Access 2007

Таблица 1.1 (окончание)

Клавиша	Действие
<Page Up>	Перемещает курсор вверх на один полный экран. Эта клавиша также отключает режим
	редактирования
<Ctrl>+<Home>	Перемещает курсор в первое поле первой строки. Это сочетание клавиш не делает
	ничего, если вы находитесь в режиме редактирования
<Ctrl>+<End>	Перемещает курсор в последнее поле последней строки. Это сочетание клавиш не делает
	ничего, если вы находитесь в режиме редактирования

Рис. 1.11. Пользователь программы Access побывал на торгах Web-сайта eBay и ему нужно

сразу добавить несколько кукол. С помощью одновременного нажатия сочетания клавиш <Ctrl>+<"> дату покупки из предыдущей записи можно вставить в текущее поле

В табл. 1.2 перечислены клавиши, облегчающие редактирование записей.

Таблица 1.2. Клавиши для редактирования записей

Клавиша	Результат
<Esc>	Отменяет любые изменения, произведенные вами в текущем поле. Эта клавиша действует
	только в режиме редактирования. После перехода в следующую ячейку изменения
	вносятся в запись. (Для дополнительного управления отменой изменений попробуйте
	команду Отменить (Undo), описанную далее.)
<Ctrl>+<Z>	Отменяет последнее изменение. К сожалению, команда Отменить в программе Access
	гораздо слабее одноименной команды в других программах пакета Office. Например,
	Access разрешает отменить только одно изменение, и если вы закроете лист данных, то
	даже этого не сможете сделать. Вы можете воспользоваться командой Отменить для
	уничтожения новой записи только сразу после ее вставки, но не сможете с помощью этой
	команды отменить операцию удаления
<Ctrb+<">	Копирует значение из поля, находящегося непосредственно над текущим. Этот прием
	полезен, если нужно ввести группу записей с похожей информацией. На рис. 1.11 показан
	этот часто игнорируемый прием в действии

51

Таблица 1.2 (окончание)

Клавиша	Результат
<Ctrl>+<;>	Вставляет текущую дату в текущее поле. Формат даты зависит от настроек компьютера,
	но, скорее всего, вы увидите нечто похожее на 24-12-2007. Вы узнаете больше о работе с
	датами в программе Access в разд. "Дата/время" главы 2
<Ctrl>+<Alt>+	Вставляет в поле значение по умолчанию. Вы узнаете, как задавать значение по
< Пробел>	умолчанию, в разд. "Задание значений по умолчанию" главы 4

Вырезать, Копировать и Вставить

Access, как практически любая Windows-программа, позволяет вырезать порции данных из одного места и вставлять их в другое место. Этот трюк легко применять с помощью только трех комбинаций клавиш: <Ctrl>+<C> — Копировать, <Ctrl>+<X> — Вырезать (аналог команды Копировать, но исходное содержимое удаляется) и <Ctrl>+<V> — Вставить. Находясь в режиме редактирования, можно использовать эти клавиши для копирования любого выделенного фрагмента. Если вы в обычном режиме, операция копирования или вырезания захватывает все содержимое поля.

Малоизвестная или недооцененная возможность. Копирование записи целиком за один шаг

Обычно вы копируете и вставляете небольшие порции или фрагменты данных. Но у программы Access есть малоизвестная функциональная возможность, позволяющая копировать запись целиком. Для того чтобы воспользоваться ею, выполните следующие действия:

1.Щелкните кнопкой мыши поле слева от записи, которую хотите скопировать.

2.Это позволит выделить запись. (Если вы хотите скопировать группу смежных записей, нажмите клавишу <Shift> и затем смещайте указатель мыши вверх или вниз до тех пор, пока все нужные записи не будут выделены.)

3.Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать (Сору).

4. Она скопирует содержимое в буфер.

5.Прокрутите таблицу от начала к концу пока не увидите маркер новой строки (звездочку).

6.Щелкните правой кнопкой мыши слева от маркера новой строки и выберите команду

Вставить (Paste).

Точная копия появится немедленно. (Следует признаться, что один фрагмент копии не соответствует оригиналу. Программа Access обновляет столбец Код (ID) в вашей вставленной записи, присваивая ему новый номер. Делается это потому, что у каждой записи должен быть уникальный номер. В разд. "Первичный ключ " главы 2 вы узнаете, почему.)

52

Сохранение и открытие БД Access

В отличие от других программ, Access не требует от вас сохранения результатов вашей работы. Она автоматически сохраняет все внесенные вами изменения.

Когда вы создаете новую БД (см. разд. "Создание новой базы данных "ранее в этой главе),

программа Access сохраняет файл БД. Когда вы добавляете в БД таблицу или другой объект, Access снова сохраняет БД. И когда вы вводите новые данные или редактируете существующие, Access сохраняет БД почти мгновенно.

