6. Работа с большими таблицами и базами данных

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Причём:

• столбцы списка становятся полями базы данных, а их заголовки - именами полей, поэтому:

• заголовки столбцов должны находиться в первом столбце списка, поскольку они используются системой Microsoft Excel при составлении отчетов, поиске и организации данных;

• шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных;

• для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии;

• каждая строка списка преобразуется в запись данных, поэтому:

• список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные;

• перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку;

• не следует помещать пустую строку между заголовками и первой строкой данных;

• на листе рекомендуется помещать только один список, так как некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно;

• между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец, что позволит Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений;

• для упрощения идентификации и выделения списка в самом списке не должно быть пустых строк и столбцов;

• важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Чтобы произвести сортировку, выполняют команду «Сортировка» меню «Данные». При этом появляется окно «Сортировка диапазона», которое позволяет задать вариант сортировки. Например, можно отсортировать список сотрудников в соответствии с качественной оценкой их роста (Высокий, Средний, Низкий). Для этого нужно вызвать два окна: «Сортировка диапазона» и «Параметры сортировки» последнее окно и вызывается кнопкой «Параметры». Используя их, можно полностью описать вариант сортировки, указав:

• как расположен список (в строках или в столбцах);

• есть ли у списка заголовок;

• вариант сортировки (обычная или специальная в соответствии с одним из внутренних списков системы);

• конкретный столбец (строку) и направление сортировки (по возрастанию или убыванию) для каждого из возможных трёх уровней сортировки.

Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем (от 1 до 9, от А до Я) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А) порядке. По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком, следует использовать пользовательский порядок сортировки. Такой порядок сортировки также применяется, если требуется отсортировать список в другом, особом порядке. Например, если в одном из столбцов списка содержатся значения: «Низкий», «Средний» или «Высокий», то можно создать такой порядок сортировки, что строки, содержащие «Низкий», будут первыми, «Средний» — вторыми и «Высокий» — последними. Чтобы это произошло, должен быть внутренний список системы, включающий в себя эти слова. Если его нет, то он создаётся с помощью вкладки «Список» команды «Параметры» меню «Сервис». На изображенной здесь вкладке к стандартным спискам добавлены два новых. Новый внутренний список можно создать, введя его значения в окно «Добавление списка» или указав адрес существующего списка в окне «Импорт списка из ячеек» и нажав на кнопку «Добавить».

При сортировке текста значения сравниваются посимвольно слева направо. Например, если в ячейке содержится текст "A100", то после сортировки она будет находиться после ячейки, содержащей "A1", и перед ячейкой, содержащей "A11". При сортировке по возрастанию в Microsoft Excel используется следующий порядок (при сортировке по убыванию этот порядок заменяется на обратный за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка):

• числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного,

• текст, в том числе содержащий числа, сортируется в следующем порядке:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (пробел) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я,

• логическое значение ЛОЖЬ предшествует значению ИСТИНА,

• все ошибочные значения равны,

• пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

Система позволяет отображать только ту часть списка, которая удовлетворяет определённым условиям, для этого можно использовать автофильтр или расширенный фильтр. Для создания автофильтра:

• Выделите те столбцы (строки), для которых проверяются условия.

• Выполните команды: «Фильтр» и «Автофильтр» меню «Данные», при этом рядом с заголовками выделенных столбцов появляются кнопки со стрелками. Если не был выделен ни один столбец, то кнопки появятся рядом со всеми заголовками. Чтобы убрать эти кнопки, снова выполняют команды: «Фильтр» и «Автофильтр» меню «Данные».

Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные, и выберите это значение в списке.

Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, вызовите окно «Пользовательский автофильтр», нажав на кнопку со стрелкой, а затем выбрав пункт «Условие».

Чтобы снять фильтр со списка, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите пункт «Все».

Примечания:

• Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

• Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.

• С помощью команды «Авто-фильтр» на столбец можно наложить до двух условий. Используйте расширенный фильтр, если требуется наложить три или более условий.

• Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному условию отбора, в окне «Пользовательский авто-фильтр» выберите необходимый оператор сравнения в первой группе полей под надписью «Показать только те строки, значения которых:» и значение для сравнения справа от него.