7.2. Этапы учетного цикла

1.Первичное наблюдение

Произошедшие факты хозяйственной деятельности анализируются и делятся на отдельные хозяйственные операции. Хозяйственная операция отображается в бухгалтерском учете, когда определено время ее осуществления, содержание и стоимостное измерение.

2. Документирование (регистрация данных)

Процесс формирования учетной информации начинается с первичного документирования фактов потому, что каждая хозяйственная операция должна оформляться соответствующими первичными документами. В странах бывшего Советского Союза принято использование утвержденных типовых первичных документов. В большинстве зарубежных стран первичное документирование не регламентируется за исключением расчетно-банковских документов.

Оформленные соответствующим образом первичные документы подтверждают факт осуществления хозяйственных операций и являются основанием для записи находящейся в них учетной информации в Главный регистрационный журнал (книгу) или в специальные регистрационные журналы (книги).

В этих журналах отмечается дата осуществления хозяйственной операции, дается ее краткое описание, приводится корреспонденция бухгалтерских счетов и проставляется соответствующая сумма.

Главный регистрационный журнал и специальные регистрационные журналы являются однотипными по своему назначению документами и предприятие может использовать один Главный и несколько (4-5) специальных регистрационных журналов.

Специальные журналы применяются для регистрации наиболее часто встречающихся групп хозяйственных операций. Основными специальными регистрационными журналами являются:

- Журнал учета поступлений денежных средств, служащий для отображения операций по дебету счета "Денежные средства";

- Журнал учета платежей, в котором отображаются операции по кредиту счета "Денежные средства";

- Журнал учета неоплаченных приобретений запасов у поставщиков -используется для отображения неоплаченной кредиторской задолженности перед поставщиками товаров, работ, услуг;

- Журнал учета продаж - применяется для отображения операций по кредиту счета "Реализация товаров".

3. Текущая группировка фактов хозяйственной деятельности.

Следующим этапом после отображения учетной информации в Главном и в специальных регистрационных журналах является разнесение сумм по сводным журналам синтетических бухгалтерских счетов. Эти сводные журналы открываются для каждого синтетического счета, используемого данным предприятием. В сводных журналах записываются суммы по дебету и кредиту соответствующих бухгалтерских счетов.

В практике зарубежного бухгалтерского учета используются трехстолбцовые и четырехстолбцовые сводные журналы. Строение трехстолбцового журнала приведено в таблице 7.1.

Таблица 7.1 – счет 101 «Денежные средства в банке» (трехстолбцовый)

Дебет					Кредит
Дата	Содер­жание опера­ции	Корреспондирую щий счет	Источник информа­ции	Сумма, дол.	Дата	Содержа­ние операции	Корреспон-ди­рующий счет	Источ­ник информации	Сумма. дол.

Трехстолбцовый журнал напоминает форму и структуру Т-счета. Вся основная информация отображается в нем в трех столбцах: содержание операции, сумма по дебету и сумма по кредиту.

Более распространенным является использование четырехстолбцовых сводных журналов синтетических счетов, где, по сравнению с трехстолбцовым журналом, помещается дополнительная четвертая колонка для отображения остатков по синтетическому счету. Строение четырехстолбцового журнала приведено в таблице 7.2.

Таблица 7.2 – счет 101 «Денежные средства в банке» (четырехстолбцовый)

Дата	Содер­жание опера­ции	Корреспондиру- ющий счет	Источник информа­ции	Сумма по		Остаток
				Дебету	Кредиту	Дебет	Кредит

Форма четырехстолбцового журнала положена в основу многих компьютерных программ по автоматизации бухгалтерского учета.

