Access 2007

спрятанной в грудах данных. Фильтрация изменяет внешний вид листа данных, скрывая некоторые записи, а поиск оставляет все как есть. Он привлекает ваше внимание к данным, которые вы хотели видеть.

Самый быстрый вариант поиска — поиск с помощью поля, расположенного рядом с элементами управления для переходов между записями (рис. 3.13). Просто введите в него текст, который хотите найти. Пока вы вводите, в таблице автоматически высвечивается первое совпадение. Можно нажать клавишу <Enter> для поиска следующих совпадений.

Рис. 3.13. Приведен пример поиска слова "bobblehead" (кукла-болванчик). Если найдено совпадение, можно продолжить поиск — просто нажать клавишу <Enter> для перехода к следующему совпадению. В данном примере нажатие клавиши <Enter> отправляет программу Access к полю Description следующей записи

Выполняя поиск, программа Access просматривает таблицу, начиная с первого ноля первой записи. Затем она перемещается слева направо, исследуя каждое поле текущей записи. Если достигнут конец и не найдено ни одно совпадение, поиск продолжается в следующей записи, проверяются все ее поля и т. д. Когда достигнут конец таблицы, поиск прекращается.

Если вы хотите изменить алгоритм поиска в программе Access, следует использовать команду Найти (Find).

1.Выберите на ленте Главная → Сортировка и фильтр →Найти (Home → Sort & Filter → Find) или просто используйте сочетание клавиш <Ctrl>+<F>.

На экран выводится диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace) (рис. 3.14).

2.Наберите искомый текст в поле Образец (Find What) и затем задайте остальные параметры поиска, которые хотите использовать.

o Образец (Find What) — текст, который вы ищите.

oПоиск в (Look In) — позволяет выбрать между поиском во всей таблице или в одном поле.

121

Рис. 3.14. Диалоговое окно Поиск и замена — отличное средство охоты за потерянной информацией

oСовпадение (Match) — позволяет определить, должны ли значения полностью совпадать с образцом. Используйте значение Поле целиком (Whole Field) для задания точного совпадения. Используйте значение С начала поля (Start of Field), если вы хотите найти совпадения с начальной частью поля (например, "bowl" (шар) и "bowling" (боулинг)), или значение С любой частью поля (Any Part of Field), если хотите найти искомый текст в любом месте поля (в этом случае "bowl" совпадает с "League of extraordinary bowlers" (лига выдающихся игроков в боулинг)).

oПросмотр (Search) — задает направление просмотра записей программой Access:

Вверх (Up), Вниз (Down), Все (All).

oС учетом регистра (Match Case) — если флажок установлен, находятся только те совпадения, в которых совпадают заглавные и строчные буквы. Поэтому строка "банан" не совпадает со строкой "БАНАН".

oС учетом формата полей (Search Fields as Formatted) — установка этого флажка означает, что программа Access ищет значение, совпадающее с форматом значения (образца) на листе данных. Например, число 44 может отображаться в поле с денежным типом данных как $44.00. Если вы ищете 44, то всегда найдете его. Но если вы ищете форматированное представление $44.00, то найдете совпадение только если установлен флажок С учетом формата полей. В очень больших таблицах (с тысячами записей) поиск может идти быстрее, если сбросить данный флажок.

Примечание

Если вы сбрасываете флажок С учетом формата полей, следует выбрать поиск в одном поле в параметре Поиск в (Look In). Если же поиск ведется во всей таблице, нужно искать форматированные значения.

3. Щелкните мышью кнопку Найти далее (Find Next).

Программа Access начнет поиск с текущей позиции. Если вы применяете стандартное направление поиска (Вниз), Access перемещается слева направо в текущей записи, а затем переходит от записи к записи от начала таблицы к концу, пока не найдет совпадение.

Когда программа Access находит совпадение, она выделяет его цветом. Вы можете щелкнуть мышью кнопку Найти далее (Find Next) для поиска следующего совпадения или кнопку Отмена (Cancel) для прекращения поиска.

122

Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена

Это средство поиска, которое действует как мощное средство (но иногда опасное) корректировки записей.

При первоначальном выводе на экран диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace) отображает вкладку Поиск (Find). Но вы можете щелкнуть кнопкой мыши вкладку Замена (Replace), чтобы иметь возможность найти конкретные значения и заменить их другим текстом. У операции замены те же параметры, что и у операции поиска за исключением дополнительного поля Заменить на (Replace With), предназначенного для ввода замещающего текста.

