Глава 8. Документация и инвентаризация

8.1. Бухгалтерские документы

8.1.1. Понятие документации, ее значение

Документ (от лат. documentum — поучительный при­мер, свидетельство, доказательство) — это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающий юридическое значение данным бухгалтерского учета. Оформление хозяйственных операций называется документацией. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей. Для учета в составе бухгалтерской документации различают:

1. первичные документы,

2. учетные регистры,

3. отчетность.

Первичные документы дают начало движению учетной информации и обеспечивают сведениями, необходимыми для сплошного непрерывного отражения хозяйственных операций.

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксиро­вать каждую хозяйственную операцию. Финансово-хозяй­ственная деятельность организации сопровождается вы­полнением многочисленных операций. С этой целью при­меняется элемент метода бухгалтерского учета – доку­ментация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первич­ного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется до­кументом и является первым этапом учета.

Все хозяйственные операции на предприятии отражаются в учетных документах или на машинных носителях информации. Характерная особенность бухучета заключается в том, что он основан на строгом соответствии: каждой хозяйственной операции соответствует какой-либо документ.

Унификация документов – это определенные формы документов, содержащиеся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Стандартизация документов – это одинаковые стандартные документы, одинаковых размеров и графления; стандартизация упрощает обработку и хранение документов.

Значение документации:

• документация используется для сплошного и непрерывного учета хозяйственных средств и их источников,

• с помощью документов осуществляется контроль за расходом материальных ценностей и денежных средств,

• документы являются основанием для отражения хозяйственных операций в счетах бухучета,

• документы имеют юридическое значение, т.е. они могут использоваться в судах, арбитражах для подтверждения законности совершения хозяйственной операции,

• документы используются для оперативного руководства и управления.

8.1.2. Основные реквизиты бухгалтерских документов

Учетные документы должны соответствовать типовым формам, содержать необходимые реквизиты (элементы заполнения документа) и должны быть надлежаще оформлены. В бухгалтерских документах должны быть следующие реквизиты:

• наименование документа (ведомость, авансовый отчет и т.д.);

• дата составления документа;

• содержание хозяйственной операции и ее основание;

• применяемые измерители (денежный, натуральный);

• наименование организации, от имени которой составлен документ (подписи ответственных за совершение хозяйственной операции лиц).

На документах могут кроме обязательных содержаться также и дополнительные реквизиты: адреса, телефоны, отделения банков и т.д.