ГЭК РХДиСХПД (2013-2014) Spr(1)

–необеспечение надлежащей трудовой дисциплины подчиненных, а равно сокрытие фактов нарушения ими трудовой и исполнительской дисциплины либо непривлечение без уважительных причин виновных лиц к установленной законодательством ответственности за такие нарушения;

–распитие спиртных напитков, употребление наркотических или токсических средств в рабочее время или по месту работы;

–нарушение правил по охране труда и технике безопасности, повлекшее увечье или смерть другого работника;

–непринятие без уважительных причин в срок, установленный законными предписаниями правоохранительных или контрольных органов, мер по устранению выявленных нарушений, а также по возмещению материального ущерба, причиненного государству в результате нарушения действующего законодательства.

Перечень обязательных условий трудового договора и перечень обязательных условий контракта являются закрытыми. Иные условия труда, вносимые в трудовой договор (контракт), признаются дополнительными, т.е. у нанимателя есть право, но отсутствует обязанность включать их в текст трудового договора (контракта).

В качестве дополнительных условий в трудовой договор (контракт), в частности, могут быть включены условия: о предварительном испытании (статья 28 Трудового кодекса Республики Беларусь); о размере выходного пособия, превышающем установленный законодательством минимум (статья 48 Трудового кодекса Республики Беларусь); о компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов, приспособлений, принадлежащих работнику (статья 106 Трудового кодекса Республики Беларусь); о порядке предоставления единовременной выплаты на оздоровление при предоставлении трудового отпуска (статья 182 Трудового кодекса Республики Беларусь); о видах поощрения работников за труд (статья 196 Трудового кодекса Республики Беларусь); о порядке предоставления дополнительных еженедельных свободных от работы дней без сохранения заработной платы обучающимся (статья 207 Трудового кодекса Республики Беларусь); об установлении дополнительных (по сравнению

сзаконодательством) мер, компенсирующих вредное влияние на работников производственных факторов (статья 225 Трудового кодекса Республики Беларусь), и др.

Обратим внимание, что все условия заключенного трудового договора (контракта) должны безусловно исполняться сторонами независимо от того, являются такие условия обязательными или дополнительными.

Существенные условия труда – это системы и размеры оплаты труда, гарантии, режим работы, разряд, наименование профессии, должности, установление или отмена неполного рабочего времени, совмещение профессий и другие условия, устанавливаемые в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь (часть 2 статьи 32 Трудового кодекса Республики Беларусь). Таким образом, перечень существенных условий труда не является исчерпывающим, т.е. остается открытым.

Перечень упомянутых в части 2 статьи 32 Трудового кодекса Республики Беларусь существенных условий труда тесно перекликается с перечнем обязательных условий трудового договора, указанных в части 2 статьи 19 Трудового кодекса Республики Беларусь. Однако к существенным условиям труда могут быть отнесены и другие условия, которые установлены как локальными нормативными правовыми актами, действующими у нанимателя, так и трудовым договором (контрактом), заключенным с конкретным работником. Существенным условием труда является также переход на контракт с работником, трудовой договор с которым был заключен на неопределенный срок (часть 1 пункта 20 Постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29 марта 2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде»).

На практике к существенным условиям труда также относят: нормы труда - нормы выработки, времени, обслуживания, численности, нормированные задания, об установлении, замене и пересмотре которых работники должны быть извещены не позднее чем за один месяц (статьи 86, 87 Трудового кодекса Республики Беларусь); условие о заключении с работником договора о полной материальной ответственности, если при приеме на работу заключение такого договора не было оговорено и др.

Не могут быть отнесены к существенным условиям труда условия: о нанимателе, месте работы, трудовой функции (изменение указанных условий влечет перевод работника в соответствии со статьей 30 Трудового кодекса Республики Беларусь); о рабочем месте, т.е. месте постоянного или временного пребывания работника в процессе трудовой деятельности (изменение данного условия влечет перемещение работника в соответствии со статьей 31 Трудового кодекса Республики Беларусь).

На основании данной главы можно сделать основные, краткие выводы.

