Access 2007

объем пространства на диске. Но в случае числового поля у вас более сложный выбор по сравнению с обычным текстом.

По существу, числа разделены на несколько подмножеств, в зависимости от того, поддерживают они или нет дробные значения (числовые разряды справа от десятичной точки или запятой) и сколько байтов программа Access использует для их хранения.

Примечание

Байт — это группа из 8 битов, мельчайшей единицы хранения в компьютерном мире. Например, мегабайт — это примерно миллион байтов.

В табл. 2.2 перечислены разные варианты значений поля Размер поля (Field Size), которые можно выбрать для данных числового типа, и объясняется, когда логичнее всего применять каждое из них. Первоначально Access выбирает для всех полей значение Длинное целое (Long Integer), предоставляющее достаточный объем, но запрещающее наличие дробных чисел.

Таблица 2.2. Варианты значений в поле Размер поля для числового типа данных

Свойство	Содержит	Когда применяется
Байт (Byte)	Целые значения (целое число) а	Это рискованный размер, поскольку
	диапазоне от 0 до 255. Для хранения	подходит только для маленьких чисел.
	требуется 1 байт	Обычно безопаснее использовать для таких
		чисел значение Целое (Integer) и тем самым
		обеспечить немного больше места для их
		хранения
Целое (Integer)	Целые значения (целое число) в	Применяется для хранения чисел, не
	диапазоне от -32 768 до 32 767. Для	имеющих дробной части
	хранения требуется 2 байта
Длинное целое	Целые значения (целое число) в	Стандарт программы Access. Хороший
(Long Integer)	диапазоне от -2 147 483 648 до 2 147	выбор с достаточным объемом пространства
	483 647. Для хранения требуется 4 байта	для хранения. Используйте этот вариант для
		хранения любых чисел, не превышающих
		максимум, если вам не нужна дробная часть
Одинарное с пла-	Положительные или отрицательные	Лучший выбор для хранения дробных чисел
вающей точкой	числа, содержащие до 38 нулей и 7	или чисел, которые слишком велики для
(Single)	десятичных разрядов точности. Для	размера Длинное целое (Long Integer)
	хранения числа требуется 4 байта
Двойное с пла-	Положительные или отрицательные	Полезен, если вам нужны необычно
вающей точкой	числа, содержащие до 308 нулей и 15	большие числа
(Double)	десятичных разрядов точности. Для
	хранения числа требуется 8 байтов
Действительное	Положительные или отрицательные	Подходит для хранения дробных чисел с
(Decimal)	числа, содержащие до 28 нулей и 28	большим количеством разрядов справа от
	десятичных разрядов точности. Для	десятичной точки
	хранения числа требуется 8 байтов

81

Примечание

В табл. 2.2 не включен вариант Код репликации, поскольку он применяется только с типом данных Счетчик (см. разд. "Счетчик" далее в этой главе).

Числовой формат

Свойство Размер поля (Field Size) определяет, как программа Access хранит ваше число в таблице. Но помимо этого вы можете выбрать способ его представления на листе данных. Например, 50, 50.00, 5Е1, $50.00 и 5000% — все это одно и то же внутреннее число, но люди воспринимают эти варианты очень по-разному.

Для выбора формата задается свойство поля Формат (Format). В основные встроенные варианты представления включены следующие.

Обычный. Отображаются обычные числа, такие как 43.4534. Любые дополнительные нули справа от числа отбрасываются (поэтому 4.10 превращается в 4.1).

■Денежный и Евро. Оба варианта представления отображают числа с двумя дробными разрядами, разделителями тысяч (запятая в числе 1, 000 . 00) и знаком валюты1. Эти виды форматирования используются только с денежным типом данных (см. разд. "Денежный" далее в этой главе).

Фиксированный. Числа отображаются с одинаковым числом десятичных разрядов в дробной части, при необходимости заполняемых нулями (например, 432.11 и 39.00). Длинный столбец, выровненный по позиции десятичной точки, облегчает чтение ваших таблиц.

■С разделителями разрядов. Похож на фиксированный формат, за исключением использования также разделителей для тысяч, чтобы помочь анализировать большие числа, например, 1,000,000.00.