Этот процесс автосохранения протекает за кадром, и вы, возможно, ничего даже не заметите. Но не беспокойтесь о том, что при выходе программа Access никогда не напоминает вам о необходимости сохранения изменений, все изменения были сохранены в тот момент, когда вы их вносили.

Создание резервных копий

Автоматическое сохранение может стать проблемой, если внесены ошибочные изменения. Если вы быстро спохватились, то можете воспользоваться командой Отменить для отмены последнего изменения (рис. 1,12). К несчастью, эта команда отменяет только самую последнюю корректировку, поэтому она бесполезна, если вы отредактировали группу записей, а затем обнаружили проблему. Команда Отменить не поможет и в том случае, если вы закрыли вашу таблицу, а затем повторно ее открыли.

Рис. 1.12. Команда Отменить выводится на Панели быстрого доступа

в верхней левой части окна программы Access (дугообразная стрелка), поэтому она всегда доступна

По этой причине неплохо почаще делать резервные копии БД. Для создания резервной копии необходимо просто скопировать файл БД в другую папку или создать копию с другим именем (например, Bobblehead_Backupl.accdb). Эту задачу можно выполнить с помощью Проводника (Windows Explorer), но программа Access предлагает даже более легкий вариант. Выберите кнопку Office → Управление → Резервная копия базы данных (Office → Manage → Back Up Database), и Access создаст для вас копию вашей БД в том месте, которое вы укажете (рис. 1.13).

Примечание

Помнить о резервном копировании БД — ваша задача. В программе Access нет операции автоматического резервного копирования, но вы можете использовать другое средство для периодического копирования файла вашей БД. Примером может служить программа Диспетчер

53

задач Windows (Task Scheduler), входящая в состав большинства версий ОС Windows. (Вы можете прочесть краткое, но полезное руководство по применению Диспетчера задач на странице www.pctechguide.com/tutoriais/SchedufeTasks.htm.)

Рис. 1.13. После выбора последовательности кнопка Office → Управление → Резервная копия базы данных Access заполняет поле предлагаемым именем файла, в которое включена текущая дата. Таким образом, если у вас есть несколько резервных копий, вы можете выбрать ту, которая вам нужна

Малоизвестная или недооцененная возможность. Сжатие БД

Когда вы добавляете данные в БД, программа Access не всегда упаковывает их с максимальной плотностью. Она больше озабочена максимально быстрым извлечением информации из БД и вставкой ее в БД.

После того как вы поработаете с БД некоторое время, может оказаться, что ее размер раздувается как рыба недельной давности, полежавшая на солнце. Если вы хотите сократить размер вашей БД, можно применить операцию, называемую сжатием. Для этого выберите последовательность: кнопка Office → Управление → Сжать и восстановить базу данных (Office → Manage → Compact and Repair Database). Объем освободившегося дискового пространства может быть разным, но нельзя считать чем-то необычным сжатие БД размером 10 Мбайт до четверти первоначального размера.

Единственная проблема, связанная с операцией сжатия, — своевременное ее выполнение. Если вы хотите всегда сохранять минимальный размер у ваших БД, следует включить режим, заставляющий программу Access сжимать текущую БД при каждом ее закрытии.

54

Далее перечислены необходимые действия.

1.Откройте БД, которую вы хотите автоматически сжимать.

2.Выберите последовательность: кнопка Office → Параметры Access (Office → Access Options). Программа Access откроет окно Параметры Access, в котором вы можете изменить ряд конфигурационных параметров.

3.В списке слева выберите Текущая база данных (Current Database).

4.В правой части страницы установите флажок Сжимать при закрытии (Compact on Close).

5.Щелкните мышью кнопку ОК для сохранения изменений.

Вы можете установить флажок Сжимать при закрытии для всех выбранных вами БД. Но помните, что он не устанавливается автоматически при первоначальном создании новой БД.

Сохранение БД с другим именем или форматом

Если вы решили сохранить вашу БД с другим именем в другом месте или в формате более ранней версии программы Access, вы можете воспользоваться заслужившей доверие командой

Сохранить как (Save As).

Рис. 1.14. Щелкните направленную вправо стрелку, расположенную рядом с командой меню Сохранить как, для того чтобы увидеть это подменю и возможные варианты выбора. (Простой щелчок по команде Сохранить как приводит к выполнению стандартного варианта команды, который сохраняет копию выбранного в данный момент объекта БД, а не всей вашей БД.) Далее выберите один из вариантов, находящихся под заголовком Сохранить базу данных в другом формате

55

Начните с выбора: кнопка Office → Сохранить как (Office → Save As), а затем используйте один из вариантов, представленных на рис. 1.14. Помните о том, что после создания файла новой БД программа Access только его и продолжает использовать. Другими словами, когда вы создаете таблицу или редактируете какие-то данные, Access обновляет новый файл. (Если вы хотите вернуться к старому файлу, то должны открыть его в программе Access или повторно использовать команду Сохранить как.)