Трудовой договор – это основа института трудового права. Изучение законодательства о труде показывает, что трудовой договор является особой формой индивидуального регулирования трудовых взаимоотношений, который позволяет удовлетворить не только личные потребности, желания работников, но и потребности нанимателей. В нем закрепляются не только права и обязанности работника и нанимателя, но и определяется в целом порядок и условия их осуществления, личные соглашения между работником и нанимателем о взаимовыгодном сотрудничестве.

Трудовой договор содержит в себе основные права и обязанности работника и нанимателя, срок трудового договора, иные сведения и условия, о которых подробно будет рассказано во второй главе данной работы. Договор заключается на добровольных началах. Это важно понимать при трудоустройстве. Ни кто не может заставить гражданина подписать трудовой договор.

Условия трудового договора (контракта) – это совокупность согласованных между собой положений, регулирующих отношения и действия сторон в процессе выполнения трудового договора (контракта), отражающих взаимные требования, права, обязанности сторон. Перечень обязательных условий договора содержится в ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь. Все условия заключенного трудового договора (контракта) должны безусловно исполняться сторонами независимо от того, являются такие условия обязательными или дополнительными.

21

Существует несколько основных критериев определения соответствия гражданина работе (профессии, должности), на которую он претендует, в частности, это:

1.Пол (запрещается применение труда женщин на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на подземных работах, кроме некоторых подземных работ (нефизических работ или работ по санитарному и бытовому обслуживанию)).

2.Возраст (заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими шестнадцати лет. С письменного согласия одного из родителей (усыновителя, попечителя) трудовой договор может быть заключен с лицом, достигшим четырнадцати лет, для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда здоровью и не нарушающего процесса обучения).

3.Образование (для выполнения некоторых видов работ, а также занятия определенных должностей необходимо профессионально-техническое, среднее специальное либо высшее образование. Конкретные квалификационные требования содержатся в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих и Едином квалификационном справочнике должностей служащих (ЕКСД)).

4.Стаж работы (в основном имеет существенное значение для служащих. Конкретные требования к стажу работы содержатся в ЕКСД).

5.Состояние здоровья (для выполнения определенных работ, в основном работ с вредными условиями труда, необходимо соответствующее состояние здоровья, в связи с чем гражданин проходит медицинский осмотр в учреждении здравоохранения, по результатам которого ему выдается медицинское заключение о возможности либо невозможности выполнения им определенной работы).

6.Гражданство (некоторые должности в Республике Беларусь вправе занимать исключительно граждане Республики Беларусь).

Также не стоит забывать о том, что действующим законодательством о труде установлено ограничение совместной работы близких родственников. Данный запрет может устанавливаться и в негосударственных организациях по решению собственника.

С целью определения соответствия гражданина работе в соответствии со статьей 26 Трудового кодекса Республики Беларусь при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю: документ, удостоверяющий личность. Военнообязанные лица и лица, подлежащие призыву на воинскую службу, также обязаны представить документы воинского учета; трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей; документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы; направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством.

В случае рассмотрения вопроса о приеме на работу инвалида также необходимо потребовать у него индивидуальную программу реабилитации инвалида, т.к. указанная программа реабилитации может содержать требования к режиму работы и условиям труда, которые наниматель будет обязан обеспечить работнику.

В предусмотренных законодательными актами случаях гражданин при заключении договора должен представить декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы, связанные с подтверждением иных обстоятельств, имеющих отношение к работе.

Прием на работу без указанных выше документов не допускается.

Запрещается требовать при заключении трудового договора документы, не предусмотренные законодательством.

Следует помнить, что все лица моложе восемнадцати лет принимаются на работу лишь после предварительного медицинского осмотра и в дальнейшем, до достижения восемнадцати лет, ежегодно подлежат обязательному медицинскому осмотру (статья 275 Трудового кодекса Республики Беларусь).

После изучения представленных гражданином необходимых документов нанимателем принимается решение

осоответствии либо несоответствии гражданина работе, на которую он претендует.

