Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятиям «таможенная услуга», «государствен­ная таможенная услуга», в чем их сущностное отличие?

2. Охарактеризуйте основные элементы структуры понятия «государс­твенная таможенная услуга» и их связи.

3. Что представляет собой административный регламент? Каким об­разом он может применяться в качестве инструмента управления тамо­женными услугами? Приведите примеры.

4. Дайте определения терминам: «маркетинг», «менеджмент», «стра­тегия», «стратегическое управление».

5. В чем сущность стратегического маркетинг-менеджмента?

6. Опишите основные процедуры формирования стратегии и ситуаци­онного выбора стратегических альтернатив. Приведите примеры.

11. Контроллинг как

интегративная функция

и инструментальная

среда управления

Основные тенденции изменения модели управления в государственной службе на основе контроллинга. Предпосылки разработки системы конт­роллинга в таможенных органах. Концептуальные основы и специфика контроллинга в таможенном деле. Контроллинг как технология управле­ния на основе знаний. Особенности и этапы внедрения контроллинга.

Вопросы

1. Формирование концепции государственного управления на основе конт­роллинга.

2. Предпосылки разработки системы контроллинга в таможенных органах.

3. Концептуальные основы контроллинга в таможенном деле.

4. Специфика контроллинга в таможенных органах.

5. Контроллинг как технология управления на основе знаний.

6. Особенности и этапы внедрения контроллинга.

Выводы.

Контрольные вопросы.

Рекомендуемая литература

1. Макрусев В. В. Основы системного анализа: учебник. М.: РИО РТА,

2006.

2. Макрусев В. В., Пауков А. А., Истомин А. Г. Системный анализ и управление: учебное пособие. - М.: РИО РТА, 2004.

3. Макрусев В. В. Основы системного анализа таможенного дела: направления, про­блемы, методология: монография. - М.: РИО РТА, 2001.

4. Фольмут Х. Й. Инструменты контроллинга от А до Я. - М.: Финансы и статистика, 1998.

1. Формирование концепции

государственного управления

на основе контроллинга

Наиболее перспективной концепцией управления, позволяю­щей решать многие задачи, стоящие перед управлением в государственной службе в обозримом будущем, является контроллинг. В качестве средств ее инструментальной реализации выступают технологии управления зна­ниями, или когнитивные технологии.

Термин «контроллинг» все чаще используется среди ученых и практи­ков в области экономики и управления предприятиями различных отраслей народного хозяйства. Данный термин зародился в Америке, в 60-70-е гг. XX в. перекочевал в Западную Европу, а затем в начале 90-х - в Россию и большинство стран Восточной Европы.

Понимание сущности контроллинга важно не только для развития те­ории управления, но и для правильной постановки системы контроллинга в организации.

Термин «контроллинг» в последнее время прочно вписался во все пе­редовые технологии управления предприятием. Во многих вузах курс кон­троллинга преподается экономистам всех направлений и специальностей. В то же время, при всей широте публикаций, посвященных концепции «контроллинга», среди исследователей до сих пор нет однозначного оп­ределения данного термина, в связи с чем возникает необходимость более подробного изучения его сущности.

Слово «контроллинг» (англ. controlling) образовано от глагола «to control», который можно интерпретировать двояко: в значении «управ­лять», «руководить», «распоряжаться»; и в значении «контролировать», «проверять» (что в англ. выражает также глагол «to check»). Это понятие пришло в русскоязычную среду из англоязычной транзитом, через немец­коязычную.

В силу проблематичности нахождения в других языках для термина «controlling» точного эквивалента, выраженного одним словом, в них этот термин не переводится, сохраняя первоначальное звучание, а нередко и на­писание. Принято считать, что англоязычный термин «controlling» наиболее полно отражает сущность концепции. Следует отметить, что в немецком языке существует отдельная семантическая позиция «kontrollieren» в значении «uberwachen - следить/наблюдать, nachprüfen - повторно проверять», поэтому «controlling» употребляется в несколько другом контексте.

Руководителями предприятий, незнакомыми с теорией и практикой контроллинга, сформировавшимися в западных странах, термин «конт­роллинг» воспринимается в значении контроля, в то время как более пра­вильно соотносить его со значением «управлять», «руководить». Однако данная позиция также не идентифицирует «контроллинг», так как управ­ление и руководство являются основными функциями менеджмента, но далеко не основными функциями контроллинга.

Многими российскими учеными справедливо отмечается, что кон­троллинг ошибочно отождествлять только с контролем. Схожую мысль высказывают западные идеологи контроллинга.

Необходимость теоретического осмысления концепции контроллинга вызвана следующими причинами:

- контроллинг достаточно хорошо разработан в практическом (при­кладном) использовании;

- позиции исследователей, как показывают публикации, во многом сходны, и в то же время его идентификация в общетеоретическом плане у многих авторов различна;

- небольшим по меркам западных стран опытом применения на рос­сийских предприятиях и ограниченным кругом отечественных публика­ций;

- необходимостью применимости отдельных положений в связи с осо­бенностями российской экономики на современном этапе развития;

- разветвленностью функций контроллинга, встречающихся в содер­жательной части у разных авторов, которая позволяет неоднозначно трак­товать сущность концепции.

Контроллинг - это философия и образ мышления руководителей, ори­ентированные на эффективное использование ресурсов и развитие пред­приятия в долгосрочной перспективе.

Контроллинг - ориентированная на долгосрочное и эффективное раз­витие система информационно-аналитической, методической и инстру­ментальной поддержки руководителей предприятия по достижению пос­тавленных целей, обеспечивающая реализацию цикла управления по всем функциональным сферам и процессам посредством измерения ресурсов и результатов деятельности.

Из данного определения следует, что контроллинг, обеспечивая гра­мотное измерение ресурсов и результатов, осуществляет навигационную и сервисную функции. Его основные клиенты - руководители высше­го звена, руководители и специалисты функциональных подразделений предприятия.

В организационном плане контроллинг - структурное подразделение предприятия, осуществляющее функции контроллинга, определенные по­ложением о службе и должностными инструкциями.