■Процентный. Отображает дробные числа как проценты. Например, если вы введете число 0.5, оно преобразуется в 50 %.

Экспоненциальный. Отображает числа в экспоненциальной форме, идеальной для обработки чисел с широким диапазоном изменения (например, 0, 0003 и 300). Экспоненциальное представление отображает первую ненулевую цифру числа с последующим фиксированным количеством цифр и затем указанием порядка, количества перемножений числа 10 для формирования задаваемого числа. Например, число 0.0003 преобразуется в 3.00 х 10-4, отображаемое как 3.00Е-4. С другой стороны, число 3 00 превращается в 3.00 х 102илиЗЕ2.

Совет

Если вы используете фиксированный, процентный, экспоненциальный или с разделителями разрядов форматы, также следует задавать свойство поля Число десятичных знаков (Decimal Places) для указания количества выводимых на экран десятичных разрядов в дробной части. В противном случае вы всегда будете получать два.

■Строка пользовательского формата. Это зашифрованный код, сообщающий программе Access точную форму представления числа. Вы должны ввести строку необходимого вам формата в поле Формат (Format). Например, если ввести причудливо выглядящий код

1Разделитель тысяч и знак валюты настраиваются в Панели управления. — Ред.

82

#, ##0, (включая запятую в конце), Access скроет три последние цифры каждого числа, поэтому 1 миллион будет выводиться как 1,000, а 15 000 как 15.

Примечание

Пользовательские числовые форматы не очень распространены в программе Access (гораздо чаще их используют в программе Excel). Позже вы узнаете о выражениях (см. разд. "Определение вычисляемого поля" в главе 7), которые позволят делать почти то же самое.

Денежный

Денежный (Currency) тип данных — это легкая вариация числового типа данных, предназначенная для финансовых расчетов. В отличие от числового типа данных, для денежного не ладо выбирать значение свойства Размер поля (Field Size), у Access есть универсальная стратегия, требующая восьми байтов для хранения каждого числа.

Примечание

Денежный тип данных лучше числового типа данных, поскольку он использует оптимизацию, препятствующую возникновению ошибок округления в очень маленьких дробях. У денежного типа данных точность до 15 цифр слева от десятичной точки и 4 цифр справа от нее.

Вы можете изменить количество разрядов дробной части, которые программа Access отображает для значений этого типа при выводе на лист данных, задав свойство Число десятичных знаков (Decimal Places). Обычно оно равно 2.

Форматирование, используемое Access для вывода денежных сумм, определяется установками в апплете вашего компьютера Язык и региональные стандарты (см. примечание На профессиональном уровне. Представление даты на вашем компьютере" в следующем разделе).

Иногда эти установки могут создавать нежелательный эффект — например, у вас малое предприятие в Дании по производству хлопьев, продающее все свои изделия за границей в долларах США (не в кронах). Вы можете точно управлять форматированием денежных сумм, задав свойство Формат (Format), предоставляющее следующие варианты:

■Денежный. Это стандартный выбор. Он использует форматирование, базирующееся на региональных стандартах, заданных на вашем компьютере.

■Евро. Этот вариант всегда применяет символ евро (€).

■Строка пользовательского формата. Этот вариант позволяет задать символ любой нужной вам валюты (как описано далее). Вы должны ввести строку необходимого вам формата в свойство Формат.

Есть простой рецепт "приготовления" строк формата с пользовательским символом валюты. Начните со вставки символа, обозначающего валюту (введите то, что нужно) и затем добавьте #,###.## — код программы Access, означающий: "дай мне число с разделителями тысяч и двумя знаками в дробной части".

Например, датская компания по производству хлопьев может использовать следующую строку формата для отображения символа валюты Соединенных Штатов: $#,###.##

Тогда как компания США, нуждающаяся в отображении поля с датской валютой (с форматом цены, таким как kr 342.99), воспользовалась бы следующей строкой формата:

kr #,###.##

83

Примечание

Инициативные пользователи могут поиграть с числовым форматом, изменяя число десятичных разрядов в дробной части (просто вставляя и убирая знаки цифр) и удаляя разделители разрядов (простым уничтожением запятой).

Дата/время

Программа Access использует тип данных Дата/время (Date/Time) для хранения определенного момента времени в сочетании с годом, месяцем, днем и временем суток, заданным с точностью до секунды. Внутри БД Access даты хранятся как числа, что позволяет использовать их в вычислениях.