Вслучае принятия решения об отказе в заключении трудового договора следует помнить, что в соответствии со статьей 16 Трудового кодекса Республики Беларусь запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора с гражданами:

– направленными на работу государственной службой занятости в счет брони, включая граждан, обязанных возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении;

– письменно приглашенными на работу в порядке перевода от одного нанимателя к другому по согласованию между ними в течение одного месяца со дня выдачи письменного приглашения, если стороны не договорились об ином;

– прибывшими на работу в соответствии с заявкой нанимателя или заключенным договором после окончания учреждения образования;

– имеющими право на заключение трудового договора на основании коллективного договора, соглашения;

– прибывшими на работу после окончания государственных учреждений образования по направлению;

– женщинами по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей в возрасте до трех лет, а одиноким матерям – с наличием ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида – до восемнадцати лет);

– военнослужащими срочной военной службы, уволенными из Вооруженных Сил, других войск и воинских формирований Республики Беларусь и направленными на работу в счет брони для предоставления первого рабочего места.

Ввышеуказанных случаях по требованию гражданина или специально уполномоченного государственного органа наниматель обязан известить их о мотивах отказа в письменной форме не позднее трех дней после обращения. Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд.

22

Вдругих случаях наниматель не обязан мотивировать причины отказа в заключении трудового договора, однако следует учесть, что, если причиной отказа явились обстоятельства, носящие дискриминационный характер, лица, считающие, что они подверглись дискриминации в сфере трудовых отношений, вправе обратиться в суд с соответствующим заявлением об устранении дискриминации (статья 14 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Вслучае принятия положительного решения процедура заключения трудового договора «переходит» к следующему этапу.

Для того чтобы определить, на какой срок заключать трудовой договор, необходимо ответить на следующие вопросы:

– вследствие чего образовалась вакансия – расширение штата организации, увольнение сотрудника, ранее занимавшего эту должность, временное отсутствие работника, производственно-хозяйственные факторы, вызвавшие необходимость выполнения определенной работы, др.;

– является ли предлагаемая гражданину работа постоянной или носит срочный, временный, сезонный характер?

После ответов на указанные вопросы в соответствии со статьей 17 Трудового кодекса Республики Беларусь с гражданином может быть заключен трудовой договор на: неопределенный срок; определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор); время выполнения определенной работы; время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь сохраняется место работы; время выполнения сезонных работ.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а также в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь.

Трудовой договор на время выполнения определенной работы заключается в случаях, когда время завершения работы не может быть определено точно.

Трудовой договор на время выполнения сезонных работ заключается в случаях, когда работы в силу природных и климатических условий могут выполняться только в течение определенного сезона. При этом сезонной может быть признана лишь та работа, которая содержится в перечне сезонных работ, утвержденном постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 года № 56. Учитывая тот факт, что перечень является исчерпывающим, не допускается заключение трудовых договоров как с сезонными работниками на выполнение работ, не содержащихся в нем, даже в случае, если эта работа выполняется в течение определенного сезона.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, договор считается заключенным на неопределенный

срок.

Разновидностью срочного трудового договора является контракт, который заключается в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством о труде, например Положением о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 сентября 1999 года № 1476. Контракт может заключаться как с работником при приеме на работу, так и с работником, трудовой договор с которым был заключен на неопределенный срок, при этом следует также учесть, что заключение контракта – это изменение существенных условий труда, следовательно, работник должен быть письменно предупрежден о намерении нанимателя заключить с ним контракт не позднее чем за один месяц до заключения контракта.

Также необходимо помнить, что контракты с беременными женщинами, женщинами, имеющими детей в возрасте до 3 лет (детей-инвалидов – до 18 лет), трудовые договоры с которыми были заключены на неопределенный срок, не заключаются, если они не дали согласия на заключение таких контрактов.

Конкретный срок контракта, а также срок его продления определяются по соглашению сторон, однако следует учитывать, что:

1. Контракт заключается на срок не менее одного года.

2. Максимальный срок действия контракта – не более 5 лет (пункт 2 части 1 статьи 17 Трудового кодекса Республики Беларусь).