Сущность контроллинга проявляется в его функциях. Основной функ­цией контроллинга является системная поддержка принятия решений ру­ководством предприятия по всем ключевым направлениям деятельности. Поддержка принятия решений выражается в предоставлении информации (консультировании) в форме аналитических записок с вариантами развития событий и возможных последствий от принятия того или иного решения. Функция поддержки принятия решений находится в непосредственной связи С другими функциями контроллинга: информационной и аналитической.

Особое значение приобретает контрольная функция контроллинга, основанная на организации контроллинга как «следящей системы», в ко­торой все значимые контроллингово-ориентированные показатели под­вергаются контролю по «центрам ответственности» для изучения пла­нируемых и достигнутых результатов и поиска причин (интерпретации) отклонений. Деление структурных подразделений организации на «цент­ры ответственности» предполагает распределение зон ответственности за результаты деятельности.

Непоследнюю роль в контроллинге играет координационная функция, которая состоит в координации управляющих воздействии (целеполага-нии) для достижения оптимального результата.

Кроме того, некоторые авторы выделяют такие функции, как: сервис­ная, консультационная, комментирующая, которые, по своей сути, отра­жают функцию системной поддержки принятия решения.

Набор функций службы контроллинга зависит от принятой концепции управления, а также выбранной модели контроллинга: американской, ев­ропейской или азиатской.

К основным функциям контроллинга следует отнести:

• разработку регламентов, методик, процедур и информационную ана­литическую поддержку процессов планирования и бюджетирования;

• реализацию процедур разработки, координации, интеграции и про­верки на правдоподобность планов и бюджетов;

• разработку методик и алгоритмов контроля за реализацией планов и бюджетов с точки зрения достижения поставленных целей;

• координацию и интеграцию процессов управления в сфере разрабо­ток, закупок, логистики, производства, продаж, финансирования;

• построение системы управления затратами и ее информационно-ме­тодическую поддержку;

• разработку принципов функционирования и совершенствования ра­боты корпоративной информационной системы;

• разработку методик и реализацию процедур измерения, оценки и анализа отклонений;

• формирование требований к системе информационного менеджмен­та и разработку «приборной панели» планово-отчетных показателей для руководителей всех уровней управления и собственников;

• консультации высшего руководства и координацию работ по состав­лению стратегического плана предприятия;

• разработку методик и инструментов стратегического планирования, контроля, учета и анализа;

• представления текущей отчетности с комментариями для руководства;

• информационную поддержку риск-менеджмента;

• ведение самостоятельных баз данных с целью конструктивного оп­понирования руководителям подразделений в ходе процессов планирова­ния, бюджетирования и контроля;

• проведение инвестиционных расчетов и информационно-аналити­ческую поддержку процессов управления проектами;

• внешнюю и налоговую отчетность;

• составление итоговых отчетов для руководства и собственников.

Практически все теоретики и практики контроллинга единодушны в принципиальном разграничении сфер ответственности руководителя и службы контроллинга: за результаты деятельности предприятия отве­чает только руководитель. Последний может делегировать свои полномо­чия, в том числе и руководителю службы контроллинга, но он не может делегировать ответственность. Это один из основополагающих принци­пов научного управления.

Контроллинг ответствен, прежде всего, за:

• правильный выбор инструментов управления, прозрачность, понят­ность и объективную интерпретацию цифр и полученных результатов;

• стабильную реализацию процедур планирования, контроля, учета и анализа по уровням иерархии управления;

• систематическую инструментальную и методическую поддержку, а также координацию процессов принятия решений.

Результаты анализа показывают, что на предприятиях Германии пре­валируют функции контроллинга, обслуживающие оперативное и стра­тегическое планирование, а также инвестиционные расчеты. Лидером по реализации функции бюджетирования является Франция. По функциям внешнего учета и отчетности, а также в сфере налогообложения,

управления ликвидностью, дебиторскими задолженностями, страхования и ин­форматизации лидирующие позиции занимают США. Можно отметить, ЧТО все анализируемые предприятия большое внимание уделяют внутрен­нему учету и отчетности.

Области, являющиеся ключевыми факторами успеха компании в сред­несрочной перспективе, на которые контроллеры тратят все больше вре­мени:

• внутренний консалтинг;

• долгосрочное стратегическое планирование;

• информационные системы и операции;

• оптимизация бизнес-процессов;

• финансовый и экономический анализ.

В настоящее время к числу первоочередных функций контроллинга относится информационное обслуживание задач стратегического плани­рования, учета и анализа, построение сбалансированных систем показа­телей и структуры корпоративных интегрированных информационных систем и т. и.

В недавнем прошлом Япония выступала родоначальником многих но­вых идей в области экономики, организации и управления предприятием. Например, широко известны система непрерывного улучшения «кайзен», система гибкого процессного управления «канбан», в которой был реа­лизован принцип «точно в срок», и др. Японцев считают учителями по многим направлениям: технологичности, стандартов качества, кружков качества, дружественности в отношении с клиентами и т. п. А как же об­стоят дела с контроллингом?

Общие выводы о состоянии контроллинга в Японии таковы:

1. значительная часть функций контроллинга реализуется в подразде­лениях, которые чаще всего называются «отдел планирования предпри­ятия». Руководитель отдела принадлежит к топ-менеджерам компании. Обычно в отделе работают 5-10 человек;

2. к важнейшим задачам контроллинга на японских предприятиях от­носятся разработка стратегии, планирование и контроль за достижением стратегических целей;

3. важнейшими инструментами контроллинга в оперативном плане являются бюджетирование и контроль прибыльности;

4. координация целей компании и подразделений осуществляется не через отдел контроллинга, как, например, это делается в Германии, а пу­тем прямых контактов руководителей структурных подразделений;

5) концепция системы сбалансированных показателей большинству японских предприятий неизвестна. Как правило, ключевой стратегией яв­ляется соотношение «цена/качество».

Необходимо отметить, что концепция контроллинга предполагает пол­номасштабный охват всех сфер управленческой деятельности предпри­ятия. В связи с этим в последнее время обозначился переход от системообразующих взглядов на теорию контроллинга к конкретным областям его внедрения в практику управления предприятием. Такой подход видится достаточно позитивным, так как возрастает число ученых-специалистов в определенных областях управления организацией, рассматривающих контроллинг как дальнейшее совершенствование практических подходов к конкретным областям функционирования предприятия.