Самый безопасный способ замены — щелкнуть мышью кнопку Найти далее (Find Next) и перейти к следующему найденному совпадению, В этот момент вы можете посмотреть найденное совпадение и убедиться в том, что вы действительно хотите откорректировать его, а затем щелкнуть мышью кнопку Заменить (Replace) для корректировки найденного совпадения и перехода к следующему. Повторите эту операцию и внимательно проверьте всю таблицу.

Если вы похожи на неистового экстремала, обожающего затяжные прыжки с парашютом, и предпочитаете ходить по лезвию бритвы, можете использовать кнопку Заменить все (Replace All) для одномоментной замены всех найденных в таблице совпадений. Хотя эта процедура и до смешного быстра, но слегка рискованна. Операцию замены нельзя отменить (и команда Отмена (Undo) здесь не поможет, т. к. она отменяет только замену в одной записи), поэтому, если вы перестарались с заменой, легко отказаться от нее вам не удастся. Если вас все еще привлекает легкость операции Заменить все, создайте резервную копию вашей БД

(см. разд. "Создание резервных копий" главы 1), прежде чем идти дальше.

Усовершенствованное редактирование

В главе 1 вы познакомились с основными приемами редактирования, включая вставку, удаление и корректировку записей. Но у программы Access есть несколько более замечательных инструментов, которых вы еще не видели. В следующих разделах вы, как следует, освоите два замечательных и удобных средства программы Access — блок проверки орфографии и блок автозамены — и научитесь вставлять специальные символы в ваши поля.

Проверка орфографии

Проверка орфографии в программе Access почти точно такая же, как в других программах пакета Office, например, в Word, — в ней применяется тот же словарь, вылавливаются те же типы ошибок, и предоставляется возможность игнорировать нераспознанные элементы или добавлять их в словарь.

Разница заключается в том, что когда вы проверяете орфографию в Access, программа просматривает только текстовые поля и поля MEMO. Числа, даты и все остальное пропускаются. Конечно, в ваших таблицах наверняка есть текст, который вы не хотите проверять, например, имена, географические названия или названия товаров. У вас есть две возможности: можно проверить орфографию в одном поле, игнорируя все остальные, или начать проверку

123

орфографии всего листа данных, но при этом пропускать определенные поля по ходу проверки.

Вот как это делается.

1.Перейдите в поле, с которого вы хотите начать проверку орфографии.

Если вы хотите провести проверку всего листа данных, от начала до конца, перейдите в первое поле первой записи.

Если вы хотите проверить фрагмент листа данных, перейдите в то место, с которого хотите начать проверку орфографии. Помните о том, что когда программа Access дойдет до конца листа данных, она снова вернется в начало листа и продолжит проверку до тех пор, пока не просмотрит каждое поле во всех записях. (Конечно, есть возможность в любой момент отменить проверку орфографии.)

Если вы хотите проверить только одно поле, выберите его перед началом проверки, щелкнув кнопкой мыши заголовок столбца.

2.Выберите на ленте Главная → Записи → Орфография (Home → Records → Spelling) или просто нажмите клавишу <F7>.

Кнопка Орфография (Check Spelling) выглядит как маленький значок (галочка) с буквами ABC над ним.

Если вы проверяете в пределах листа данных, программа Access просматривает текущую запись и переходит от поля к полю слева направо. Когда запись проверена, программа переходит к следующей записи и повторяет процесс. Если вы выбрали один столбец, Access просматривает значения только в этом поле сверху вниз.

После завершения проверки орфографии диалоговое окно сообщает о том, что все ваши данные проверены. Если ваша таблица прошла успешно проверку орфографии, это диалоговое окно — единственное получаемое вами известие о выполненной операции. С другой стороны, если программа Access обнаруживает возможные орфографические ошибки в процессе проверки, она выводит на экран окно Орфография (Spelling) (рис. 3.15), отображающее слово, ставшее камнем преткновения, и список вариантов замены.

Рис. 3.15. Когда программа Access обнаруживает слово, как ей кажется написанное с ошибкой, то выделяет его цветом. В отличие от программы Word, Access не разрешает редактировать файл БД, пока активно окно Орфография. Вы можете либо щелкнуть кнопкой мыши один из вариантов замены в окне Орфография — например, щелкнуть мышью кнопку Заменить для замены слова с ошибкой на первый предлагаемый для замены вариант — либо отменить проверку орфографии

124

Окно Орфография содержит много вариантов корректировки. Если блок проверки орфографии жалуется на слово, в котором действительно допущена ошибка, у вас есть три возможных варианта.