3. При заключении контракта с работником, трудовой договор с которым был заключен на неопределенный срок, продлении либо заключении нового контракта срок действия контракта определяется:

– с работающей женщиной, находящейся в отпуске по беременности и родам, матерью (отцом ребенка вместо матери, опекуном), находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, – не менее чем до окончания указанных отпусков;

– с работником предпенсионного возраста (женщины – 53 года, мужчины – 58 лет), добросовестно работающим и не допускающим нарушений трудовой и исполнительской дисциплины, - не менее чем до достижения общеустановленного пенсионного возраста (женщины – 55 лет, мужчины – 60 лет) и получения им права на пенсию по возрасту.

4. С согласия матери (отца ребенка вместо матери, опекуна), приступившей к работе до или после окончания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, наниматель обязан продлить (заключить новый) контракт на срок не менее чем до достижения ребенком возраста пяти лет.

5.Продление контракта осуществляется в пределах максимального срока его действия, по истечении максимального срока действия контракта по договоренности сторон заключается новый контракт на срок не менее одного года. На меньший срок контракт продлевается с письменного согласия работника, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь.

6.Контракт с работником – беременной женщиной с ее согласия продлевается на период беременности либо иной срок по соглашению сторон.

23

7. Если по истечении срока действия контракта трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, то контракт преобразуется в трудовой договор, заключенный на неопределенный срок.

Что касается формы трудового договора, то здесь действующее законодательство не оставляет нанимателю выбора, трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 18 Трудового кодекса Республики Беларусь), в том числе и контракт. Следует также помнить, что трудовой договор составляется в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон.

Отсутствие трудового договора в письменной форме не говорит о том, что между организацией и гражданином отсутствуют трудовые правоотношения, т.к. в соответствии с частью 2 статьи 25 Трудового кодекса Республики Беларусь, фактическое допущение работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен.

Следует также помнить, что наниматель обязан письменно оформить фактический допуск работника к работе

втрехдневный срок с момента предъявления работником либо профсоюзом соответствующего требования, причем допуск работника к работе должен быть осуществлен уполномоченным должностным лицом нанимателя.

Значительную роль в процессе заключения трудового договора играет его содержание. Действующее законодательство позволяет нанимателям и гражданам самостоятельно определять условия, которые будут содержаться в трудовом договоре (за исключением случаев, когда форма трудового договора утверждается вышестоящим органом, министерством и т.д.), но в то же время устанавливает ряд обязательных условий и ограничений.

Указание в трудовом договоре с работником в качестве условий оплаты труда "согласно штатному расписанию" и т.п. недопустимо. Аналогичные требования предъявляются к доплатам, надбавкам и поощрительным выплатам. Как видно из пункта 7 части 2 статьи 19 Трудового кодекса Республики Беларусь, в трудовом договоре должны быть указаны размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты, следовательно, размер тарифной ставки (оклада) должен быть указан в денежном выражении на дату подписания трудового договора, а размеры доплат, надбавок и поощрительных выплат – в денежном выражении или в процентном отношении к величине тарифной ставки (оклада).

Также следует учесть, что в соответствии со статьей 293 Трудового кодекса Республики Беларусь трудовой договор с временным работником должен содержать условия о временном характере работы.

Также условия, которые должны быть указаны в контракте в качестве обязательных: 1) дата подписания; 2) место работы; 3) должность, профессия, специальность работника; 4) срок действия контракта; 5) права сторон, в том числе право нанимателя на:

–уменьшение (лишение) премий всех видов независимо от привлечения к дисциплинарной ответственности за: отсутствие на рабочем месте без уважительной причины; несвоевременное выполнение или невыполнение трудовых обязанностей без уважительных причин; использование государственного имущества не в служебных целях;

–уменьшение работнику отпуска в соответствующем году на число дней прогула или умышленного неисполнения им трудовых обязанностей более трех часов в течение рабочего дня без уважительных причин. При этом отпуск должен быть не менее двадцати четырех календарных дней;