На стыке и во взаимосвязи с другими дисциплинами получили разви­тие отдельные концепции контроллинга, позволяющие идентифицировать данные направления как самостоятельные. Такими направлениями на се­годняшний день являются:

- финансовый контроллинг;

- контроллинг персонала;

- контроллинг по логистике;

- контроллинг маркетинга;

- экологический контроллинг;

- риск-контроллинг (контроллинг рисков).

Практически все исследователи различают два вида конроллинга: стратегический контроллинг и оперативный контроллинг.

Как указывают авторы, «делать правильное дело» - стратегический контроллинг; «делать дело правильно» - оперативный контроллинг.

Таким образом, рассмотренное многообразие концепций и функций контроллинга говорит о неоднозначной позиции исследователей к пони­манию его сущности и ведет к различному толкованию его места и роли в процессе управления предприятием.

Подводя общий итог, конкретизируем определение контроллинга, ис­пользуемое нами в дальнейшем.

Контроллинг - это направление системной интеграции методов, тех­нологий, инструментальных средств автоматизированного управления сложными организационными, экономическими и техническими объекта­ми или процессами. В частном случае - инструмент автоматизации подго­товки и контроля системных управленческих решений.

До настоящего времени проблема эффективного управления слож­ными системами и проблема формирования адекватных систем

автоматизация управления рассматривались как слабовзаимосвязанные. Связь прослеживается преимущественно на концептуальном уровне решения. Другие уровни (методологический, методический) исследованы в этом отношении недостаточно. Контроллинг - это направление системного решения указанных проблем. Место его в решении проблем управления и автоматизации представлено на рис. 72.

2. Предпосылки разработки системы

контроллинга в таможенных органах

Деятельность таможенной службы России по реализации та­моженной политики может рассматриваться как система принимаемых решений, эффективность которых, а следовательно, и таможенного дела в целом зависит от качества используемых инструментов и информацион­ной среды управления.

Говорить о контроллинге как о совершенно новом явлении в практике управления в таможенных органах было бы неверным. В настоящее время отдельные компоненты контроллинга в том или ином объеме уже реализу­ются в государственных службах. В частности, в процессе управления фор­мулируются цели, составляются планы, закрепляются соответствующие процедуры контроля. Отметим, что именно поэтому распространенным яв­ляется узкое понимание контроллинга. Иногда его неверно отождествляют с системой контроля, программно-целевым планированием, подсистемой бухгалтерского учета. Однако контроллинг предполагает использование различных технологий и методов эффективного управления, в том чис­ле финансовых инструментов и инструментов автоматизации подготовки и контроля управленческих решений. В таможенной службе эти элементы эффективной системы управления пока не вписаны в единую идеологию, часто носят фрагментарный характер и поэтому малоэффективны. Таким образом, можно утверждать, что в таможенных органах имеется значитель­ный потенциал развития инструментов и методов контроллинга, а самое главное, возможностей их практического использования.

Положительной предпосылкой к разработке и освоению контроллин­га в таможенных органах является также то, что в настоящее время су­ществуют реальная возможность и необходимость объединения усилий руководителей таможенных органов и специалистов по информацион­но-техническому обеспечению для решения взаимосвязанных проблем управления. Современное решение задач системного управления обес­печивается в среде информационных технологий и систем. Поэтому для создания целостной и эффективно функционирующей системы контрол­линга необходимо решение проблемы автоматизации обработки данных. Регулирование информационных потоков в системе контроллинга воз­можно только при создании единой управленческой информационной системы.

На сегодняшний день таможенная служба имеет в своей структуре вычислительные центры и специалистов по информационному обеспече­нию, занимающихся методическими и программно-техническими разра­ботками. Это значительно облегчает интеграцию в систему учета затрат и результатов и контроллинга уже существующих систем отчетности и со­ответственно помогает минимизировать издержки, связанные с ее внедре­нием, упростить электронную обработку данных.

Отметим, что в таможенных органах уже имеются предпосылки разра­ботки, внедрения и освоения контроллинга, опирающегося на инструмен­ты интеллектуального анализа данных.

Основные идеи контроллинга определим, раскрывая содержание его концептуально-методологической процедуры, принципов построения и алгоритмов технологии контроллинга.

Наиболее известно понимание контроллинга как целостной концеп­ции управления процессами и результатами деятельности организации в условиях рынка. При этом можно отметить специфические особенности контроллинга:

• новое содержание таких традиционных функций управления, как анализ, планирование, контроль, информатизация, составляющих ядро контроллинга как целостной концепции;

• новое содержание роли информационно-аналитических и планово-экономических служб организации;

• согласованное принятие стратегических и оперативных решений;

• новую методологию анализа, планирования, принятия стратегичес­ких и оперативных решений и их контроля.

3. Концептуальные основы контроллинга

в таможенном деле

Содержание любой системы контроллинга заключается в его ориентации на цель, дальнейшее развитие и выявление проблем и «узких мест».

Основная цель контроллинга в таможенных органах - информацион­но-аналитическая и методическая поддержка руководителей всех уровней управления при принятии управленческих решений в процессе реализа­ции задач, возложенных на таможенные органы государством; ориента­ция процесса управления на обеспечение качественного и своевремен­ного выполнения этих задач при эффективном использовании ресурсов, оптимальном построении организационных структур и технологий.

Как показывает практика многих организаций в нашей стране и за ру­бежом, построение системы контроллинга целесообразно начинать, во-первых, с построения системы целей, во-вторых, с построения системы показателей. Следует отметить некоторые важные моменты, связанные с построением системы целей в контроллинге.

Контроллинг предполагает четкую формулировку целей всех уровней, включающую содержание цели, время реализации, области деятельности, для которых они определяются. Цели каждого уровня должны быть на­правлены на достижение целей более высокого уровня (рис. 73).

Таможенная деятельность включает разработку государственной тамо­женной политики, формирование таможенно-тарифного механизма реа­лизации государственной таможенной политики и практическую деятель­ность таможенной службы, нацеленную на реализацию утвержденного таможенно-тарифного механизма (рис. 74). На уровне государственной таможенной политики обозначаются проблемы регулирования внешнеэ­кономической деятельности, идеология и принципы их решения, на уров­не формирования комплекса таможенно-тарифных мер регулирования внешней торговли конкретизируются задачи и методы решения проблем, на уровне реализации разрабатываются инструменты и технологии реали­зации утвержденных мер регулирования ВЭД.