Несмотря на то, что в Access всегда для хранения в поле даты используется одно и то же количество байтов, некоторую часть информации можно не отображать. Вы можете вывести на экран только дату (и игнорировать информацию о времени суток) или только время (и игнорировать дату). Для этого нужно просто задать свойство поля Формат (Format). В табл. 2.3 перечислены возможные варианты.

Таблица 2.3. Форматы типа данных Дата/время

Формат	Пример
Полный формат даты	2/23/2008 11:30:15 РМ
Длинный формат даты	Февраль 23, 2008 11:30:15 РМ
Средний формат даты	23-Фев-08
Краткий формат даты	2/23/2008
Длинный формат времени	11:30:15 РМ
Средний формат времени	11:30РМ
Краткий формат времени	23:30

Примечание

В случае применения Полного формата даты и Длинного формата даты информация о времени выводится, только если она ненулевая.

Формат влияет только на способ отображения информации о дате — он не меняет способ ее ввода. Программа Access достаточно интеллектуально развита, чтобы правильно интерпретировать даты, введенные следующим образом:

■2008-23-2 (всегда работает интернациональный стандарт "год-месяц-день");

■2/23/2008 (наиболее распространенный вариант ввода, но, возможно, па компьютерах за пределами США вам придется поменять местами день и месяц);

■23-Фев-08;

■Фев 23 (Access полагает, что имеется в виду текущий год);

■23 Фев (аналогично).

Для вставки даты и времени просто следом за датой введите время, например, 23-Фев-08 5:06 РМ. Не забудьте вставить в конце обозначение АМ/РМ или используйте 24-часовую шкалу.

84

Вместо набора даты можно использовать смарт-тег календаря (calendar smart tag). Смарттег — это пиктограмма, появляющаяся рядом с полем, как только вы переходите в него, как показано на рис, 2.12.

Рис. 2.12. Access автоматически высвечивает на экране этот смарт-тег для всех полей с датами. Щелкните кнопкой мыши пиктограмму для вывода на экран мини-календаря, в котором вы сможете выбрать нужную дату. Но календарь не поможет ввести сведения о времени

На профессиональном уровне. Представление даты на вашем компьютере

На вашем компьютере и ОС Windows есть региональные установки, влияющие на способ отображения дат и валют. В Access региональные установки определяют способ отображения разных форматов для дат. Другими словами, в США на компьютере прямой поставки с завода Краткий формат даты отображается как 2/23/2008. А на британском компьютере он будет выводиться как 23/2/2008. В любом случае в БД хранится одна и та же информация. Но меняется способ ее вывода на лист данных.

Вы можете откорректировать региональные установки, и они вовсе необязательно должны соответствовать району вашего проживания, — например, вы можете задать их для центрального управления вашей компании, находящегося на другом континенте. Но помните, что это глобальные параметры, поэтому, изменяя их, вы оказываете влияние на все ваши программы.

Для внесения изменений перейдите на Панель управления (Control Panel). (В ОС Windows XP щелкните кнопкой мыши кнопку меню Пуск (Start) и выберите последовательность команд Настройка | Панель управления (Settings | Control Panel). В Windows Vista щелкните мышью Пуск и ищите Панель управления справа.) После того как вы открыли Панель управления, дважды щелкните кнопкой мыши пиктограмму Язык и региональные стандарты, которая выведет на экран диалоговое окно. Все нужные вам установочные параметры находятся на первой вкладке. Первое поле — самое важное, у него есть раскрывающийся список, из которого можно выбрать регион, предполагаемый для использования, например, Английский (США) или Шведский (Финляндия).

85

С помощью дополнительных параметров можно произвести более тонкую настройку. Делать это имеет смысл, только если у вас есть конкретные предпочтения, касающиеся форматирования дат и не совпадающие со стандартными установками. Щелкните мышью кнопку Настройка, расположенную рядом с полем выбора региона, для вывода на экран нового диалогового окна, затем щелкните кнопкой мыши вкладку Дата (показанную на рис. 2.13).