■Исправить его немедленно. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вариантов и затем щелкните мышью кнопку Заменить (Change) для замены слова с ошибкой правильно написанным словом. Вы также можете дважды щелкнуть кнопкой мыши выбранный вариант, эффект будет такой же.

Исправить его везде. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вариантов и затем щелкните мышью кнопку Заменить все (Change All) для замены слова с ошибкой правильно написанным словом. Если программа Access во время проверки орфографии найдет ту же ошибку где-нибудь еще на вашем листе данных, она автоматически повторит замену, не предупреждая вас о возникшей проблеме.

■Исправлять его всегда. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вариантов

изатем щелкните мышью кнопку Автозамена (AutoCorrect). Access вносит изменение в это поле и во все другие вхождения слова с такой же ошибкой. Кроме того, программа добавит сведения о замене в список автозамены (описанный в разд. "Автозамена" далее в этой главе). Если вы введете это нераспознанное слово в другую запись (или даже в другую таблицу), Access автоматически откорректирует ваш ввод. Этот вариант очень полезен, если обнаружилась ошибка, которую вы часто допускаете.

Сдругой стороны, если блок проверки орфографии жалуется на слово, которое вы не хотите заменять, у вас есть дополнительные возможности для выбора следующих вариантов.

■Кнопка Пропустить (Ignore) пропускает данное слово, и проверка орфографии продолжается. Если программа Access найдет то же слово где-то еще в вашей электронной таблице, она снова предложит вам исправить его.

■Кнопка Пропустить все (Ignore All) пропускает данное слово, и проверка орфографии продолжается. Если Access найдет это таинственное слово где-то еще в вашей таблице, оно будет пропущено. Кнопку Пропустить все можно использовать для того, чтобы заставить программу игнорировать слова, которые вы не хотите исправлять, например, имя и фамилию человека.

■Кнопка Пропустить поле (Ignore Field) игнорирует любые ошибки в заданном поле до конца процесса проверки орфографии. Этот путь удобен для исключения из проверки полей, содержащих множество имен, географических названий или названий для того, чтобы не терять время на повторяющиеся просмотры искусственных вариантов замены, предлагаемых блоком проверки орфографии.

■Кнопка Добавить (Add) добавляет слово в вспомогательный орфографический словарь. Этот шаг важно совершить, если вы планируете продолжать использовать слово на этом листе данных и на многих других. (Название компании — это важный вклад во вспомогательный орфографический словарь.) Программа Access не только пропустит любые вхождения этого слова, но и при обнаружении в поле похожего, но слегка отличающегося слова включит слово из вспомогательного словаря в свой список вариантов для замены, позволяя вам быстро устранить мелкие опечатки.

■Кнопка Отмена (Cancel) полностью прекращает процесс проверки орфографии. После этого вы можете откорректировать поле и продолжить проверку позже.

125

Примечание

Все приложения пакета Office, установленные на вашем компьютере, совместно используют один и тот же вспомогательный орфографический словарь. Если вы добавите слово в программе Access, а затем выполните проверку орфографии в программе Word, это слово успешно пройдет проверку. Это удобство, экономящее время до тех пор, пока вам не изменяет чувство меры и вы добавляете слова, которые действительно имеют отношение к делу.

Параметры проверки орфографии

Вы можете управлять процессом проверки орфографии с помощью нескольких понятных параметров. Для задания этих параметров (или их просмотра) выберите кнопку Office, a затем кнопку Параметры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного диалогового окна. Далее выберите строку Правописание (Proofing) в списке слева (рис. 3.16). Эту же страницу параметров можно найти, если щелкнуть мышью кнопку Параметры (Options) в окне Орфография (Spelling) во время проверки орфографии.

Рис. 3.16. Параметры проверки орфографии позволяют задать язык и несколько других установок. Все они зависят от выбранного для проверки языка; в последнем раскрывающемся списке окна показан язык, используемый в настоящий момент

126

Далее приведены самые распространенные параметры проверки орфографии. Пропускать слова из прописных букв (Ignore words in UPPERCASE). Если этот флажок установлен, программа Access не проверяет слова, состоящие из прописных букв (что полезно, если ваш текст содержит много акронимов).