Обеспечение национальной безопасности и защита экономических интересов страны являются «глобальными целями», или видением¹ ор­ганизации. Конкретные цели деятельности таможенной службы связаны с третьим блоком - разработкой инструментов и технологий реализации утвержденных мер регулирования ВЭД. Их можно объединить в три боль­шие группы, связанные с реализацией фискальной и протекционистской функций (рис. 75). Достижение каждой из них предполагает соблюдение законодательства, выполнение международных соглашений и т. д.

Контроллинг предполагает, с одной стороны, построение иерархии целей таможенной службы, а с другой - механизм определения степени достижения целей. Степень достижения целей определяется с помощью системы количественных и качественных показателей - плановых и фак­тических.

В настоящее время одной из наиболее перспективных систем оцен­ки является сбалансированная система показателей (Balanced Scorecard), поскольку позволяет «связать» стратегические цели с технологиями де­ятельности и повседневными действиями сотрудников на каждом уровне управления, а также осуществлять контроль за реализацией стратегии.

Построение такой системы, предполагающей наличие четких причин­но-следственных связей между показателями разных групп целей, являет­ся непростой задачей, однако гораздо сложнее определить степень влия­ния различных показателей друг на друга.

Система контроллинга состоит из нескольких подсистем (рис. 76).

Безусловно, говорить о контроллинге как о совершенно новом явле­нии в практике управления в таможенных органах было бы неверным. В настоящее время его отдельные компоненты в том или ином объеме уже реализуются, в частности, в процессе управления происходит постановка целей, составляются планы, закрепляются соответствующие процедуры контроля и т. д. Отделы статистики и анализа, а так же оргинспекторские отделы регулярно составляют аналитические отчеты и выборки из баз и банков данных, которые являются в некоторых случаях основанием для принятия управленческих решений.

Контроллинг предполагает использование различных технологий и инструментов эффективного управления, в том числе финансовых инст­рументов, а также инструментов автоматизации подготовки и контроля управленческих решений.

Хотя контроллинг и обеспечивает информационную поддержку про­цесса управления и руководителей за счет реализации информационно-координационной функции, но не сводится только к системе информаци­онного обеспечения, ведь он предполагает также и контроль реализации управленческих решений и таким образом охватывает все этапы процесса управления (рис. 77).

Контроллинг ориентирует процесс управления на достижение цели, однако не подменяет собой управление. Стратегию достижения цели, а также программы реализации стратегии разрабатывают руководители. Контроллинг неверно отождествлять только с системой программно-це­левого планирования.

В перспективе внедрение контроллинга должно освободить руководи­телей от необходимости постоянного, детального изучения и анализа ус­ловий для решения части стандартных задач. Контроллинговые элементы в управленческой структуре должны повысить надежность реализации планов деятельности, упростить технологию и поддержку оперативного управления. Однако стратегический контроллинг выходит за эти рамки.

Таким образом, в контроллинге есть место и программно-целевому планированию, и контролю, и автоматизированным системам принятия управленческих решений, и другим элементам и технологиям эффектив­ного управления, которые, хотя частично и реализуются в таможенных органах, но не вписаны в единую идеологию, часто носят фрагментарный характер и поэтому малоэффективны.

Между тем в таможенных органах имеется значительный потенциал развития инструментов контроллинга, а самое главное - возможностей совершенствования управления на их основе.

Концептуально-методологическая структура контроллинга приведена на рис. 78. В ее составе: виды контроллинга, типы проблемных ситуаций, этапы и объекты контроллинга, типовые задачи контроллинга, базовые контроллинг-методы и наиболее эффективные методы анализа и синтеза.

Данная схема структурирует и детализирует содержание контроллин­га на различных уровнях представления: идеологическом, методологичес­ком и технологическом, а также определяет их взаимосвязи.

Деятельность таможенной службы России по реализации таможен­ной политики может рассматриваться как система принимаемых реше­ний, эффективность которых, а следовательно и таможенного дела, зави­сит от качества используемых инструментов и информационной среды управления.

Контроллинг - новая концепция управления, порожденная практикой современною менеджмента. В общем случае - это направление системной интеграции методов, технологий, инструментальных средств автоматизи­рованного управления сложными организационными, экономическими и техническими объектами или процессами. В частном случае - инстру­мент автоматизации подготовки и контроля системных управленческих решений.

4. Специфика контроллинга

в таможенных органах

Общая функциональная структура контроллинга деятельности таможенных органов включает в себя:

• таможенные органы - объекты управления и контроля как источник ситуаций для анализа;

• методологию и технологию контроллинга;

• структурированные решения по управлению и соответствующие ре­зультаты контроля их исполнения.

Взаимодействие данных компонент осуществляется по прямым и об­ратным связям. Прямые связи определяют последовательность, условия формирования управляющих решений и контроля их исполнения, верхние обратные связи - совершенствование теоретико-методологического ба­зиса и технологии контроллинг-метода (связи инструмент-контроллинга), а нижние обратные связи - управление таможенными органами, или свя­зи объект-контроллинга.

В рамках такой структуры реализуются прикладные задачи конт­роллинга - анализ проблем, возникающих в таможенном деле, а также принятие оперативных и формирование стратегических решений для их преодоления. По сути, подготовка таких решений объединяет все направ­ления и виды аналитической работы в таможенных органах.

Все прикладные задачи контроллинга должны быть взаимоувязаны с учетом организационной, функциональной и информационной структур ФТС России.

Структура и состав прикладных задач определяются по результатам информационно-аналитического обследования конкретного таможенного органа или направления таможенной деятельности. Так, например, при создании системы мониторинга выпуска товаров для свободного обра­щения целесообразно включить в состав автоматизируемых следующие задачи:

• осуществление контроля правильности определения таможенной стоимости и начисления таможенных платежей путем сравнения этих по­казателей для конкретной декларации с их средними значениями по реги­ону (или по России в целом) с помощью компьютерного анализа массивов первичной информации - электронных копий ГТД;

• сопоставительный анализ стоимости ввозимых товаров и уровня ми­ровых цен на основе единой базы ценовой информации;

• сопоставительный анализ данных об импорте и данных таможенных служб стран экспорта товаров (использование данных «зеркальной» ста­тистики);

• контроль своевременности поступления отсроченных и рассрочен­ных платежей с помощью компьютерного анализа первичной информа­ции и форм периодической отчетности;

• выявление случаев использования импортных операций в качестве прикрытия перевода капиталов за границу;

• прогнозирование последствий (выигрыша или потерь) для феде­рального бюджета от намечаемых изменений ставок таможенных пошлин и налогов;

• прогнозирование возможных объемов контрабанды в случае превы­шения предельных размеров таможенного обложения;

• прогнозирование величины сборов в бюджет;

• выявление влияния изменений ставок таможенных пошлин и нало­гов на динамику розничных цен внутри страны.

