Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления мто и обоснование полезности преобразований.

1. Предлагаемые рекомендации и ожидаемый эффект и оценка экономической эффективности рекомендаций

Оборудовать склад лучше разборными стеллажами с переменной высотой ячеек. Для хранения мелких деталей применяют специальные складские пластиковые или проволочные лотки разных размеров. Детали больших размеров хранят на полках без коробок. Если детали не имеют индивидуальной упаковки, устанавливают низкие борта ячеек из фанеры, оргалита, пластика.

Адресная система хранения

Обязательно следует ввести единую адресную систему для всех складов – теплого, холодного и открытого, иначе неизбежны потери времени и деталей. Это важно для обеспечения увеличения оборота, исключения ошибок в размещении деталей и быстрого нахождения запасных частей даже новыми сотрудниками после короткого инструктажа. Обеспечьте автоматическое указание адресов в ярлыках, чеках, спецификациях наличия, ведомостях инвентаризации. Печатайте ведомости инвентаризации и накладные с сортировкой по адресам. Самая распространенная адресная система: Номер ячейки: А1739 А, Б, В-зона хранения – теплый, холодный склад или часть склада;

17 – порядковый номер стеллажа; 3 – порядковый номер вертикальной секции стеллажа: 9 – порядковый номер полки.

Внедрение адресной системы требует всего около одного человеко-месяца и включает разметку на планах складов, изготовление номеров, их крепление или нанесение краской, внесение адресов в спецификации деталей, внесение номеров из спецификации в компьютер, параллельно – корректировка программ. Маркировать адреса на стеллажах и номера деталей на коробках следует крупно, чтобы видеть их издалека и быстрее выбирать маршрут к ячейке.

Уменьшение неликвидных запасов

• Ежемесячный перечень запасов, не пользовавшихся спросом критерий устанавливается руководством. Это необходимо для принятия мер высвобождению "замороженных" в запасах средств для дальнейшего использования, и предотвращению образования неликвидов, превращающихся чаще всего в убытки;

• Ежеквартальные предложения по списанию испорченных, утерянных, похищенных и неликвидных товаров.

• Проводить перманентную инвентаризацию по утвержденному бухгалтером плану проверку соответствия наличия учетным данным определенного количества наименований или определенной группы товаров в месяц. Такая инвентаризация практикуется на всех крупных складах, чтобы не останавливать работу надолго в конце года.

• При размещении товаров на складе обеспечивать оптимальное использование площадей и объемов складов и свободный доступ к каждому товару.

• Обеспечить невозможность хищений товаров со склада, повреждения товаров при перемещениях.

• Изучить и использовать все возможности компьютерной программы по складскому учету.

• Вести картотеку поставщиков, перевозчиков.

• Ведомость деталей, не пользовавшихся спросом за период с начала года – это первое, что нужно для контроля.

• Ведомость запасов сверх максимально установленных количеств – это перечень излишних закупок.

• Ведомость для анализа цен с указанием номеров и наименований деталей, розничных и закупочных цен и коэффициентов, определяющих соотношение этих цен и степень доходности.

• Ведомость деталей, наличие которых на дату контроля меньше установленного минимума для контроля запасов и своевременных заказов.

• Ведомость движения товаров за период – с указанием наличия на начало периода, поступления, продаж и наличия на конец периода.

• Ведомости наличия на складе с указанием номера детали, наименования, адреса, количества и розничной цены необходимы персоналу склада для текущей работы по раскладке и отбору деталей.

• Те же ведомости, но в закупочных ценах с обсчетом общей суммы необходимы для контроля стоимости запасов, справок, а также после инвентаризации.

Активизация запасов.

Для сокращения складских расходов полностью избавляться от выявленных при анализе "мертвых" неликвидных запасов, а бездействующие запасы переводят на более дешевую форму хранения.

Детали, по которым не было движения в течение года (за исключением деталей для новых, только введенных на рынок моделей машин), снимают со стеллажей и укладывают в ящики, на которые крепят упаковочные листы. Ящики держат в таком месте, где их хранение не влечет значительных расходов. Эти детали оставлять в базе данных, но указывают другой адрес складирования. Стоимость этих деталей, как правило, списывают. Если спустя год (т. е. всего через два года) по этим деталям по-прежнему не будет никакого движения, их продать как металлолом или возвращают поставщику при его согласии.

После очищения складов от бездействующих и "мертвых" запасов управляющие принимают меры для предупреждения возможности аккумуляции подобных запасов в будущем.

Удешевление контроля

Удешевление контроля помогает сократить расходы по содержанию запасов. Тщательный учет каждой находящейся на складе детали слишком дорог. Экономичное управление запасами предполагает, что нужно меньше контролировать дешевые товары и сосредоточивать все внимание на наиболее дорогостоящих. Нередко обнаруживается, что на контроль за запасом, например, шайб, расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих узлов и деталей. При инвентаризации физических запасов основное внимание уделять деталям групп, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Что же касается группы малоценных деталей, то принимают на веру данные карточек учета этих запасов.