–понижение в классе (звании) за нарушение правил внутреннего трудового распорядка (в качестве дисциплинарного взыскания) на срок до одного года или иной срок, предусмотренный законодательством. Понижение

вклассе не допускается более чем на один класс, а в звании (специальном, персональном) – ниже чем на одну ступень;

6) обязанности и ответственность сторон, в том числе:

–обязанность работника не позднее чем за один месяц до истечения срока действия контракта письменно предупредить нанимателя о решении продолжить или прекратить трудовые отношения;

–обязанность нанимателя не позднее чем за один месяц до истечения срока действия контракта письменно предупредить работника о решении продолжить или прекратить трудовые отношения на условиях контракта либо трудового договора на неопределенный срок (при соблюдении требований, установленных законодательством);

–полная материальная ответственность работника за ущерб, причиненный по его вине нанимателю излишними денежными выплатами (за исключением случаев счетной ошибки), неправильным учетом и хранением материальных или денежных ценностей, их хищением, уничтожением;

7) условия организации и оплаты труда работника (с учетом результатов его работы), предусматривающие зависимость мер поощрения от соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;

8) дополнительные меры стимулирования труда, в том числе:

–предоставление работнику дополнительного поощрительного отпуска с сохранением заработной платы до пяти календарных дней;

–повышение тарифной ставки (не более чем на 50 процентов, если больший размер не предусмотрен законодательством);

9) размеры минимальных компенсаций за ухудшение правового положения работника, установленные законодательством.

Наниматель за счет собственных средств может устанавливать более высокий размер компенсаций за ухудшение правового положения работника.

Изменение условий трудового договора (контракта) производится в установленном порядке по соглашению сторон либо по основаниям, предусмотренным законодательством.

24

Вкачестве дополнительных условий трудовой договор может содержать, например, условие об обязанности отработать после обучения определенный срок в случае, если обучение производилось за счет средств нанимателя, об установлении испытательного срока, а также иные условия.

Впроцессе согласования с гражданином дополнительных условий трудового договора (контракта) следует учитывать, что признаются недействительными условия, которые ухудшают положение работника по сравнению с законодательством, коллективным договором, соглашением либо носят дискриминационный характер.

Недействительность отдельных условий трудового договора не влечет недействительности трудового договора в целом (статья 23 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Основания для признания трудового договора недействительным содержатся в статье 22 Трудового кодекса Республики Беларусь. Так, трудовой договор признается недействительным в случаях его заключения: 1) под влиянием обмана, насилия, угрозы, а также если он заключен на крайне невыгодных для работника условиях вследствие стечения тяжелых обстоятельств; 2) без намерения создать юридические последствия (мнимый трудовой договор); 3) с гражданином, признанным недееспособным вследствие душевной болезни или слабоумия; 4) с лицом моложе четырнадцати лет; 5) с лицом, достигшим четырнадцати лет, без письменного согласия одного из родителей (усыновителя, попечителя).

Также немаловажным в процедуре заключения трудового договора с гражданином является ознакомление гражданина с локальными документами нанимателя, регулирующими трудовую деятельность работника.

Во многих организациях сложилась следующая практика: работнику предлагают для ознакомления локальные акты нанимателя, регулирующие трудовую деятельность работника, уже после фактического подписания сторонами трудового договора.

Целесообразно предоставлять гражданину к ознакомлению вышеуказанные документы до подписания трудового договора, т.к. условия, содержащиеся в них, могут существенно повлиять на решение гражданина о заключении либо незаключении трудового договора с нанимателем, а ознакомление работника с локальными документами после процедуры подписания трудового договора ставит его в безвыходное положение, т.к. даже в случае несогласия с какими-либо положениями договор уже подписан, и ему в любом случае придется выходить на работу в сроки и на условиях, оговоренных в нем.

Последний этап заключения трудового договора с работником - подписание трудового договора. Трудовой договор должен быть подписан обеими сторонами в двух экземплярах, один из которых хранится у нанимателя, другой – у работника.

