Формирование элементов управления

Для создания отчета необходимо сформировать и разместить элементы управления в его макете в режиме конструирования. В режиме предварительного просмотра все эти элементы управления будут представлены в виде реальных заголовков, надписей, полей и рисунков.

Элементы управления отчетов те же, что и форм (см. Конструирование форм).

Обычно элемент управления должен быть связан с полем таблицы, которая лежит в основе отчета. С помощью связанного элемента управления можно вводить данные в поля таблиц или отображать их текущее значение и изменять его. Существует два способа сформировать связанные элементы управления:

1. Для автоматического формирования элемента управления, связанного с таблицей, лежащей в основе отчета, следует использовать Список полей. Для раскрытия окна со списком полей выберите команду Список полей в меню Вид или соответствующую кнопку панели инструментов. Из списка полей в отчет перетащите выбранное поле. Установите левый верхний угол курсора мыши в том месте, где должен появиться левый верхний угол элемента управления и отпустите его. Для каждого поля, выбранного из списка полей, формируется связанный элемент управления.

2. Для связи уже имеющегося элемента управления с полем таблицы необходимо установить значение свойства Данные. Раскройте окно свойств соответствующего элемента управления. Затем щелкните в строке Данные. Выберите из раскрывающегося списка имя поля таблицы, с которым должен быть связан элемент управления.

Для вызова окна свойств выделите элемент, свойства которого вы хотите настроить, войдите в меню Вид и выберите команду Свойства.

Формирование вычисляемых элементов управления

В таком элементе управления содержатся значения, вычисляемые на основе данных из полей таблицы, лежащей в основе отчета. Вычисления производятся в соответствии с выражением, которое задано в ячейке Данные окна свойств при определении свойств элемента управления.

Если ACCESS автоматически должен формировать значение для определенного поля, используйте вычисляемый элемент управления. Для формирования вычисляемого элемента управления сначала необходимо добавить в макет отчета текстовое поле с помощью инструмента Поле панели элементов. Затем щелкните в этом текстовом поле. Курсор мыши превратится в маркер вставки. Введите соответствующее выражение.

Внимание! Соблюдайте следующие правила синтаксиса выражений: каждое выражение должно начинаться знаком равенства (=). Каждое имя, которое вы будете использовать в выражении, заключается в квадратные скобки [ ]. Если в выражении используется текст, то он должен быть заключен в кавычки. Можно сформировать вычисляемый элемент с помощью Конструктора выражений.

Проведение вычислений в отчете

Вы можете использовать групповую функцию для вычислений по группе записей, задав выражение, в котором будет вычисляться ее значение. В зависимости от того, в какую область отчета вы поместите эту функцию, будет определено ее результирующее значение: для соответствующей группы записей или для всех записей, используемых при формировании отчета.

Для вычисления значения функции для группы записей данных поместите ее в заголовок или примечание группы. Для вычисления значения функции для всех записей поместите ее в заголовок или примечание отчета.

Сначала необходимо добавить в соответствующую область макета отчета текстовое поле с помощью инструмента Поле. Затем вызовите окно свойств соответствующего элемента управления. В поле свойства Данные введите соответствующее выражение с использованием нужной групповой функции, например,

=SUM([Количество] * [Цена])