В настоящее время отдельные компоненты контроллинга в том или ином объеме уже реализуются в таможенных органах России, однако они не вписаны в единую идеологию, фрагментарны и потому малоэффектив­ны. В то же время существует реальная возможность и необходимость объединения усилий руководителей таможенных органов и специалистов по информационно-техническому обеспечению для решения взаимосвя­занных проблем управления и автоматизации по принципам и технологии контроллинга.

В стратегической перспективе речь идет о комплексной разработке таможенных технологий и технологий поддержки принятия решений на

основе знаний, а также о создании системы таможенного контроллинга. Нетрудно заметить, что конечная цель ее создания - всеобъемлющая сис­темная интеграция методического и информационного обеспечения, про­граммно-технических средств и практически реализуемых таможенных технологий (информационного мониторинга, логистики, риск-менеджмента, анализа и поддержки принятия решений, планирования и контроля) в целях решения широкого спектра задач ВЭД и таможенной деятельнос­ти. Предполагается, что такая интеграция осуществляется с учетом струк­туры концептуальной модели, т. е. является целостно-эволюционной.

Обобщая все вышеизложенное, можно дать следующее определение таможенного контроллинга.

Таможенный контроллинг — это комплекс организационных, методо­логических, технических и информационных средств, а также соответ­ствующие технологии, системы и инфраструктура автоматизации тамо­женной деятельности и системного управления.

В составе основных направлений контроллинга:

• технологизация и автоматизация деятельности таможенных органов;

• мониторинг, логистика и регулирование ВЭД;

• таможенное администрирование - подготовка, принятие и контроль управленческих решений.

Задачи контроллинга по соответствующим направлениям представле­ны ниже.

Технологизация и автоматизация таможенной деятельности: фор­мирование унифицированных технологий таможенной деятельности, системная автоматизация таможенных технологий, информационно-ана­литический мониторинг (моделирование, анализ, прогнозирование) раз­личных аспектов таможенной деятельности и системное управление ка­чеством таможенной деятельности.

Мониторинг, логистика и регулирование ВЭД: анализ эволюции миро­вых товарных и финансовых потоков; мониторинг товаропотоков России; прогнозирование величины сборов в бюджет, подготовка рекомендаций по изменению ставок таможенных пошлин, применению мер нетарифно­го регулирования; адаптация стратегических задач таможенной службы к изменяющимся условиям внешнеэкономической деятельности, разра­ботка требований к таможенной службе и рекомендаций по ее совершенст­вованию.

Таможенное администрирование - подготовка, принятие и контроль управленческих решений: оперативно-ситуационное моделирование (ВЭД, таможенной деятельности, таможенных технологий), создание организационно-функциональных

и информационных моделей таможенных орга­нов; формирование и накопление знаний о различных аспектах таможен­ной деятельности и подготовка управленческих решений; согласование оперативных планов региональных таможенных управлений, таможен и таможенных постов с планами развития таможенной службы; коорди­нация оперативного планирования таможенной деятельности; ведение системы таможенной информации, структурированной с учетом уровней управления единой системой таможенных органов; оперативный конт­роль таможенной деятельности, анализ и прогнозирование результатов деятельности, подготовка управленческих решений и др.

В общем случае при разработке контроллинг-технологии таможенных органов речь идет о декомпозиции проблемы системного управления на ряд практически значимых задач и о создании адекватной методологии и техно­логий их автоматизированного решения и поэтапного внедрения. Это взаи­мосвязанные, но принципиально различимые направления исследований.

Первое - постановка проблемы эффективного управления таможен­ными органами, ее декомпозиция, структуризация и типизация задач уп­равления. В более узком аспекте - определение комплекса задач автома­тизации управления.

Второе - разработка прикладных методов и автоматизированной тех­нологии решения задач управления. Это, в свою очередь, требует поста­новки соответствующей проблемы, адаптации существующих или раз­работки необходимых математических методов, программных средств, информационных и информационно-управляющих технологий и систем.

Система автоматизации управления таможенными органами должна обладать свойствами открытой системы и строиться на принципах иерар­хической, пространственно-распределенной интегрированной среды, централизованной по информационному продукту (знанию) и децентра­лизованной по технологическим компонентам.

5. Контроллинг как технология управления

на основе знаний

Состав и основные процедуры контроллинг-технологии рас­крываются на рис. 79. Здесь в соответствии с этапами контроллинга пред­ставлены базовые методы и процедуры. Основные этапы контроллинга (контроль и принятие решений) расположены по горизонтали. Базовые методы (анализ и синтез) - по вертикали.

Содержание данного квадранта выражает основную идею реализации контроллинга: динамическую интеграцию методов анализа и синтеза для принятия эффективных управленческих решений на основе знаний и их контроль в условиях эволюции управляемого объекта или процесса. При этом в качестве объекта контроллинга рассматриваются: структурирован­ные данные и знания о деятельности управляемой системы, модель сис­темы (системного процесса) или собственно система (процесс). Как вид­но на рис. 79, определяющими условиями интеграции методов являются: цель управления, проблемная ситуация и этапы контроллинга. Базовые методы используются на каждом из этапов контроллинга, а динамика их применения задается динамикой эволюции проблемной ситуации в управ­ляемом объекте или цели управления.

Отличительные особенности применения базовых методов анализа и синтеза проявляются в содержании контроллинг-процедур. Их состав приведен в соответствующих квадратах рассматриваемого квадранта:

• в 1-м (мониторинг-контроль) - процедура анализа проблемной ситу­ации на этапе контроля параметров объекта управления;

• во 2-м (когнитивный контроллинг) - процедура синтеза модели уп­равления для новой проблемной ситуации;

• в 3-м (продуктивный контроллинг) - процедура анализа накоплен­ных моделей управления и выбора приемлемой;

• в 4-м (управление) - выбор модели управления, синтез управляю­щих воздействий и их реализация.