Именно подписанный трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу, что, в свою очередь, позволяет внести соответствующую запись в трудовую книжку работника. Следует помнить, что с приказом о приеме на работу работник должен быть ознакомлен под роспись.

На основании данной главы, можно сделать вывод о том, что заключение трудового договора можно рассматривать в широком и в узком смыслах слова.

Вузком смысле «заключение трудового договора» означает подписание трудового договора работником и нанимателем. В широком смысле слова под заключением трудового договора понимают прием работника на работу, включающий в себя единый комплекс юридически значимых действий.

Вцелом процедуру заключения трудового договора условно можно разделить на основные этапы:

1)определение соответствия гражданина работе (профессии, должности), на которую он претендует;

2)определение срока, формы и содержания трудового договора;

3)подписание трудового договора.

Данные этапы имеют свою строгую специфику, которая закреплена нормативными документами. Каждый этап обязателен к применению и не может быть исключен из процесса, ведущему к заключению трудового договора.

25

6. Особенности документации по административно-хозяйственной деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:

–акты законодательства Республики Беларусь;

–решения судов;

–предписания государственных органов и должностных лиц;

–поручения вышестоящих организаций;

–осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.

Организации наделены правом принимать (издавать) только те распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения), которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь, уставами или положениями о них.

Совместные акты органов государственной власти и управления принимаются в виде постановлений. Совместные акты местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов принимаются в виде решений. Совместные распорядительные документы иных организаций, издающих (принимающих) одинаковые виды документов (приказы, постановления и др.), издаются (принимаются) в соответствующем виде. Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.

Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах фиксируется в протоколах. Решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, как правило, проводятся в жизнь приказом (распоряжением) руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания.

Организации ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами, в том числе индивидуальными предпринимателями, в целях выполнения поставленных перед ними задач

иреализации возложенных на них функций. Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

Организации на основании нормативных правовых актов, определяющих их задачи и функции, издают (составляют) также планы, отчеты, докладные записки, справки, акты и другие управленческие документы.

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УФД включаются в «Табель унифицированных форм документов организации» – перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (табель). Табель утверждается руководителем организации. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются службой ДОУ. Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля по форме согласно приложению 1 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях».

Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

–наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;

–дата;

–регистрационный индекс;

–подпись.

26

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации. При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.

Каждый лист документа должен иметь поля:

–левое – 30 мм;

–правое – не менее 8 мм;

–верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21 декабря 2004 года № 69 (СТБ 6.38-2004): бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов. При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств. На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти-семи строк текста.

На бланк для письма наносятся реквизиты:

–Государственный герб Республики Беларусь;

–эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

–код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

–наименование вышестоящей организации;

–наименование организации;

–наименование структурного подразделения;

–почтовый адрес отправителя;

–коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

На общий бланк наносятся реквизиты:

–Государственный герб Республики Беларусь;

–эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

–код организации: код ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

–наименование вышестоящей организации;

–наименование организации;

–наименование структурного подразделения;

–место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс. Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом. При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

27

При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.

При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках. Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа. Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.

Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.

Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский. Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского

ирусского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

Вдокументах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

Втексте документа не допускается употребление:

–просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

–иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

–нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

–аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

–ненормативной лексики.

Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере.

При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе Microsoft Word, размер шрифта – 15 пт.

При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал – до 11 пт. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.

При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2–3 межстрочными интервалами.

В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

28

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности. Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы.

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационнометодического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

Постановление – правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а

также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения – на два: по основной деятельности и по личному составу. Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка. Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения, указания – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», постановления – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения – «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.

Вприказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ....».

Враспорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения ...». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания.

Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.

Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной

срок.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и

сокращенной формы. Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего

29

коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудиоили других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.). Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один. Датой протокола является дата проведения заседания. Текст протокола делится на вводную и основную части. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке. Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки. Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек. В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения. В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии. При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности. Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу. В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка. разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них. В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу. В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания. В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения. Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение. Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем. Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих

органах или регламентами их работы.

Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.). Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?») или родительном падеже («акт – чего?»). Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют. Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты. В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты. В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта. Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.

30