17 Цели и задачи внедрения электронного документооборота в организациях

 

Внедрение СЭД (сэд - системы электронного документооборота) позволяет решить несколько задач и достигнуть определенных целей.

Основными целями проекта по внедрению СЭД обычно ставятся достижение следующих ориентиров:

1. Повышение управляемости компанией. Другими словами, первоочередными задачами внедрения СЭД являются:

·          Обеспечение единого хранилища документов с соответствующими политиками безопасности доступа

·          Предоставление следующей информации:

·          какие документы обрабатываются в компании

·          в какие сроки это происходит, нельзя ли их сократить

·          Повышение исполнительской дисциплины

·          Оперативный контроль конкретных заданий (контролеры поручений должны всегда быть в курсе текущего состояния дел, без дополнительных совещаний и звонков)

·          Предоставление аналитической информации (текущей статистики работы) оперативно и качественно (без искажения):

·          объем обрабатываемых документов

·          время, затрачиваемое каждым исполнителем / подразделением;

и т.п.

Сокращение времени на внедрение управленческих решений

Сокращение времени согласования приказов, распоряжений и т.п.

Контроль исполнения приказов и т.п.

2. Повышение качества работы компании. Первоочередными задачами внедрения СЭД становятся:

·          Сокращение времени согласования документов

·          Сокращение времени обработки документов за счет сокращения времени на:

·          Создание документов (шаблоны)

·          Передачу документов между сотрудниками в процессе коллективного редактирования документов

·          Подготовка отчетов по заданиям и передача отчетов контролерам

·          Сокращение времени поиска документов

·          Сокращение вероятности утери документов

3. Повышение эффективности работы компании

Т.е. обеспечение возможности при использовании тех же ресурсов обрабатывать больше запросов. Соответственно, внедрение СЭД позволяет решить задачи по сокращению трудозатрат текущего персонала за счет переложения части их функций на систему автоматизации.

18 Система «Lotus-Notes»: назначение, реализуемые задачи документооборота, архитектура

Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes/Domino) — программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware). Производится компанией IBM Lotus Software, входящей в компанию IBM Software Group.

Основные функции, входящие в базовую поставку Lotus Notes/Domino версии 7.0.2:

·          среда исполнения приложений автоматизации групповой деятельности

·          криптозащита (шифрование и электронная подпись)

·          клиент электронной почты

·          сервер приложений

·          почтовый сервер

·          групповой календарь, планировщик задач

·          клиент среды обмена мгновенными сообщениями (Instant messenger) Lotus Sametime (сервер Sametime является самостоятельным продуктом)

·          веб сервер — для предоставления доступа к приложениям Lotus Notes через браузер

·          LDAP сервер

·          репликация — синхронизация между дистанционно удалёнными экземплярами баз данных

·          службы интеграции данных Domino Enterprise connection services (DECS)

Lotus Notes является платформой для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов. Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложноструктурированными данными и неформализованными динамическими процессами. В составе программного продукта содержатся только базовые функции, позволяющие организовывать работу распределённых рабочих групп и создавать приложения автоматизации процессов, поэтому Lotus Notes некорректно считать законченной системой автоматизации деятельности предприятия (так же как, например, не может считаться бухгалтерской системой MS SQL сервер). Lotus Notes — платформа для таких приложений. Системы электронного документооборота и другие законченные решения на платформе Lotus Notes/Domino разрабатывают и распространяют сторонние производители ПО.