Вся сгруппированная учетная информация в Главном регистре и специальных журналах переносится в Главную книгу, которая может вестись в виде книги, файла, папки и т.п. Список всех счетов Главной книги чаще всего представлен на первой странице и называется Планом счетов. Процесс переноса данных из Журнала в Главную книгу в США называется "постинг" и состоит из следующих стадий:

1) в Главной книге открывается счет, задействованный по дебету в Журнале регистрации;

2) туда записывается дата операции и ссылка на страницу Журнала;

3) в дебет записывается сумма, отображенная по дебету в Журнале регистрации, и вычисляется конечное сальдо по счету;

4) в Журнале регистрации в колонке "Ссылка" записывается номер счета из Главной книги (перекрестная ссылка).

Затем аналогично переносится информация для счета, задействованного по кредиту.

Кроме общей информации о сальдо счетов, часто необходима более подробная информация, в частности это касается счетов "Счета к получению" (дебиторская задолженность по счетам) и "Счета к оплате" (кредиторская задолженность по счетам). В зарубежных странах счета дебиторов и счета кредиторов всегда ведутся отдельно.

4. Итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности

Информация об остатках на конец отчетного периода по каждому синтетическому бухгалтерскому счету, размещенному в сводных журналах, служит основой для составления обобщающего документа, так называемой разработочной тетради-таблицы, в которой составляется пробный подготовительный баланс, отображаются регулирующие записи и потом на их основе формируется информация, необходимая для составления конечной реальной финансовой отчетности предприятия.

В конце каждого месяца (как правило) и на конец года (обязательно) составляется пробный (проверочный) баланс для сверки общего оборота по дебету и общего оборота по кредиту счетов Главной книги. Пробный баланс является таблицей, в которой перечислены все счета Главной книги и конечное сальдо по каждому счету (он аналогичен оборотной ведомости) и представлен в таблице 7.3.

Таблица 7.3 – Структура пробного баланса

Название счета	Номер счета	Дебет	Кредит
Денежные средства	101	сумма	сумма
... и т.д.
Всего		сумма	сумма

Если итог правильный, то теоретически можно начинать подготовку показателей баланса к составлению отчета о прибыли и убытках.

В системе ОПБУ США пробный баланс является перечнем счетов Главной книги с указанием дебетовых и кредитовых остатков. Затем составляется трансформационная ведомость с целью полного закрытия результативных счетов и частичного закрытия финансово-распределительных регулирующих счетов. Закрытие собирательно-распределительных счетов осуществляется только в конце года, притом не в бухгалтерских книгах, а в трансформационных ведомостях.

Отражение всех хозяйственных операций не гарантирует соответствия доходов и затрат соответствующего отчетного периода. Могут существовать доходы и затраты, которые относятся к данному периоду, но будут получены или оплачены только в следующем периоде и, наоборот. Для соблюдения при составлении отчетности принципа соответствия доходов и расходов, в конце отчетного периода делают регулирующие записи. Необходимость их составления обусловлена также наличием хозяйственных операций, которые влияют на учетную информацию в течении не одного, а нескольких отчетных периодов. К типовым регулирующим проводкам относят:

1)списание на затраты отчетного периода сумм амортизации основных средств;

2)списание на затраты отчетного периода сумм предварительно уплаченных и использованных в отчетном периоде арендных и других услуг;

3)отнесение на доходы отчетного периода сумм, полученных от покупателей за проданные товары как фактически, так и по предоплате;.

4)отнесение к доходам отчетного периода стоимости фактически отгруженных, но не оплаченных товаров;

Интересно, что в системе учета США не используется метод «красного сторно». В США отсутствует журнально-ордерная форма учета.

К особенностям зарубежного учета, в частности учета в США, можно отнести широкое использование смешанных проводок, когда дебету нескольких счетов соответствует кредит нескольких счетов.

5. Анализ деятельности

Проводится анализ финансово – хозяйственной деятельности организации на основании данных бухгалтерского учета и отчетности. Составляются основные формы финансовой отчетности: бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках, отчет о капитале владельца. В общем виде взаимосвязь вышеперечисленных документов, традиционно применяемых для формирования учетной информации на зарубежных предприятиях, представлена на рис. 7.1.