Поточное сканирование документов в центре сканирования осг

«Ретроспективная конверсия» («Ретроконверсия») — именно так называется трудоемкий, но необходимый для формирования электронного архива документов (е-Архив) процесс перевода документов бумажного архива или библиотеки в электронный вид.

Сканирование документов происходит чаще всего в центре сканирования ОСГ, но при необходимости процесс оцифровки документов может быть налажен и в месте хранения архива на территории клиента.

В наиболее распространенном варианте сотрудничества после архивной подготовки документов курьеры ОСГ забирают ваши документы и доставляют транспортом ОСГ в центр сканирования. Затем квалифицированный персонал компании при помощи самой современной специализированной техники производит сканирование и распознавание документов, и в итоге создают цифровые копии оригиналов ваших документов в любом из форматов: TIFF, PDF или JPG. Полученные файлы можно записать на диск, карту памяти или другой носитель.

Сканирование документов с распознаванием текста и поиск по ключевым словам

В дополнение к услуге сканирования документов мы предлагаем воспользоваться нашей системой оптического распознавания символов (OCR), которая позволит автоматически извлечь точные данные из заполненных форм, распознает не только машинописный текст, но и написанный «от руки» и даже штрих-коды. Заказывая услуги сканирования и распознавания текста документов вы создаете основу для увеличения производительности и эффективности работы вашего персонала за счет ускорения документооборота. Немалую долю прироста эффективности при этом составляет появляющаяся при распознавании документов возможность поиска документов по ключевым словам. Сам по себе такой поиск в разы ускоряет работу с документами и это — только часть преимуществ вашей новой системы хранения документов!

Отсканируем любое количество документов — даже весь архив!

Сканирование большого количества текстовых и других документов — специализация компании ОСГ. Мы произведем сканирование архивных документов архива любого объема, отсканируем каждый документ, который Вы хотите поместить в электронный архив (e-Архив), даже если этих документов тысячи, сотни тысяч, миллионы…

Благодаря этому у ваших сотрудников появится круглосуточный ежедневный онлайн доступ ко всей оцифрованной документации из любого места при наличии выхода в Интернет. Оцифровка и распознавание документов освободят ваш офис от лишних бумаг и чем больше документов будет обработано, тем заметнее эффект.

Преимущества сканирования документов с осг:

• Высокая скорость и аккуратность обработки — обеспечивается качественным потоковым сканированием

• Сканирование любого количества документов

• Низкая себестоимость сканированной копии

• Удобная передача оцифрованных документов через сеть Интернет или на дисках

• Возможность сканирования документов больших форматов

• Возможность сканирования многостраничных документов

• Оцифровка применима для любых договоров, приказов, бухгалтерских, медицинских документов

• Возможность извлекать данные из форм

• Освобождение офисного пространства от завалов бумажных документов

• Возможность сканирования любых документов для создания e-Архива

• Хранящиеся в ОСГ бумажные документы всегда можно отсканировать

• Предоставляется место хранения документов после их оцифровки

• Конкурентная стоимость сканирования документов

• Возможность перевода технической документации (чертежей) в электронный вид

Архивная опись и индексация документов

Для любого бизнеса очень важно хранить постоянно растущее число документов в архиве в идеальном порядке. Опись документов в архив является одним из главных секретов поддержания оперативности работы, позволяющим экономить время и силы на поисках различной документации. Четкая каталогизация и индексация документов позволит Вам быстро находить и получать отдельные архивные единицы. Экспертные услуги по каталогизации и индексации документов, оказываемые ОСГ, позволят Вам профессионально организовать ваш архив независимо от его размера. Опись для архива составляется с целью создания систематизированного перечня единиц различных документов.