В общем случае модель управления представляется следующими ком­понентами:

- моделью рабочей нагрузки - моделью внешних и/или внутренних воздействий на объект контроллинга;

- параметрической или структурно-параметрической моделью объек­та контроллинга;

- системой управляемых параметров и управляющих воздействий;

- целями управления и системой показателей эффективности объекта контроллинга.

В зависимости от проблемной ситуации, сложившейся в объекте кон­троллинга на соответствующем этапе, реализуется та или иная контрол­линг-процедура. В ее основе лежат методы анализа или синтеза, исполь­зуемые для достижения целей контроллинга применительно к условиям сложившейся проблемной ситуации. По сути, это и есть контроллинг-тех­нология. Она представляется совокупностью указанных процедур и обес­печивает интеграцию методов контроллинга для условий проблемной си­туации и целей управления.

Рассмотрим базовый алгоритм такой технологии при неизменной цели управления.

Анализ проблемной ситуации на этапе контроля по процедуре «мо­ниторинг-контроль» позволяет идентифицировать и оценить ситуацию, сложившуюся в управляемом объекте.

Ситуация может быть: новой (ранее не известной и не исследованной), известной, но требующей корректировки управления и, наконец, допусти­мой в рамках реализуемого управления, т. е. не требующей корректировки управления.

Для проблемной ситуации, находящейся в допустимых пределах, уп­равление осуществляется без корректировки управляющих воздействий.

Для новой проблемной ситуации требуется синтезировать новую мо­дель управления - реализуется процедура когнитивного контроллинга. Она связана с формированием новой модели управления - нового знания

об управляемом объекте и синтезом новых решений в целях эффективно­го управления.

Для ранее известной проблемной ситуации требуется анализ накоп­ленных моделей управления и выбор наиболее приемлемой из них. Здесь по процедуре продуктивного контроллинга обеспечивается выбор модели управления на базе предыстории синтеза эффективных моделей и приня­тия решений по управлению.

Далее по процедуре управления на вновь синтезированной или адап­тированной модели осуществляется синтез эффективных управляющих воздействий применительно к реальным характеристикам проблемной ситуации и обеспечивается их реализация.

В рамках всей представленной последовательности или в ограничен­ном объеме решается некоторая прикладная задача контроллинга. Набор прикладных задач контроллинга, их постановка и содержание определя­ются: областью применения и спецификой управляемой системы, целями контроллинга, объемом учитываемых системных связей, методом реше­ния и временными ограничениями.

6. Особенности и этапы

внедрения контроллинга

Контроллинг сам по себе является оптимальным механизмом поддержки принятия управленческих решений. Однако для организации подобной системы управления требуется полная информационная про­зрачность в любой точке таможенных систем.

Типичной является ситуация, когда процесс автоматизирован частич­но. В таком случае информация о нем слишком разнородна, что понижает ее доступность, точность и скорость распространения.

Внедрение системы контроллинга (рис. 80) в таможенном органе целе­сообразно проводить в три этапа, таких как:

- подготовительный этап (изучение текущего состояния, экспресс-анализ);

- этап внедрения контроллинга;

- этап автоматизации.

В свою очередь второй этан представляет собой четыре направления:

- изменения в системе управления; -изменения в организационной структуре;

- изменения в информационных потоках;

- обучение персонала.

В зависимости от того, кто будет представлять службу контроллинга в таможенных органах и организовывать ее внедрение, сложится и подго­товительный этап.

Подготовительный этап представляет собой общее ознакомление с процессом работы системы таможенных органов. После согласова­ния с руководством ФТС России сроков и этапов внедрения системы контроллинга следует составить приказ о представлении всеми отдела­ми и службами необходимой информации: об организационной структу­ре, балансе на соответствующий период, отчетах, положениях по работе отделов. Также согласовываются время и сроки проведения интервью­ирования главных специалистов и дата презентации отчета, на которой должны присутствовать все опрашиваемые. В каждом интервьюировании определяется, какое отношение имеет каждый отдел к контроллингу (для облегчения понимания вопросы разбиваются на подтемы: какую роль играет данный отдел, как происходит анализ отдела, как осуществляет­ся контроль. В заключение данного этапа составляется и представляется на презентации отчет, в котором выявляются все положительные стороны и «узкие места», требующие решения.

Этап внедрения. В случае достижения согласия по всем вопросам осуществляется второй этап, в котором с каждым отделом начинается де­тальная проработка всех основных моментов контроллинга. Параллельно происходит разработка программного продукта, если в таковом возникает

необходимость. На этом этапе либо создается отдел контроллинга, либо незанятых, но опытных и обученных сотрудников обязывают к ведению данной работы. В случае необходимости на данном этапе проводят обуче­ние сотрудников.

Изменения в процессе управления при внедрении системы контрол­линга проводятся по направлениям выделения центров ответственности и распределения по центрам финансовой ответственности.

Выделение центров ответственности. Чаще всего на практике при­меняют следующие принципы выделения центров ответственности: фун­кциональный, территориальный, соответствия организационной структу­ре и сходства структуры затрат.

Распределение по центрам финансовой ответственности существует для оптимизации планирования, учета и контроля деятельности органи­зации. Для принятия управленческих решений существует объективная необходимость организации в рамках системы контроллинга специально­го управленческого учета. Каким образом он будет реализован, зависит от особенностей таможенных органов и потребностей руководства.

Изменения в организационной структуре при внедрении системы кон­троллинга. В различных странах нет единого подхода к вопросу системы структурной организации контроллинга на практике. В США в большинст­ве случаев контроллер - это коммерческий директор предприятия или, по нашей терминологии, заместитель директора по экономике, главный экономист. Ему подчинены отделы и службы внешнего учета (финансо­вая бухгалтерия), производственной бухгалтерии, ревизии, организации производства, страхования и зачастую информационно-вычислительный центр. В Германии должность контроллера вводится на крупных и сред­них фирмах, использующих систему контроллинга. Из обычной структу­ры организационного управления ему передаются в административное подчинение бухгалтерия, отдел статистики, планирования и прогнозиро­вания. Главный бухгалтер и его служба непосредственно контроллеру не подчиняются.