Пропускать слова с цифрами (Ignore words that contain numbers). Если установить этот флажок, Access не проверяет слова, содержащие цифровые символы, например, Sales43 или Н31Ю. Если вы не установили этот флажок, программа проверяет эти данные и помечает их как содержащие ошибки до тех пор, пока вы не добавите их по вспомогательный словарь.

Пропускать адреса Интернета и имена файлов (Ignore Internet and file addresses). Если установлен этот флажок, программа Access игнорирует слова, кажущиеся именами файлов (например, c:\Documents and Settings) или адресами Web-сайтов (например, http://FreeSweatSocks.com).

Рис. 3.17. Вверху: с помощью диалогового окна Вспомогательные словари вы можете удалить текущий вспомогательный орфографический словарь, добавить новые или отредактировать список слов вручную. Внизу: если щелкнуть мышью кнопку Изменить список слов, на экран выводятся все слова из файла custom.dic. Вы можете вставить новые слова или удалить те, которые больше не используются

127

■Помечать повторяющиеся слова (Flag repeated words). Этот параметр находит ошибки, если вы случайно повторили одно и то же слово дважды, например "это это".

■Прописные с надстрочными знаками (Enforce accented uppercase in French). Заставляет применять во французских словах диакритические знаки, которые они должны иметь, даже в случае прописных букв (у которых они выглядят странно). Англоговорящим (как и русскоговорящим) людям не стоит беспокоиться о задании этого параметра.

■Предлагать только из основного словаря (Suggest from main dictionary only). Когда установлен этот флажок, блок проверки орфографии не использует слова из вспомогательного словаря как варианты для замены, если находит незнакомое слово. Но он принимает слова, совпадающие со словами, включенными во вспомогательный словарь.

Вы также можете задать файл, который программа Access применяет для хранения слов вспомогательного словаря — незнакомых программе слов, которые вы добавляете в словарь во время проверки орфографии, Для этого щелкните мышью кнопку Вспомогательные словари (Custom Dictionaries), которая выводит на экран одноименное диалоговое окно (рис. 3.17).

Примечание

Вспомогательные словари хранятся на вашем жестком диске в разделе, отведенном для каждой учетной записи. Например, если вы зарегистрировались в системе под именем пользователя Dan_Quayle (Дэн_Кейл), то, вероятно, найдете вспомогательный словарь в папке C:\Documents and Settings\Dan_Quayle\Application Data\Microsoft\UProof. Один из побочных эффектов этой системы состоит в том, что вспомогательные словари не могут использовать два человека, зарегистрировавшиеся с разными именами на одном компьютере (пока вы не добавите вручную словарь другого пользователя в диалоговое окно Вспомогательные словари).

Автозамена

Когда вы вводите текст в поле, операция автозамены (AutoCorrect) подчищает за вами, исправляя строчные буквы на прописные и обычные орфографические ошибки. Автозамена — настолько умное средство, что вы даже можете не знать о ее неусыпном контроле каждого вашего движения. Для того чтобы оценить это волшебство, проанализируйте поведение, похожее на следующее.

■Если вы набираете ПРивет, автозамена изменяет набор на Привет.

■Если вы набираете friday (пятница), автозамена изменяет слово на Friday.

■Если предложение начинается со строчной буквы, автозамена заменяет ее прописной.

■Если вы перепутали местами буквы в обычном слове (например, набрали этто вместо этот или слово teh вместо артикля the), автозамена заменит набранное слово корректным вариантом.

■Если вы случайно нажали клавишу <Caps Lock> и затем набрали дЖОН сМИТ, хотя на самом деле хотели набрать Джон Смит, программа Access не только исправит ошибку, но и отключит режим Caps Lock.

По большей части автозамена безвредна, а иногда и полезна, т. к. избавляет вас от мелких опечаток в большом отчете. Но если вам нужно ввести слова с необычным сочетанием строчных и прописных букв или у вас возникло заурядное желание восстать против стандартов английского языка, некоторые или все действия автозамены можно отключить.

Для установки параметров автозамены выберите кнопку Office, а затем кнопку Параметры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного диалогового окна. Далее

128

выберите строку Правописание (Proofing) в списке слева. На странице с параметрами в правой части окна щелкните мышью кнопку Параметры автозамены (AutoCorrect Options).

