Документирование решений и организация документооборота.

1. Сущность делопроизводства.

2. Правила оформления документированных решений.

3. Организация документооборота.

I.

Главная задача делопроизводства - обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы аппарата управления.

Делопроизводство включает комплекс работ:

- по созданию;

- по оформлению;

- по продви­жению документов при текущем использовании;

- по подготовке их к хранению в архивах.

От рациональной организации делопроизводства зависит производительность труда руководителей и служащих.

Нормативным документом, на основе которого организуется делопроизводство, является Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Эта система упорядочивает работу с документами. В ней устанавливаются общие правила оформления документов и порядок работы с ними. На основе ЕГСД разрабатываются для каждой системы и организации инструкции по делопроизводству. Кроме ЕГСД, имеется ряд стандартов на управленческую документацию.

II.

При оформлении документов должны соблюдаться требования унификации и стандартизации. Это позволяет при централизованном изготовлении документов сократить затраты труда на их оформление и снизить стоимость машинописных работ.

Вместе с тем стандартизация формы документа облегчает визуальный и механизированный поиск необходимой информации, расширяет возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке докумен­тации.

Адресатами документов могут быть:

- предприятия;

- организации (учреждения);

- руководители структурных подраз­делений;

- частные лица.

При оформлении бланков организационно-распорядительных документов соблюдается ряд требований:

1. При адресовании в организацию или ее структурное подразделение их наименование дается в именительном падеже;

2. При адресовании руководителю организации используется дательный падеж, при этом в составе должности указывается наиме­нование организации.

3. Если документ адресован руководителю структурного подразделения или конкретному должностному лицу, то сначала указывается наименование организации в именительном падеже, а затем, в дательном падеже, - фамилия и инициалы адресата и занимаемая должность. Ниже печатается адрес организации с указанием почтового индекса.

4. При адресовании документа частному лицу сначала указывается адрес, а затем - почетное звание, ученая степень и ученое звание

На всех документах, кроме писем, ставится название (акт, протокол, приказ и т.п.). Заголовки писем начинаются с предлогов «о» или «об» и должны отвечать на вопрос, о чем письмо. Как правило, заголовок печатается строчными буквами через один интервал.

В организационно-распорядительных документах текст должен состоять из констатирующей и излагающей частей.

Унификация языка текста обеспечивает единообразие состав­ления документов, упрощает и ускоряет их оформление и оборот, позволяет осуществить машинную обработку.

Применяются следующие приемы унификации текстов:

- трафарет,

- таблица,

- анкета,

- текст-аналог,

- типовой текст.

1. Трафарет представляет собой бланк текста с пробелами, предна­значенными для заполнения их переменной информацией, определяемой конкретной ситуацией. Трафареты создаются для групп однородных документов с постоянными частями текста или реквизитов, при этом постоянная часть всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

2. В таблице в роли подлежащего выступают (по горизонтали) показатели документов, а в роли сказуемого (в графах) - их числовые или текстовые соответствия. В виде таблиц, как правило, составляются плановые, учетные и статистические документы.

3. В анкете постоянная информация дается в виде перечня вопросов, на которые должны быть ответы из определенного набора. В виде анкет унифицируется текст в сводках, отчетах, различных заказах, личных карточках работников.

4. Текст-аналог используется в документах идентичного содержания и языкового оформления. Чаще всего он применяется в письмах организаций, адресованных структурным подразделениям.

5. Типовой текст является стереотипом для построения текстов новых документов. Он представляет собой устойчивые обороты из отдельных фраз и абзацев. Из типовых текстов обычно составляются каталоги.

III.

Документооборотом называется процесс движения документов в организации с момента их получения или создания до исполнения или отправки.

Рациональность организации документооборота характеризуется:

1. минимальным количеством инстанций при прохождении;

2. быстротой обработки информации документа на любом этапе прохождения;

3. минимальными затратами времени на доставку и передачу документа.

Организация документооборота зависит от его объема, структуры аппарата управления организации.

Упорядочение документооборота осуществляется посредством разработки схем движения и обработки документов. Для этого вся документация разделяется на документо-потоки, после чего выясняются возможности прямоточности их движе­ния путем построения наглядных схем этого движения. При разнесении документов по потокам учитываются истоки их поступления (от выше­стоящих, сторонних и ведомственных организаций), направленность (предложения, заявления, отчеты и т.п.) и степень концентрации обработки (централизованная, децентрализованная и смешанная).

При централизованной обработке предусматривается сосредо­точение делопроизводства у секретаря руководителя или в специальном отделе (канцелярии). При этой схеме возможны специализация работ­ников на группах операций и применение средств механизации.

При обработке входящих и исходящих документов выполняются такие операции, как:

- прием;

- направление на исполнение;

- исполнение;

- контроль исполнения;

- отправление.

В процессе управления приходится иметь дело со средствами и предметами труда.

К средствам труда относятся:

- материальные носители информации;

- средства ее преобразования и чертежно-конструкторская техника;

- конторская мебель.

1. Носители информации делятся на две группы: первая включает носители, обрабатываемые вручную, а вторая используется при машинной обработке.

При ручной обработке носителями информации являются чистые листы бумаги, формы документов, карточки с краевой перфорацией, картотечные карточки. Для машинной обработки предназначены перфокарты, перфоленты и магнитные носители (ленты, карты, диски, барабаны).

2. Средства преобразования, обработки и хранения информации подразделяются на:

- механические (средства составления текстовых документов; копирования и оперативного размножения документов; обработки документов; хране­ния и поиска документов; проводной и беспроводной связи.);

- машинные (различные автоматы и вычислительные машины).

Широкие возможности для получения и передачи информации, а также ее обработки предоставляют персональные компьютеры.