Контроллер на предприятиях в России довольно часто является, пре­жде всего, руководителем службы бухгалтерского учета. Организацион­ная, или наладочная, функция в контроллинге - консультационная под­держка менеджмента - лучше всего выполняется контроллером, который владеет пригодным для использования инструментарием. Одновременно эта функция выполняется в ходе автоматизированной обработки инфор­мации, что означает стыковку между контроллингом и информационным менеджментом. Но если на небольшом предприятии все эти вопросы

решаются, что называется, одной головой, то в таможенных органах как достаточно крупной и разрозненной системе для эффективной работы и четкого определения ответственности контроллеров необходимо создать специальное структурное подразделение - службу контроллинга, которая, наряду с бухгалтерией, финансовым отделом, планово-экономическим отделом, входит в состав финансово-экономических служб. Поскольку основная функция контроллинга - анализ и управление на основе инфор­мации, служба контроллинга в таможенных органах должна иметь воз­можность беспрепятственно получать всю необходимую ей информацию и претворять ее в рекомендации для принятия управленческих решений высшим руководством.

При создании службы контроллинга необходимо учитывать, что это структурное подразделение должно иметь:

- возможность получать необходимую информацию;

- возможность и полномочия организовывать с помощью других эко­номических служб сбор дополнительной информации, требуемой для анализа и выводов, но не содержащейся в существующих базах данных и документах;

- возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической ин­формации на постоянной основе. Вопрос о выплате компенсации сотруд­никам других служб за увеличение нагрузки должны решать руководите­ли, для которых предназначена информация службы контроллинга;

- возможность быстро доводить информацию до сведения руководства.

В соответствии с вышеприведенными требованиями возникают вари­анты создания службы контроллинга и ее места в организационной струк­туре таможенных органов.

На первом этапе существования служба контроллинга представляет со­бой рабочую группу из 3-4 человек, которая выполняет роль аналитической службы и обеспечивает руководителей оперативной информацией о состо­янии таможенных процессов, периодически составляет развернутые ана­литические отчеты, прогнозирует показатели финансово-экономического положения, проводит экономическую экспертизу управленческих решений, налаживает методику планирования. Таким образом, служба контроллинга в этот период деятельности представляет собой небольшую группу высо­коквалифицированных специалистов, обладающих достаточно большими полномочиями и доступом ко всему объему экономической информации.

Служба контроллинга в течение определенного периода становления налаживает связи и информационное сотрудничество с другими служба­ми и отделами, более точно разделяет функции.

Впоследствии служба контроллинга может расширить свое влияние и штаты, для чего в каждый организационный уровень назначается свой контроллер, который будет отслеживать и анализировать отклонения фактических параметров от необходимых согласно поставленным целям.

В таможенных органах России целесообразно подчинить службу кон­троллинга напрямую начальнику таможенного органа. Таким образом, на­чальник службы контроллинга получает достаточно высокий статус и не­зависимость от начальников других служб.

Более того, служба контроллинга ставится в некотором роде в приви­легированное положение, поскольку приказом начальника таможенного органа остальные подразделения обязуются предоставлять службе конт­роллинга всю необходимую информацию.

С большой долей уверенности можно утверждать, что некоторые от­делы и даже таможни будут считать деятельность службы контроллинга «вторжением» на их «законную территорию» и станут скрытно или от­крыто бойкотировать ее деятельность.

Принципиальное отличие службы контроллинга состоит в том, что она решает задачи улучшения экономической работы системы (стратегичес­кие задачи).

Аналитическая работа - системная, на постоянной основе, требующая системного подхода, ответственности за сроки и результаты. То же самое относится к процессу непрерывных улучшений. Поэтому оптимальным вариантом является организация службы контроллинга в таможенных органах как отдельного подразделения, равноправного с бухгалтерией, финансово-экономическим отделом, отделом статистики и анализа. Хотя как возможную альтернативу можно рассматривать создание службы кон­троллинга, преобразовав отделы статистики и анализа, через замену их информирующих функций на контроллинговые.

Состав службы контроллинга. У каждого из 3-4 сотрудников-конт­роллеров (в каждом таможенном органе) службы контроллинга есть свои должностные обязанности, и в то же время соблюдается командный при­нцип работы. При выполнении крупного аналитического задания сотруд­ники этого подразделения объединяются, помогая друг другу. Службу контроллинга могут образовать специалисты из финансово-экономичес­кого отдела, отдела бухгалтерского учета, отдела статистики и анализа.

Информационные потоки в системе контроллинга в таможенных ор­ганах. Система информационных потоков - важнейший элемент системы контроллинга в таможенных органах. Сам процесс управления часто рас­сматривают как процесс преобразования информации: управленческие

воздействия - это информация особого рода. В теории информации мате­матически доказано, что существует некий минимальный объем информа­ции, без которого эффективное управление невозможно. Причем чем бо­лее разнообразной может быть реакция объекта управления, тем больше нужно информации. Применительно к таможенным органам это означает, что чем более изменчива экономическая среда, чем сложнее внутреннее организационное устройство таможенной системы - тем больше инфор­мации нужно для эффективного управления. Поэтому управлять, не вла­дея информацией, сегодня невозможно. Одна из основных задач контрол­линга - информационная поддержка управления. Решить ее можно только при условии четкого и слаженного функционирования системы таможен­ных информационных потоков. Контроллинг является поставщиком ин­формации, необходимой для функционирования системы управления.

Система сбора контроллинговой информации опирается на существу­ющую систему информационных потоков. Таким образом, службе конт­роллинга не удастся построить свою подсистему сбора информации без учета работы остальных информационных потоков в таможенных орга­нах. Поэтому система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков, в противном случае произойдет отторжение сотрудниками навязанной им системы контроллинга, а, как известно, если множество людей что-то от­вергает, внедрить это практически невозможно.