Рис. 2.13. Диалоговое окно Настройка региональных параметров позволяет настроить способ отображения дат на вашем компьютере. Воспользуйтесь раскрывающимися списками для выбора разделителя даты, порядка следования компонентов день, месяц, год в дате и способа интерпретации программой Access лет, задаваемых двумя последними цифрами. Можно формировать любые комбинации значений этих параметров, но в итоге вы можете так настроить компьютер, что его поведение покажется противоестественным всем остальным

Пользовательские форматы дат

Если вы не удовлетворены семью стандартными вариантами вывода дат, предлагаемыми программой Access, можно сформировать собственную строку формата даты и ввести ее в свойство Формат (Format). Эта строка сообщает программе Access способ представления даты и времени.

Строка формата даты состоит из нескольких частей. Каждая часть представляет отдельный компонент даты, такой как день, месяц, год, минута, час и т. д.

86

Вы можете соединять эти части в любом порядке. Например, посмотрите на следующую строку формата:

yyyy-mm-dd

Ее можно транслировать в следующие инструкции: выведи четырехзначный год с последующим дефисом, затем двузначный номер месяца с последующим дефисом и далее двузначный номер дня в месяце. Вы вольны располагать эти компоненты как вам захочется, но данный пример определяет их порядок в соответствии со стандартом ISO (International Organization for Standardization, Международная организация по стандартизации) для дат. Вы также можете управлять способом вывода года, дня и месяца в дате. Можно применять сокращенные или полные названия месяцев вместо номера месяца (просто замените код mm чем-то другим).

Если вы примените эту строку формата дат к полю, в котором содержится дата Январь 1, 2008, то увидите ее на листе данных в таком виде:

2008-01-01

Помните о том, что независимо от того, какую информацию вы решили отображать или скрывать при выводе, Access хранит в вашей БД одни и те же данные, касающиеся даты.

В табл. 2.4 приведены основные заполнители, используемые в строке формата для даты или времени.

Таблица 2.4. Код для форматирования даты и времени

Код	Описание	Выводится (для даты
		Январь 1, 2008)
d	Номер дня в месяце, 1—31 с номерами 1—9,	1
	выводимыми без ведущего нуля (0)
dd	Номер дня в месяце, в диапазоне 1—31, (для	01
	номеров 1—9 добавляется ведущий нуль (0))
ddd	Сокращенное название дня недели	Вт
dddd	Полное название дня недели	Вторник
m	Номер месяца в диапазоне 1—12 (ведущие	1
	нули не применяются)
mm	Номер месяца в диапазоне 1—12 (ведущие	01
	нули применяются для 01— 09)
mmm	Трехбуквенное сокращенное название месяца	Янв
mmmm	Полное название месяца	Январь
уу	Сокращенное двузначное обозначение года	08
уууу	Год задается всеми четырьмя цифрами	2008
h	Час от 0 до 23 (ведущий нуль не применяется)	13
hh	Час от 0 до 23 (ведущий нуль применяется	13
	для значений 00—09)
:m	Минута в часе от 0 до 59 (ведущий нуль не	5
	применяется)

87

Таблица 2.4 (окончание)

Код	Описание	Выводится (для даты Январь
:mm	Минута в часе от 0 до 59 (ведущий нуль	1,2008)
		05
	применяется для значений 00—09)
:s	Секунда в минуте от 0 до 59 (ведущий нуль не	5
	применяется)
: ss	Секунда в минуте от 0 до 59 (ведущий нуль	05
	применяется для значений 00—09)
АМ/РМ	Предписывает программе Access использовать	РМ
	12-часовую шкалу с индикацией первой (AM) и
	второй половины (РМ) суток
am/pm	Обозначает 12-часовую шкалу с индикацией	рm
	первой (am) и второй (рm) половины суток
А/Р	Предписывает программе Access использовать	Р
	12-часовую шкалу с индикацией первой (А) и
	второй половины (Р) суток
а/р	Предписывает программе Access использовать	p
	12-часовую шкалу с индикацией первой (а) и
	второй половины (р) суток

Логический

Поле с логическим типом данных (Да/Нет) — это чудо эффективности. Представляет собой простейший тип данных Access, поскольку допустимы только два возможных значения: Да

или Нет.