ОСГ проведет опись документов для архива и превратит его в ценный ресурс

Архивная опись дел, необходимая для каталогизации и реорганизации ваших файлов в логическом порядке, производится специалистами ОСГ с использованием технологии штрихового кодирования. Важная информация о файлах (дата, тема, отдел и краткое описание) вводится в новую базу данных. Опись архивных документов для Вас будет означать быстрый поиск и получение отдельных файлов одним щелчком мыши. ОСГ превращает Ваш архив в ценностный ресурс, позволяющий Вашей компании вести дела более эффективно. Архивная опись значительно упрощает работу всей организации.

Опись документов в архив - услуга невероятно полезная, особенно если Вы впервые передаете ваши бумажные документы в центр безопасного хранения ОСГ. Наша большая команда специалистов занесет в каталог и проиндексирует документы даже самых больших архивов в кратчайшие сроки.

Фотокаталогизация

Помимо описи документов в архив, ОСГ предлагает каталогизацию архива с фото. Мы делаем цифровые фотографии ярлыков / титульных страниц Ваших документов. Изображения размещаются в базе данных, после чего можно просматривать и заказывать их доставку. Это полезная услуга для рукописных документов, учет которых обычно сложен.

Архивная опись дел и индексация документов дает Вам множество преимуществ:

• Новая эффективная база данных

• Хранение важной информации

• Быстрый поиск и восстановление данных

• Предоставляется полный инвентарный перечень

• Исключается потеря файлов

• Работа с профессионалами ОСГ

• Скорость и точность обработки больших объемов данных

Курьерская доставка и вывоз документов

ОСГ имеет свою собственную курьерскую службу, которая собирает и доставляет Ваши документы и диски в любую точку мира. Наши водители носят униформу и удостоверения личности. Они хорошо обучены и осознают всю важность надежной и своевременной доставки Ваших документов и дисков. Документы сканируются при поступлении и при выдаче, поэтому Вы всегда знаете их точное местонахождение и получаете уведомления для проверки и подтверждения операций с ними.

Благодаря обширному автопарку современных грузовых автомобилей ОСГ, мы всегда готовы осуществить любые перевозки, начиная от одного документа и заканчивая целыми архивами, состоящими из миллионов файлов.

Ваши преимущества

• Заказ в режиме онлайн или по телефону

• Заказ любого объема документов

• Быстрое и надежное обслуживание

• Документы сканируются при поступлении и при выдаче

• Безопасность на высшем уровне

Внеофисное хранение документов

Различные нормативные акты и корпоративные процедуры предписывают необходимость долговременного хранения множества бумажных документов в архиве, например, договоров, личных дел, финансовых бумаг. Одни из наиболее распространенных — задачи хранения документов бухгалтерского учета и хранения кадровых документов.

Правила хранения бухгалтерских документов, документов налогового учета, в том числе сроки хранения денежных документов (накладных, счетов-фактур, актов, кассовых документов, документов строгой отчетности, т.е. так называемой «первички») регулируются законами РФ, приказами Росархива и варьируются. (см. также Программа управления кредиторской задолженностью) Кроме того, в определенный момент количество хранимых документов превращается в ощутимую проблему для многих государственных и коммерческих компаний, предприятий и организаций, сдерживая скорость движения документов и эффективность работы в целом, не говоря уже об увеличении стоимости затрат содержания архива.

До недавнего времени большинству компаний и организаций в такой ситуации приходилось отнимать площади под архив у дорогого офисного пространства, приходилось также самостоятельно заботиться о сохранности архива, обучении персонала подготовке документов к архивному хранению, систематизации и хранению документов. Несовершенные условия хранения документов, устаревшие технологии и текучка кадров замедляли поиск документов и становились частой причиной их утери. ОСГ предлагает компаниям современное альтернативное решение, которое позволяет уменьшить расходы и повысить эффективность — это организация архивного хранения документов.

Услуги по хранению документов, т.е. организация депозитарного хранения документов в специализированном архивном комплексе при постоянном контроле сроков и других условий хранения каждого из многочисленных видов документов — современное решение проблемы дорогостоящего содержания собственного архива для крупных компаний и компаний с большим документооборотом в бумажной форме.