3. Учет командировочных расходов.

В соответствии со  ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение всех расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

В перечень расходов, которые работодательобязан возместить работнику, входят (ст. 168 ТК РФ): расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути (абз. 1, 2, 3 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного  постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

При направлении работника в командировку ему выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения 749).

Вернувшись из командировки, в течение 3 рабочих дней командированный сотрудник обязан представить работодателю (п. 11, п. 26 Положения 749, п. 4.4 положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации"): авансовый отчети отчет о выполненной работе в командировке в письменной форме, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.

Максимальный срок продолжительности служебной командировки в настоящее время не ограничен(письмо УФНС России по г. Москве от 11.06.2009 N 16-12/059796). Согласно  п. 4 Положения 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Налогообложение командировочных расходов.

Налог на прибыль. Командировочные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль, если они отвечают требованиям  п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно, такие расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода.

НДФЛ и Страховые взносы.

Суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ:

- не подлежат обложению НДФЛ в суммах не более 700 руб. за каждый деньнахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке (п. 3 ст. 217 НК РФ);

- не подлежат обложению страховыми взносами(ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее - Закон N 212-ФЗ);

- не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний(п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования РФ, утвержденного  п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Расходы на проезд не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносамипри наличии документов, подтверждающих эти затраты (билетов, квитанций, выданных перевозчиками).

Расходы по бронированию и найму жилого помещения при представлении документов:

- не подлежат обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

- не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное страхование (ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ);

- не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

При непредставлении документов, подтверждающих оплату найма жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах законодательно установленных норм (ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ). В аналогичной ситуации в целях налогообложения НДФЛ установлен лимит:не более 700 руб. за каждыйдень нахождения в командировке на территории Российской Федерации либо 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Для целей исчисления страховых взносов такой лимит не установлен. Как разъясняет Минздравсоцразвития, если работник документально не подтвердил произведенные в командировке расходы по найму жилого помещения, то они могут быть освобождены от обложения страховыми взносами только в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19).

В соответствии с  п. 3 ст. 217 НК РФ  и  ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносамидополнительные расходы, связанные с командировкой:

- сборы за услуги аэропортов;

- комиссионные сборы;

- на провоз багажа;

- по оплате услуг связи;

- сборы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;

- сборы по получению виз;

- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

С точки зрения обложения взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, не подлежат налогообложению суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации, выдаваемые им в пределах норм, установленных законодательством, а также суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей (п. 10 Перечня).

НДС.

Сумму НДС, предъявленную при оказании услуг по проезду и по найму жилого помещения, организация вправе принять к вычету после принятия к учету оказанных услуг при наличии  счета-фактуры (или БСО с выделенной суммой налога - письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400) (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).