1.4. Вступительное обращение и заключительная формула вежливости

Независимо от выбранного вами стиля письма необходимо помнить, что существуют определенные соответствия в написании вступительного обращения и заключительной формулы вежливости. Это определяется тем, на чье имя написано письмо.

1)Письмо, написанное на имя компании, требует использования следующего соответствия:

DearSirs —Yoursfaithfully

Обращение в американскую компанию обычно начинается и заканчивается формулой:

Gentlemen — Yours truly

2)Письмо, адресованное женщине (замужней или незамужней), требует использования следующего соответствия:

DearMadam — Yours faithfully

3)Письмо, адресованное сотруднику фирмы, чьего имени вы не знаете, требует использования следующего соответствия:

DearSir —Yoursfaithfully

4)Письмо, адресованное сотруднику фирмы, чье имя вам известно, требует использования следующего соответствия:

Dear Mr White/Dear Mrs White/Dear Ms White — Yours sincerely

Как показывают эти примеры, обращение к незнакомым людям носит более официальный характер. Обращение же к вашему адресату по имени будет выглядеть не таким формальным, более дружественным. Еще менее официально будет выглядеть письмо, в котором используется заключительная формула вежливости «Yoursverysincerely».

5)Если с адресатом вашего письма вас связывают не только деловые, но и дружеские отношения и вы обращаетесь к нему по имени, то можно использовать следующую формулу:

Dear Ronald — Best wishes

Dear Elizabeth — Cordially

В последнее время в деловых письмах все яснее проявляется тенденция использовать «non-sexistlanguage», т.е. не подчеркивать, является ваш деловой партнер мужчиной или женщиной. Для этого вместо обращения «DearSir», «DearMadam» широко используются приветствия, в которых указывается должность или статус адресата и соответственно используется следующая формула:

Dear Personnel Officer/Dear Sales Manager — Yours faithfully

Dear Editor/Dear Reader — Yours faithfully

Dear Parents/Dear Colleague — Yours faithfully

1.5. Заголовок к тексту письма указывает на тему письма

Если письмо написано блочным стилем, то заголовок располагается ниже вступительного обращения и отделяется от него двумя пробелами. Перед заголовком обычно печатается слово SubjectилиAbt(About),Re(Reference). В полувтянутом стиле заголовок письма располагается ниже вступительного обращения по центру строки. В американских письмах заголовок иногда располагается над вступительным обращением:

YourOrderNo. 223ofNovember11, 2010

Gentlemen

1.6. Корпус письма

Как правило, корпус письма состоит из трёх частей: вступительный абзац, основное содержание письма и заключительный абзац.

1) Вступительный абзацсостоит из одного-двух предложений. В них автор может указать причину написания делового письма, сделать ссылку на предыдущую переписку, выразить определённое отношение к предмету переписки (чувство благодарности, сожаления, заинтересованности, удовольствия).

2) В основном тексте письмарекомендуется затрагивать только один вопрос. В каждом абзаце затрагивается один аспект обсуждаемой в письме темы. Если деловое письмо располагается на нескольких страницах, то каждая из них должна быть пронумерована, причём только первая страница письма должна быть написана на бланке компании, остальные – на бумаге без "шапки".

3) В заключительном абзацеавтор письма подводит итог сказанному, выражает свои намерения по поводу переписки или говорит о том, каких действий он ждёт от адресата письма. В этом абзаце могут быть использованы следующие выражения:

We look forward to hearing from you. Your prompt/early reply would be appreciated. We would be grateful to you … We would appreciate it if you could … I will be in touch again shortly. Please do not hesitate to contact me if you have any further queries.

Ждём ответа от Вас. Мы будем благодарны Вам за скорый ответ. Мы будем Вам благодарны ... Мы будем Вам признательны, если... Ждите моего следующего письма в ближайшее время. Пожалуйста, обращайтесь ко мне, если у Вас возникнут вопросы.