Часто сама общая система информационных потоков не выдержива­ет критики: документы проходят слишком медленно; никто не отвечает за документ в целом, исполнителей интересует только их часть. В таком случае не имеет смысла встраивать подсистему контроллинга, которая должна работать хорошо, в систему, которая работает плохо (тогда и сис­тема контроллинга будет работать плохо, поскольку она опирается на ин­формацию из общей системы). Кроме того, разобравшись в системе тамо­женных информационных потоков, можно обнаружить множество «узких мест», лишних звеньев, которые можно устранить (для этого контроллеры в таможенных органах будут иметь достаточные полномочия). Во время внедрения системы контроллинга происходит перестройка и оптимизация всей системы информационных потоков. Такое толкование выходит за рамки контроллинга, но на практике этим придется заниматься для дости­жения удовлетворительного результата в системе собственно контроллин­га. И, наконец, существует задача автоматизации бухгалтерии и других финансово-экономических служб таможенных органов.

Перед службой контроллинга стоит задача обеспечения оперативного сбора и анализа информации в целях управления. Руководители каждого уровня должны получить информацию, чтобы в случае наметившихся от­клонений успеть принять соответствующие меры и скорректировать по­ложение.

Персонал и сопротивление переменам. Контроллинг - новое явление в таможенных органах, поэтому его внедрение может вызвать сопро­тивление. Чтобы преодолеть его, быстро добиться первых результатов и получить стабильно работающую систему, следует проанализировать трудности, которые могут возникнуть, их причины и найти средства, поз­воляющие им противостоять. Феномен сопротивления новому, на первый взгляд, парадоксален, но, к сожалению, общеизвестен.

Основные факторы, определяющие скорость внедрения любого новов­ведения, а также факторы, помогающие и мешающие быстрому внедре­нию контроллинга, перечислены в табл. 10.

Преодолеть болезненное сопротивление внедрению можно разными способами (эти способы лучше всего комбинировать).

Имитация. Если зарубежные государственные и коммерческие струк­туры внедряют системы контроллинга для повышения эффективности деятельности, это дает толчок сделать то же самое и другим предприяти­ям и организациям, в том числе и таможенной службе России. К тому же здесь действует своего рода синергический эффект: привлекательность внедрения новшества в подражание другим оказывается больше, чем при­влекательность того и другого по отдельности. Стремление к имитации можно объяснить потребностью быть «как все», ассоциироваться с це­левой группой («все передовые зарубежные и российские предприятия внедряют контроллинг, мы тоже внедряем, следовательно, мы - передо­вые»), попыткой поднять свой статус. Поэтому в процессе объяснения методов и инструментов контроллинга стоит уделить особое внимание опыту известных западных и российских фирм, успешно использующих контроллинг в своей каждодневной работе.

Мастерство. Работники, получающие удовлетворение от работы, стремятся к совершенствованию своих навыков, к применению новых методов, и это еще больше увеличивает их интерес к работе. Поэтому, особенно в общении с квалифицированными специалистами, нужно поп­робовать воздействовать на профессиональную гордость. Стоит подчерк­нуть творческие аспекты контроллинга.

Выживание. В кризисной ситуации внедрение новых методов конт­роллинга может оказаться важным для выживания. Если сотрудники это понимают, сопротивление изменениям будет минимальным.

Поддержание статуса. Один из способов достичь высокого статуса - обладать знаниями, которые важны для всех. Знание методов контроллин­га - великолепная возможность упрочить свой статус.

Выводы

Наиболее перспективной концепцией управления, позволяю­щей решать многие задачи, стоящие перед управлением в государствен­ной службе на современном этапе, является контроллинг, средства инст­рументальной реализации которого - технологии управления знаниями, или когнитивные технологии.

Сущность контроллинга проявляется в его функциях. Набор функций службы контроллинга зависит от принятой концепции управления, а также выбранной модели контроллинга: американской, европейской или ази­атской.

Основной функцией контроллинга является системная поддержка при­нятия решений руководством предприятия по всем ключевым направле­ниям деятельности. Она выражается в предоставлении информации (кон­сультировании) в форме аналитических записок с вариантами развития событий и возможных последствий от принятия того или иного решения.

Особое значение приобретает контрольная функция. В новом качест­ве - это «следящая система», в которой фиксируются все значимые контроллингово-ориентированные показатели для сравнения планируемых и достигнутых результатов, поиска причин (интерпретации) отклонений в деятельности организации. Такой подход предполагает распределение ответственности за результаты деятельности между структурными под­разделениями - введение «зон ответственности».

В целом контроллинг - новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента. В общем случае - это направ­ление системной интеграции методов, технологий, инструментальных средств автоматизированного управления сложными организационными, экономическими и техническими объектами или процессами. В частном случае - инструмент автоматизации подготовки и контроля системных управленческих решений.

Деятельность таможенной службы России по реализации таможенной политики может рассматриваться как система принимаемых решений, эф­фективность которых, а следовательно, и таможенного дела в целом за­висит от качества используемых инструментов и информационной среды управления.

Говорить о контроллинге как о совершенно новом явлении в практике управления в таможенных органах было бы неверным. В настоящее время отдельные компоненты контроллинга в том или ином объеме уже реали­зуются в государственных службах. В частности, в процессе управления формируются цели, составляются планы, закрепляются соответствующие процедуры контроля. Отметим, что именно поэтому распространенным является узкое понимание контроллинга. Иногда его неверно отождест­вляют с системой контроля.

Положительной предпосылкой для разработки и освоения контроллин­га в таможенных органах является то, что в настоящее время существует реальная возможность и необходимость объединения усилий руководите­лей таможенных органов и специалистов по информационно-техничес­кому обеспечению для решения взаимосвязанных проблем управления.

Для создания целостной и эффективно функционирующей системы конт­роллинга необходимо решение проблемы автоматизации обработки дан­ных. Регулирование информационных потоков в системе контроллинга возможно только при создании единой управленческой информационной системы.

Основные цели контроллинга в таможенных органах - информацион­но-аналитическая и методическая поддержка руководителей всех уровней управления при принятии управленческих решений в процессе реализа­ции задач, возложенных на таможенные органы государством; ориента­ция процесса управления на обеспечение качественного и своевремен­ного выполнения этих задач при эффективном использовании ресурсов, оптимальном построении организационных структур и технологий.

В перспективе внедрение контроллинга должно освободить руководи­телей от необходимости постоянного, детального изучения и анализа ус­ловий для решения части стандартных задач. Контроллинговые элементы в управленческой структуре должны повысить надежность реализации планов деятельности, упростить технологию и поддержку стратегическо­го и оперативного управления.