Большинство установочных параметров содержит пояснительную информацию, и их можно отключить, сбросив флажки. На рис. 3.18 поясняется использование параметра Заменять при вводе (Replace text as you type), который предназначен не только для исправления ошибок.

Рис. 3.18. Под флажком Заменять при вводе располагается длинный список символов и обычно набираемых с опечатками слов (левый столбец), которые программа Access автоматически заменяет другим текстом (представленным в правом столбце). Что если вы хотите, чтобы символ авторского права был представлен как буква в скобках? Можно удалять отдельные корректировки (выбрать нужную и щелкнуть мышью кнопку Удалить) или откорректировать замещающий текст. Вы также можете добавить собственные правила. Возможно, вы хотите заставить программу Access при наборе символов "PEDS" вставлять текст "Patented Electronic Seltzer Delivery System" (Запатентованная электронная система подачи газированной воды). Просто наберите текст в полях заменять и на, как показано на рисунке, и щелкните мышью кнопку

Добавить

Совет

Параметры более тонкой настройки можно использовать, нажав кнопку Исключения (Exceptions) для задания случаев отказа программы Access от применения автозамены. При щелчке мышью этой кнопки на экран выводится диалоговое окно Исключения при автозамене (AutoCorrect Exceptions) со списком исключений. В этот список включены аббревиатуры, содержащие точку, но не требующие применения прописных букв (например, стр.), и слова, в которых разрешается смешивать строчные и прописные буквы (например, WordPerfect).

Специальные символы

Текст порой состоит не только из букв, цифр и знаков пунктуации. Существуют специальные символы, которые нельзя просто набрать на вашей клавиатуре. Примером может служить

129

знак авторского права (©), который вы вставляете, набрав текст (С) и предоставив возможность автозамене выполнить свою работу. Другие символы, такие как греческая буква тэта (Ө), не так легко доступны. Для использования такого символа вам понадобится утилита Таблица символов (Character Map).

Таблица символов, часто игнорируемое средство, позволяет увидеть все символы, входящие в шрифт. Это большое подспорье для выискивания необычной буквы "е" с надстрочным знаком и других неанглийских символов.

Примечание

Другие приложения пакета Office, такие как Word и Excel, предлагают гораздо больше специальных символов для использования. Они поддерживают все разновидности шрифтов, включая стильный шрифт Wingdings, поставляемый с ОС Windows и содержащий пиктограммы. У программы Access более строгий стиль работы. Программа принимает только обычные стандартные символы, поддерживаемые в любом шрифте. БД хранят неформатированные данные и, следовательно, текстовые поля не содержат подробностей, касающихся шрифта и форматирования. Исключение составляет редко применяемый в полях Memo текст RTF (см. разд. "Форматированный текст" главы 2).

Далее объясняется, как применять утилиту Таблица символов для вставки специальных символов.

1.Щелкните мышью кнопку меню Пуск (Start) и выберите команду Выполнить (Run).

Утилита Таблица символов — это составная часть ОС Windows, а не программы Access. В результате запускать ее нужно вне Access.

2.В диалоговом окне Выполнить введите charmap и щелкните мышью кнопку ОК. На экране появится окно Таблица символов (рис. 3.19).

3.В списке Шрифт (Font) выберите шрифт Calibri.

Нет необходимости использовать экзотический шрифт, поскольку программа Access не поддерживает его. Но, даже применяя любой обычный шрифт, включая Arial, Times и Tahoma. можно найти поддерживаемые специальные символы. Calibri — это стандартный шрифт, который программа Access использует для отображения информации на листе данных, если вы не изменяли настройку (как описано в примечании "Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных" в разд. "Форматирование листа данных "ранее в этой главе).

4.Прокручивайте набор символов до тех пор, пока не найдете тот, который нужен вам. Если вам требуется буква из другого языка, ищите настойчивее — вы почти наверняка найдете ее. Если вам хочется чего-то более экзотического и вы не можете найти это, вероятно, удача от вас отвернулась. И вам придется использовать обычный текст.

5.Дважды щелкните кнопкой мыши найденный символ.

Он появится в поле Для копирования (Characters to copy) в нижней части окна Таблица символов. Вы можете повторять шаги 4 и 5 столько раз, сколько нужно для копирования разных символов в строку.

6.Щелкните мышью кнопку Копировать (Сору).

ОС Windows копирует символы из поля Для копирования в буфер обмена. 7. Перейдите снова в окно программы Access.

130