Открытие БД

После того как БД создана, ее легко открыть. Можно применить один из следующих способов.

■Дважды щелкните кнопкой мыши файл БД. Добраться до файла можно с помощью окна Мой компьютер (My Computer), программы Проводник (Windows Explorer) или положить его на рабочий стол. Напоминаю, у файлов БД Access расширение accdb или mdb.

■Запустите программу Access и найдите вашу БД в разделе Открыть последнюю базу данных справа на странице Приступая к работе с Microsoft Office Access. (Этот список можно увидеть с помощью меню Office, как показано на рис. 1.15.)

■Запустите Access, выберите последовательность: кнопка Office → Открыть (Office → Open), а затем найдите файл вашей БД Access.

Рис. 1.15. В меню Office список Последние документы такой же, как список файлов в разделе Открыть последнюю базу данных на странице Приступая к работе с Microsoft Office Access. Но если у вас уже есть открытая БД, список Последние документы использовать удобнее, поскольку не надо возвращаться на страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access

56

Когда вы откроете БД, то заметите нечто немного странное. Программа Access выведет панель сообщения с устрашающе звучащим предупреждением системы безопасности (рис. 1.16).

Рис. 1.16. Это предупреждение системы безопасности сообщает вам о том, что Access не доверяет вашей БД — другими словами, ваш файл открыт в специальном безопасном режиме, который препятствует выполнению вашей БД любых рискованных операций

Подобное предупреждение слегка сбивает с толку, потому что прямо сейчас ваша БД даже не пытается делать что-либо рискованное. Однако после того как вы начнете создавать БД с программируемыми процедурами (как описано в части V) или применять запросы на изменения (action queries) (см. главу 8), все будет совсем иначе. Тогда вам; возможно, захочется перенастроить программу Access так, чтобы она распознавала ваши файлы и научилась быть немного более доверчивой.

Часто задаваемый вопрос.

Укакого файла расширение laccdb?

Явижу дополнительный файл с расширением laccdb. Что происходит?

Пока вы познакомились с типом файла, имеющим расширение acсdb. Но если вы привыкли просматривать папки с помощью программы Проводник (Windows Explorer), то могли заметить еще один файл с загадочным расширением laccdb, который вы не создавали. Вместе с файлом Bobblehead.accdb появляется таинственный файл Bobblehead.laccdb.

Программа Access создает файл с расширением laccdb, когда вы открываете файл БД, и закрывает его, когда вы закрываете вашу БД, поэтому вы можете увидеть его, только пока вы (или кто-то другой) просматриваете БД.

Access применяет файл с расширением laccdb для отслеживания пользователей, в данный момент работающих с БД. Символ "1" означает блокировку, этот файл гарантирует, что в случае одновременного использования БД несколькими людьми они не смогут изменять одну и ту же запись в одно и то же время (что может вызвать всевозможные проблемы).

57

Вы узнаете о том, как программа Access работает с многочисленными пользователями в главе 18, а сейчас можно без каких-либо опасений игнорировать файл с расширением laccdb. Вам не нужно включать его в свои резервные копии.

Сейчас вы, вероятно, раздумываете над тем, что вам следует делать с полосой сообщения. Есть два варианта:

■щелкните мышью значок х справа от полосы сообщения для того, чтобы убрать его с экрана (оно появится опять, когда вы в следующий раз откроете БД);

■сообщите программе Access о том, что она может доверять вашим БД, указав доверенное место — папку на вашем жестком диске, в которой вы храните файлы ваших БД. Вы узнаете, как задавать доверенное место в разд. "Задание надежного расположения "главы 15.

Одновременное открытие нескольких БД

Каждый раз, когда вы применяете последовательность кнопка Office → Открыть (Office → Open), Access закрывает текущую БД и затем открывает выбранную вами. Если вы хотите видеть несколько БД одновременно, вам нужно запустить сразу несколько копий программы Access. (Компьютерные фанаты называют подобное действие запуском нескольких

экземпляров программы.)

Это сделать почти до неприличия легко. Если вы уже находитесь в открытой программе Access, дважды щелкните кнопкой мыши файл другой БД, для нее на панели задач появится второе окно Access. Вы также можете запустить второй (или третий, или четвертый...)

экземпляр программы Access из меню Пуск и затем использовать последовательность Office → Открыть (Office → Open) для загрузки разных БД в каждом из них.

