Отчетно-распорядительная информация (документальная).

Носителем отчетно-распорядительной информации является документ.

На нем информация фиксируется в виде текста, таблиц и графиков.

Документальная информация является основой для организации контроля за ходом производственной деятельности, расходованием материально-технических ресурсов.

С помощью документации подтверждаются условия производства работ. На документах фиксируются решения, распоряжения и учетно-отчетные данные о движении в производственном процессе денежных и материальных ресурсов.

Таким образом, документация охватывает все управленческие операции в ходе производственного процесса.

Поскольку отчетно-распорядительная документация является составной частью универсальной системы документации, она должна оформляться по единым правилам и требованиям. Кроме того, она должна удовлетворять требованиям единой системы класси­фикации и кодирования технико-экономической информации и ГОСТа.

Документы могут быть:

- входящими (поступающими в аппарат управления);

- исходящими (отправляемыми).

Документы различаются:

- по назначению;

- по степени срочности;

- по характеру;

- по форме.

По назначению выделяют документы:

1. распорядительные, в которых фиксируются указания в виде приказов, распоряжений, рекомендаций и т. д.;

2. информационно-справочные, предназначенные для обмена информацией между строительными организациями и потребителями строительной продукции (заказчиками), снабженческими организациями и т. д., оформляемые в виде сообщений, объявлений, запросов, заявок, докладных, актов, просьб, ответов и пр.;

3. отчетные (исполнительные), отражающие результаты выполнения планов, приказов, распоряжений;

4. претензионные - в виде исковых заявлений о невыполнении взятых обязательств по договорам;

5. регламентирующие, предназначенные для установления режима работы и т. д.

Основными видами документов из перечисленных выше являются:

- приказ,

- распоряжение,

- указание,

- инструкция,

- протокол,

- акт,

- отчет,

- докладная записка,

- справка,

- служебное письмо.

Приказы издаются руководителями организаций, имеющими право юридического лица, и руководителями высших звеньев организационно-управленческой системы. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительных частей. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побу­дившие руководителя к изданию приказа, его цели. В распорядительной части, которая начинается словом «приказываю», излагается содержание предписывающих действий и указывается лицо, которому поручается контроль за его исполнением.

Распоряжения принимаются руково­дителями организаций и функциональных подсистем для разрешения оперативных ситуаций.

Указания применяются к конкретным исполни­телям для обеспечения выполнения приказов, распоряжений, инструк­ций. В них разъясняются действия по достижению какого-либо результата. Указание содержится в письме, формулируется в резолюции на документе, может высказываться устно.

В инструкциях формули руются правила выполнения работы, действия отдельных лиц, групп людей и подразделений при выполнении определенных задач.

Протокол оформляется в ходе обсуждений вопросов на заседаниях, совещаниях, конференциях и т.д. В протоколах фиксируются принятые решения. Протоколы также составляются при возникновении разно­гласий между договаривающимися сторонами. В реквизитной части протокола указываются название организации или ее структурного подразделения, дата составления, название вида заседания, персональный состав или общее количество присутствующих, повестка дня, текст, подписи председателя и секретаря. В тексте обсуждения каждого пункта повестки дня записывается, кого слушали, кто выступил (содержание выступления) и что решили (постановили).

Акт является документом, в котором фиксируются установленные события или факты. Во вводной части этого документа указываются основание для его составления, фамилии и инициалы лиц, которые его составили. Некоторые виды актов должны утверждаться.

Отчеты фиксируют результаты деятельности и произведенные при этом затраты. Они составляются по определенным формам, часто соответствующим форме плановых документов.

Докладные записки содержат выводы и предло­жения, о которых делается сообщение по какому-либо вопросу руководству организации.

Справка - это документ, описывающий и подтверждающий события и факты, установленные в результате обследований, проверок и т. п.

Служебное письмо является средством обмена информацией между организациями. Служебные письма составляются на фирменных бланках организации. Текст начинается с указания обстоятельств, которые побудили к обращению с данным письмом, и кончается просьбой, предложением, решением. Если письмо является ответам, название документа указывается перед текстом.

III.

Хранение документированной информации осуще­ствляется в структурных подразделениях, непосредственно ее использу­ющих.

Для хранения документов используются: папки-сшиватели, систематизированные контрольные карточки, хранящиеся в автоматизированных картотеках, а папки-регистраторы - в автоматизи­рованных шкафах.

В автоматизированных управленческих информационных системах оперативная информация, используемая для решаемой в данный момент задачи, хранится во внутренней (оперативной) памяти ЭВМ, а инфор­мация, не требующая частого использования, - во внешней памяти.

В качестве устройств внешней памяти используются магнитные ленты и диски, а также пластиковые кольца с металлическим покрытием.

Магнит­ные носители могут использоваться многократно, их использование наиболее рационально для архивной памяти.

Магнитные ленты при долговременном хранении укладывают на стеллажи. Число таких лент практически не ограничено. По мере надобности их устанавливают на лентопротяжные механизмы со считывающим и записывающим устройством. ЭВМ может одновре­менно работать с несколькими такими устройствами. Магнитные диски собирают в так называемый сменный пакет, который устанавливается на вал и вращается электродвигателем.