5. Регистрация и хранение договоров

5.1. Договоры оформляют те структурные подразделения (должностные лица) администрации города, которые осуществляют функции по их исполнению. На данные структурные подразделения возлагается обязанность по предоставлению копий заключенных договоров всем заинтересованным структурным подразделениям администрации города и другим лицам по их запросу с разрешения руководителя структурного подразделения.

5.2. Регистрация договоров осуществляется в соответствии с Регламентом работы с документами в системе электронного документооборота администрации города Коряжмы и технологической схемой (алгоритмом) процесса регистрации и согласования проектов документов в системе электронного документооборота администрации города Коряжмы, утвержденными распоряжением Мэра города от 29.11.2006 № 157в «Об организации работы с документами в системе электронного документооборота администрации города Коряжмы» (в редакции распоряжения Мэра города от 31.07.2007 №108в) (далее - Регламент).

5.3. Дополнительные соглашения об изменении, дополнении, расторжении договора и т. д., завизированные в заинтересованных структурных подразделениях и подписанные уполномоченным лицом в порядке, установленным настоящим Положением, подшиваются к соответствующему договору и размещаются в системе «Дело» в соответствии с Регламентом.

5.4. Подлинные экземпляры договоров передаются: один - контрагенту, другой - в управление организационно-правовой и кадровой работы для хранения.

При этом подлинные экземпляры договоров о приобретении (продажи) недвижимости, хозяйственного ведения и оперативного управления, аренды земельных участков и муниципального имущества, свидетельства о государственной регистрации и другие правоустанавливающие документы хранятся в управлении муниципального хозяйства и градостроительства администрации города.

Срок хранения оригинала договора со всеми документами, прилагаемыми к нему, составляет 3 (три) года с даты окончания срока исполнения взаимных обязательств по договору.

Копия договора со всеми приложениями к нему остаётся у структурного подразделения – исполнителя для осуществления контроля за исполнением взаимных обязательств сторон по договору, вторая копия договора со всеми приложениями к нему направляется в финансовое управление (отдел бухгалтерского учёта и отчётности) администрации города для исполнения денежных обязательств, а копия муниципального контракта дополнительно направляется в управление экономического развития и торговли администрации города.

Ответственным структурным подразделением за рассылку договоров является общественная приемная администрации города.

5.5. Государственную регистрацию сделок с недвижимым имуществом осуществляет управление муниципального хозяйства и градостроительства администрации города.

6. Прием исполненных обязательств по договору

6.1. Исполнение договора или отдельных его обязательств фиксируется подписанием сторонами документа (акт, накладная и т.п.) о выполненных работах, поставленных товарах, оказанных услугах, проведенных расчетах и т.д. (далее – акт выполненных работ).

6.2. В случаях, когда исполнение договора или отдельного обязательства по договору фиксируется актом выполненных работ, структурное подразделение – исполнителя проверяет соответствие выполненных обязательств условиям договора и составляет соответствующий акт выполненных работ либо рассматривает акт, представленный контрагентом.

При отсутствии договора, подписанного уполномоченными представителями обеих сторон, акты выполненных работ (оказанных услуг) не согласовываются и не подписываются.

6.3. Акты выполненных работ должны быть составлены в трех экземплярах: первый экземпляр передается контрагенту, второй – в структурное подразделение – исполнителя, третий – в финансовое управление (отдел бухгалтерского учёта и отчётности) администрации города.

Структурное подразделение – исполнителя несет ответственность за соответствие объемов выполненных работ, предоставленных актов утвержденной проектно-сметной документации, правильность применения коэффициентов перерасчета сметной стоимости в текущие цены, наличие документального подтверждения прочих работ и затрат, включенных в акт выполненных работ.

Акт выполненных работ подписывается уполномоченным на то должностным лицом после подтверждения объемов выполненных работ.

Ответственность за соответствие объемов выполненных работ несет лицо, подписавшее акт выполненных работ.

6.4. Структурное подразделение – исполнителя передает в отдел бухгалтерского учёта и отчётности администрации города: счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные, справки о стоимости выполненных работ и иные документы, подтверждающие исполнение контрагентом обязательств по договору в течение трёх рабочих дней с момента подписания соответствующих документов.

К документам прилагаются заявки на прием платежа к исполнению за подписью руководителя структурного подразделения, в случае его отсутствия по уважительной причине (командировка, отпуск, болезнь), заявка подписывается лицом, его заменяющим, с указанием причины отсутствия руководителя.

При наличии в актах выполненных работ прочих затрат, не учтённых индексами, но включенных в сметную стоимость работ, необходимо документально обосновать их стоимость.

К актам выполненных работ представляются бухгалтерские справки по затратам, сметы, калькуляции, заверенные копии первичных документов и иные документы, подтверждающие данные работы и затраты.

6.5. В течение трёх дней с даты получения документов отдел бухгалтерского учёта и отчётности администрации города осуществляет проверку документов на предмет соответствия представленных документов условиям заключённого договора.

В случае несоответствия представленных документов условиям договора, а также представления неполного комплекта документов, документы возвращаются в структурное подразделение – исполнителя с указанием причин возврата.

6.6. Оплата по договорам осуществляется отделом бухгалтерского учёта и отчётности администрации города либо через лицевой счёт, открытый в финансовом управлении администрации города в соответствии с утверждённым в установленном порядке регламентом, либо через лицевой счёт, открытый в органах федерального казначейства.