2.5 Совершенствование учета расчетов по оплате труда в условиях применения современных информационных технологий

Одним из приоритетных направлений совершенствования бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда является его автоматизация. Дело в том, что становление бухгалтерского учета какие мы его видим в настоящее время происходило еще при Советском Союзе. Стремительное развитие, к концу XX века, информационных технологий не могло не отразится и на ведении бухгалтерского учета, хотя все еще заметны отголоски бывшей системы, когда бухгалтерский учет, а в частности учет расчетов с персоналом по оплате труда осуществлялся в ручную. В специализированных киосках налоговых инспекций до сих пор продаются бланки первичной документации по учету расчетов с персоналом (личная карточка работника, расчетно-платежная ведомость и т.п.). Возможно, в этом есть необходимость для очень маленьких предприятий, но даже в этом случае заполнение всех необходимых форм в ручную требует колоссальных трудовых затрат.

Правильная организация учета – одна из основных функций управления предприятиям. В системе учета, важнейшим участком является учет заработной платы и калькулирование себестоимости продукции. Без точного и своевременного учета заработной платы невозможно последовательное укрепление хозяйственного расчета, соблюдение режима экономии.

Реформа системы учёта труда и заработной платы подвержена влиянию объективных факторов и обстоятельств, характерных для переходного периода развития экономики страны. Существенным объективным фактором, влияющим на процесс реформирования заработной платы, является его административный характер: высокая степень государственной регламентации бухгалтерского учёта, а также выполнение функций обеспечения постоянно меняющихся фискальных интересов государства. Также нужно отметить, что в настоящее время в связи с углублением рыночных преобразований и усложнением задач, стоящих перед бухгалтерским учётом, возрастает требовательность к квалификации и профессионализму бухгалтерских работников.

Значение бухгалтерских служб предприятия трудно переоценить. Бухгалтерия находится на стыке информационных потоков разных подразделений, и практически только она может формировать информацию о реальном состоянии предприятия. Игнорировать информацию бухгалтерии нельзя – слишком тяжелыми могут быть налоговые последствия.

Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия. К сожалению, еще очень часто компьютеры используются бессистемно для выполнения простейших операций, фактически в качестве больших калькуляторов и интеллектуальных печатных машинок для подготовки платежных поручений или справок для налоговой инспекции.

Наиболее рациональным является использование комплексных информационных систем. Отличительной их чертой является четкая ориентация на внутренний документооборот предприятия, а также наличие мощных инструментов аналитической обработки данных. В настоящее время, большинство предприятий используют специальные программы, которые позволяют значительно облегчить, ускорить и автоматизировать труд бухгалтера, что, безусловно, снижает количество ошибок [9, с. 49].

Бесспорным лидером на сегодня по известности и тиражу продаж является фирма «1С». Прежде всего, фирма известна благодаря своему продукту под названием «1С: Бухгалтерия». Существует базовая и профессиональная разновидности этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальном и сетевом варианте. Она одна из наиболее перспективных и востребованных в Беларуси бухгалтерских программ, т.к.:

- бухгалтерия, которая обладает очень широкими возможностями учета, анализа и планирования деятельности предприятия.

- бухгалтерия позволяет вести не только синтетический учет, но и подробный аналитический учет, в частности расчетов с персоналом по оплате труда.

- обширные возможности 1С позволяют адаптировать программу к специфике работы любого предприятия.

Начать работать с «1С: Бухгалтерией» (для данного участка предлагаю конфигурацию «Зарплата и кадры») можно практически сразу после ее установки на компьютер даже без предварительного ознакомления с документацией. Освоение базовых возможностей программы - процедур ручного ввода бухгалтерских записей и получения самых необходимых отчетов, оборотно - сальдовой ведомости, главной книги, шахматки, оборотного баланса и многих других - вполне по силам даже самому неподготовленному в компьютерном отношении бухгалтеру. По мере накопления опыта и изучения документации у бухгалтера возникает естественное желание «заставить» компьютер выполнять и другие действия - вести не только стоимостной, но и натуральный учет, рассчитывать износ основных средств, калькулировать себестоимость, выполнять переоценку валютных средств, формировать отчетность. Иными словами, более полно учитывать особенности принятой в его организации учетной политики.

Также еще одним из направлений по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда, являет переход на оплату через пластиковые карты. В настоящее время большинство предприятий все еще выплачивает своим работникам зарплату исключительно наличными через кассу. Однако все больше фирм переходит на оплату труда через пластиковые карты, поскольку карточная система выдачи зарплаты имеет очевидные преимущества:

- предприятию не нужно иметь дело с наличностью, тратиться на инкассаторские услуги банка или на наем охранников для перевозки наличных;

- экономится время, связанное с выплатой и получением зарплаты, как сотрудников, так и работников бухгалтерии;

- нет необходимости депонировать зарплату работников, которые ее не получили вовремя;

- упрощается работа бухгалтера.

Получать деньги на карточки зачастую выгодно и самим сотрудникам. При такой форме расчетов они могут:

- рассчитываться со многими фирмами за товары или услуги по безналу;

- получить необходимую сумму в удобное время (как правило, банкоматы работают круглосуточно и без выходных);

- не декларировать деньги на карточке при выезде за границу.

Решение о выплате зарплаты на банковские карточки нужно закрепить в трудовых договорах с работниками, так как именно их согласие является единственным ограничением такой формы расчетов. Затем предприятие должно заключить с банком договор, в котором следует оговорить все условия по обслуживанию карточных счетов сотрудников и сумму вознаграждения банка. Затем банк открывает каждому сотруднику специальный карточный счет, на который и будет зачисляться его заработная плата. Также банком изготавливается пластиковая карта на каждого работника фирмы.

Зарплата всех работников фирмы перечисляется на карты одним платежным поручением. К поручению прикладывается специальный реестр, который содержит реквизиты банка, фамилии, имена и отчества сотрудников, номера их счетов и суммы, которые на счета зачисляются. Оформлять реестр и платежку нужно не реже чем два раза в месяц.