1.3. Внемашинная организация экономической информации

Информационная база АИС состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

К внемашиннойотносится та часть экономической информации, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств.

Для представления информации в форме, удобной обработки её с помощью компьютеров, используются классификация и кодирование информации.

Классификация– это распределение множества объектов на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства или различия. Признак сходства или различия, положенный в основу классификации, называется ееоснованием. Совокупность правил классификации и результат классификации называютсясистемой классификации. Существуют две системы классификации:

1) в фасетной системе заданное множество объектов делится на группировки по нескольким независимым признакам (фасетам). Пример классификации по такой системе – это классификация промышленной продукции «Обувь». Она делится:

• по материалу – на резиновую, кожаную, матерчатую и др.;

• качеству – на модельную, рядовую;

• половозрастному признаку – на мужскую, женскую, детскую.

2) иерархическая система применяется в случае, когда какое-либо множество объектов делится на классы, подклассы, группы последовательно по взаимоподчиненным основаниям. Приведем пример классификации ресурсов:

Кодирование информации – это образование и присвоение кодового обозначения объекту классификации, признаку классификации или классификационной группировке. Коды позволяют уменьшить объем информации, вводимой в ЭВМ, облегчить запись на машинные носители, осуществить поиск и сортировку, обеспечить наглядность выходных документов. Кодыклассифицируют:

• по форме представления– на цифровые и алфавитно-цифровые;

• длине– на однозначные и многозначные;

• методу образования– на порядковые, серийно-порядковые, разрядные, комбинированные.

В случае порядкового метода кодирования объектам присваиваются порядковые номера начиная с единицы.Серийно-порядковый метод предполагает выделение серии номеров, а внутри серии – присвоение порядковых номеров. Так в номере комнаты 403 цифра 4 означает номер этажа (серии), а 03 – порядковый номер комнаты на этаже.Разрядный метод применяется для кодирования объектов, определяемых несколькими соподчиненными признаками. Каждому признаку классификации отводится определенное число разрядов, в пределах которого кодирование начинается с единицы. Например, необходимо составить код студента, который обучается в институте, где 2 отделения (дневное и заочное); 5 факультетов; на дневном отделении – 4 курса, на заочном – 5 курсов; на каждом курсе – не более 6 групп; в группах – не более 35 студентов. Тогда структура кода студента такова:

Код отделения	Код факультета	Код курса	Код группы	Номер студента в группе
Х	Х	Х	Х	ХХ

Длина кода студента — 6 разрядов.

Иногда коды проставляются согласно классификаторам. Так для документа «Платежное поручение» значение «Кода валюты» берется из классификатора видов валюты, значение «Кода банка» – из классификатора банков и т.д.

Классификатор– систематизированный свод наименований объектов, признаков классификации и их кодовых обозначений.Видыклассификаторов:

• общегосударственные. Они едины для всей страны. Например, классификатор отраслей народного хозяйства;

• отраслевые. Они едины для какой-то отрасли. Например, классификатор видов оплат и удержаний из заработной платы в пищевой промышленности;

• локальные. Они характерны для данного экономического объекта. Например, классификатор структурных подразделений предприятия.