Практические занятия для опытных пользователей. Изменение папки, которую Access использует для хранения БД

Программа Access всегда полагает, что вы хотите хранить БД в папке Мои документы (My Documents). Несмотря на то, что вы можете выбрать другое местоположение при каждом сохранении или открытии БД, если есть другая папка, к которой вам придется часто обращаться, имеет смысл сделать ее стандартным местом хранения БД. Вы можете настроить программу Access на применение этой папки буквально за несколько шагов: Выберите последовательность кнопок Office → Параметры Access (Office → Access Options). На экране появится окно Параметры Access.

1.В списке слева выберите Основные (Popular).

2.На странице справа найдите заголовок Создание базы данных (Creating databases). Ниже вы обнаружите текстовое поле Рабочий каталог (Default database folder). Введите в него имя папки, которую вы хотите использовать (например, C:\MyDatabases), или укажите ее с помощью кнопки Обзор (Browse).

3.Завершив настройку, щелкните мышью кнопку ОК для сохранения внесенных изменений.

58

Открытие БД, созданной в более старой версии Access

Можно воспользоваться последовательностью кнопка Office → Открыть (Office → Open) для того, чтобы открыть БД Access, созданную кем-то в предыдущей версии программы Access

(см, в примечании "Для тех, кто понимает. Использование Access БД, созданных в более ранних версиях программы" в разд. "Создание новой базы данных" ранее в этой главе о разных форматах файлов программы Access).

Программа Access обрабатывает старые файлы БД по-разному в зависимости от того, насколько они устарели. Вот как это делается.

■ Если вы открываете файл версии Access 2002—2003, то не получите никакого уведомления или предупреждения, Access сохраняет текущий формат, и вы можете вносить любые изменения.

Если вы открываете файл версии Access 2000, ваше плаванье также остается спокойным. Однако, если вы измените структуру БД, Access 2000 может не принять добавленные вами новые компоненты.

Если вы откроете устаревший файл Access (например, созданный в версиях Access 97, 95 или 2.0), программа Access спросит, хотите ли вы преобразовать БД или просто открыть ее (рис. 1.17).

Рис. 1.17. Программа Access предлагает вам выбор, когда вы открываете файл БД, созданный в Access 97, 95 или 2.0. Если вы выбираете преобразование БД (щелкните мышью кнопку Да), Access копирует имеющийся файл БД в новый файл БД в формате Access 2002—2003. Затем вы можете редактировать эту копию обычным образом.

Если же выбираете открытие БД (щелкните мышью кнопку Нет), Access откроет исходный файл без создания копии. Вы все равно можете редактировать имеющиеся данные и вставлять новые, но будете лишены возможности изменять структуру БД

Совет

Вы всегда можете назвать текущий формат БД, посмотрев на текст в скобках, приведенный в заголовке окна Access. Если вы откроете файл в формате Access 2002—2003, в полосе заголовка можно прочесть: "Bobblehead: база данных (формат Access 2002-2003)" ("Bobblehead: Database (Access 2002-2003 file format)").

59

Если вы откроете БД Access "старой закваски", то заметите, что изменилось кое-что еще. Когда вы откроете таблицу, то не увидите окна с вкладками (подобными показанным на рис. 1.20). Вместо этого таблица откроется в обычном окне, которое может располагаться в любом месте в главном окне программы Access. Сначала этот вариант может показаться удачным, но лишь до тех пор, пока вы не откроете несколько таблиц одновременно. В этом случае вы столкнетесь с полной неразберихой, показанной на рис. 1.18.

Рис. 1.18. В БД Access старого стиля разные окна могут перекрывать друг друга. Очень скоро таблица, которая вам нужна, будет погребена на дне кучи окон

Это недоброжелательное поведение задумано проектировщиками как уподобление более ранним версиям программы Access. Но не беспокойтесь — вы легко сможете вернуться к симпатичным вкладкам, даже если не преобразуете вашу БД в новый формат. Нужно задать всего лишь один конфигурационный параметр для вашей БД.

1.Выберите последовательность: кнопка Office → Параметры Access (Office → Access Options). На экране появится окно Параметры Access.

2.В списке слева выберите Текущая база данных (Current Database).

3.Под заголовком Параметры приложений (Application Options) найдите Параметры окна документа (Document Windows Options setting), где вы можете выбрать переключатель Перекрывание окон (Overlapping Windows) (стандарт Access 2003) или Вкладки (Tabbed Windows) (технологию будущего).

4.Щелкните мышью кнопку ОК.

5.Закройте и снова откройте вашу БД, чтобы новая установка подействовала.

Для того чтобы ощутить прикосновение прошлого, можно использовать эту же установку и заставить фирменную новую БД Access применять перекрывающиеся окна вместо вкладок.

Создание еще одной БД

Создание новой БД — теперь самая легкая задача. Нужно просто выбрать последовательность: кнопка Office → Создать (Office → New). Программа Access вернет вас на страницу

60