ссылающейся ни на какого изготовителя. Это произойдет, если поле ManufacturerlD останется пустым (педанты БД называют такое значение неопределенным (null value)). Единственная причина, по которой это поле может остаться пустым, — отсутствие записи об изготовителе в БД или отсутствие приемлемой информации. Может быть, кукла-болванчик была создана не каким-то изготовителем, а высокоразвитой инопланетной цивилизацией и оставлена на этой планете для изучения вами.

Если эта лазейка из пропущенных значений вас нервирует, ее можно устранить. Просто задайте в таблице Dolls свойство поля Обязательное для ноля ManufacturerlD. Эта установка

180