Использовать принцип оптимального размера заказа. С этой целью применять, упрощенную систему визуального контроля запасов. При этой системе запасы каждой детали делят на три группы и размещать в одной ячейке. Группы деталей отделяют друг от друга с помощью специальных щитков или помещать в пластиковые мешки либо коробки. Каждая группа должна иметь цветовую кодировку: красный цвет означает минимальный запас, желтый – уровень заказа, зеленый – наличие сверх уровня заказа. На ячейке или непосредственно на партии деталей закрепить карточки, содержащая следующую информацию: код детали, ее адрес, наименование, категорию запаса и сведения об установленных для детали уровнях запаса. Для пополнения запаса не требуются никакие действия до тех пор, пока не начнется выбор деталей из желтой секции ячейки. В этот момент контрольная карточка снимается и передается работнику, занятому учетом запасов, для того чтобы сделать заказ. Затем контрольная карточка возвращается в ячейку с отметкой о сделанном заказе. После того, как начнется выбор деталей из красной секции, карточка снова поступает к клерку как повторное напоминание о необходимости восполнения запаса. Если выполнение ранее сделанного заказа в ближайшее время не ожидается, то размещается срочный заказ или предпринимаются другие необходимые действия.

Формирование, регулирование и контроль.

Регулирование запасов заключается в определении их уровня, оптимального по конкретному критерию, и в разработке условий, которые обеспечивают поддержание запасов на этом уровне.

Для удовлетворения спроса в любой момент, независимо от задержек в

поставках или скачка заказов, в систему управления включать страховые запасы деталей. Факторы, влияющие на размер страховых запасов, подразделяются на две группы – связанные с колебаниями спроса и определяемые условиями поставки. Учет первой группы факторов связан с прогнозированием величины спроса и вероятных величин отклонения спроса в расчетном периоде. Влияние второй группы факторов выражается в отклонениях интервалов поставок от заданных в системе из-за нарушений ритмичности производства деталей, опозданий подачи транспорта, задержек в пути и т. п. Для поддержания запасов на определенном уровне разрабатывать порядок их формирования (установление нормы запаса и правил пополнения) и контроля. Оптимальный размер запасов каждой детали определять с учетом следующих общих принципов:

• для деталей высокого спроса включение в запас максимального страхового запаса для покрытия любых скачков спроса;

• для деталей постоянного спроса включение в запас умеренного страхового запаса;

• для деталей нерегулярного спроса низкий или нулевой уровень страховых запасов.

Пополнять запасов складов по следующему принципу:

• рассчитывать оптимальный размер заказа;

• рассчитывать уровень заказа на основе ожидаемого объема продаж за время ожидания поставки и величины страхового запаса;

• проверять остаток запаса после каждой продажи;

• в день снижения запаса до количества, установленного как уровень заказа, готовить документ для заказа;

Оптимальные размеры заказов определять при сопоставлении издержек на содержание запасов и расходов на заказы.

Ускорение оборачиваемости запасов.

На складах ООО «Автосоюз». использовать систему кодирования цветом. На каждую вновь поступившую на склад деталь наносится небольшая цветная метка. Для каждого года хранения и квартала устанавливается определенный цвет. Нанесение этих меток не занимает много времени, зато позволяет быстро установить срок хранения изделия. При такой системе наиболее долго хранящиеся детали использовать в первую очередь; кроме того, с течением времени метки позволят выявить детали, по которым нет движения. Это особенно важно для деталей небольшой стоимости, по которым не проводится контроль запасов.

Для экономически эффективной торговли запасными частями необходимо поддерживать высокий уровень оборачиваемости запасов, то для обеспечения спроса на любую деталь, особенно для снятых с производства машин, необходимо хранить широкий ассортимент редко продающихся деталей, что тормозит оборачиваемость запасов.

Для обеспечения подобного обслуживания запасы деталей во всех звеньях сбытовой сети регулируются так, чтобы на складах на зональных складах – четырехмесячные запасы деталей постоянного и нерегулярного спроса.

В торговле запасными частями применять систему пополнения запасов – с фиксированным интервалом заказов и с фиксированный объемом заказов.

Ожидаемый эффект

После реорганизации ожидаемый эффект от реорганизации складских помещений ожидается увеличение площади в три раза (объем складской площади увеличится с 385 м²

до 1155м²

) при затратах на закупку материалов для производства разборных стеллажей.

Для производства одного стеллажа необходима закупка :

• Металлического уголка - 136 погонных метров при цене 70 руб. за один погонный метр;

• Плахи обрезной – 2 м³ при цене 1100 руб. за 1 м^{3 ;}

• Крепления (для сборки стеллажей) – 16 шт. при цене 45 руб. за 1 шт. ;

• Затраты на сварочные работы - проводятся тремя работниками ремонтно-механической мастерской в обязанности которых входит ремонтные работы на территории предприятии.

• Итого на изготовление одного стеллажа необходимо – 12440 руб.

• Для изготовления 30 стеллажей необходимых предприятию потребуется – 373200 руб.

Для введения единой адресной системы и кодировки цветом необходимо закупка материалов:

• Фанера – 50 листов при цене 250руб. за 1 лист;

• Шурупы – 300 шт. при цене 20руб за 10шт;

• Краска – 10кг. При цене 220руб за 1кг.

• Заказ на изготовление тары в сторонней организации – 15000 руб.;

• Итого на изготовление тары и маркировки необходимо – 30300 руб.

Для введения единого электронного каталога необходимо закупка материалов:

• Программное обеспечения – 3000 руб.;

• Оргтехника на сумму – 90000 руб.;

• Наладка программного обеспечения и обслуживание на сумму – 5000руб.

• Итого на внедрение единого электронного каталога необходимо – 98000руб.

Для повторной консервации необходима закупка смазочных материалов на сумму – 10000 руб.

Общие затраты на реорганизацию складского хозяйства составляют – 511500руб.

Прибыль от материально-технического обеспечения составляет – 5873000руб.

Потери составляют 15% или 880950руб.

После реорганизации складского хозяйства прирост прибыли составит 11% или 646030руб.

Срок окупаемости составит 511500/646030=0,792 иле 8 месяцев.