Рис. 2.14. В данном примере поле ForResale (для продажи) — поле с логическим типом данных. Установленный флажок отображает значение Да (или Истина, или Вкл). Сброшенный флажок означает Нет (или Ложь, или Выкл)

88

Применяя поле с логическим типом данных, представьте себе, что поле содержит ответ "да" или "нет" на вопрос, который получается, если добавить воображаемый вопросительный знак к названию поля. Вы можете применять поле с именем InStock для отслеживания наличия изделий на складе. В данном случае "да" или "нет" — ответ на вопрос "На складе?" Другими примерами могут служить поле Shipped (доставленные) (в списке заказов), Male (мужчина) (для разделения мальчиков и девочек) и Republican (республиканец) (при условии, что вы хотите различать только две политические ориентации).

Несмотря на то, что все поля логического типа одинаковы, для них можно выбрать слегка отличающиеся форматы, заменяя слова "Да" и "Нет" словами Вкл/Выкл или Истина/Ложь. Эти три варианта можно найти в списке свойства Формат (Format). Но у них мало различий, поскольку на листе данных поля этого типа отображаются с флажком, как показано на рис. 2.14.

Гиперссылка

Тип данных Гиперссылка (Hyperlink) подойдет, если БЫ хотите создать ссылку на Webстраницу, файл или адрес электронной почты, срабатывающие по щелчку кнопки мыши. Вы можете в одной таблице создавать любые комбинации этих трех видов указателей.

ВРежиме таблицы Access обрабатывает гиперссылки немного иначе. Когда вы вводите текст

вполе типа Гиперссылка, он окрашивается в синий цвет и подчеркивается. И когда вы щелкаете ссылку кнопкой мыши, Access открывает ее в вашем Web-обозревателе (рис. 2.15).

Примечание

Программа Access не мешает вам вводить в поле с типом данных Гиперссылка значения, не являющиеся гиперссылками. Эта особенность может создать проблему, когда вы щелкнете кнопкой мыши ложную гиперссылку. Если вы поместите текст "saggy balloons" (сдувшиеся шарики) в поле типа Гиперссылка и щелкните его кнопкой мыши, Access попытается отправить Web-обозреватель по адресу http://saggy balloons, который на самом деле не существует.

Рис. 2.15. Щелкните кнопкой мыши эту гиперссылку и попадете прямо на доброжелательный Web-сайт

Office Online

89

Одно свойство поля типа Гиперссылка сразу не очень понятно. На самом деле такие поля хранят несколько порций данных. Каждая гиперссылка включает три компонента:

■текст, который вы видите в ячейке;

■адрес, на который вы переходите при щелчке кнопкой мыши ячейки (URL или полное имя файла);

■текст, который вы видите при наведении указателя мыши на ссылку (пояснительная надпись).

Когда вы вводите гиперссылку на листе данных, все три компонента получают одно и то же значение — то, что вы только что ввели. Другими словами, когда вы набираете http://www.FantasyPharmacologists.com, текст, который вы видите, URL ссылки и пояснительная надпись содержат одну и ту же информацию — URL — http://www.FantasyPharmacologists.com.

В большинстве случаев этот подход хорош, т. к. позволяет быстро просмотреть ссылку. Но это не единственно возможная стратегия. Если вы хотите трем описанным компонентам присвоить разные значения, перейдите в ячейку с набранным значением и нажмите сочетание клавиш <Ctrl>+<K> для того, чтобы раскрыть окно Изменение гиперссылки (Edit Hyperlink)

— рис. 2.16. Или щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите последовательность команд Гиперссылка → Изменить гиперссылку (Hyperlink → Edit Hyperlink).

Рис. 2.16. С помощью окна Изменение гиперссылки можно изменить текст, появляющийся в ячейке (в верхней части окна), и страницу, которую откроет Access, если вы щелкните ссылку кнопкой мыши (в нижней части окна). Вы также можете создавать ссылки, включающие адреса электронной почты (в этом случае Access откроет программу электронной почты, установленную на вашем компьютере) или ссылки на полное имя файла (с использованием области просмотра папки для выбора нужного файла)

Вложение

Тип данных Вложение (Attachment) — это новый тип, появившийся в программе Access 2007. Он позволяет вставлять файлы в запись БД почти так же, как вы вкладываете файлы в

90