17.Оценка и анализ внешней и внутренней среды организации

Анализ среды организации – процесс определения важных элементов внешней и внутренней сред, которые могут оказать влияние на способности предприятия в достижении своих целей. Все организации являются открытыми системами. Они практически все испытывают влияние внешней среды. Менеджер должен держать в центре внимания внутренние переменные организации и оценивать состояние внешней среды. К основным внутренним переменным организации относят:

1. Цель – результат, который стремится достигнуть организация или человек. В процессе управления руководитель разрабатывает цели организации и сообщает о них исполнителям. Цель – это мощный фактор. У каждой организации существует большое количество целей.

2. Структура организации – взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, позволяющие наиболее эффективно достигать целей организации. Структура основывается на делегировании полномочий. Работа закрепляется за теми работниками, которые могут лучше выполнить эту работу.

3. Задачи – серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена установленным способом в заранее оговоренные сроки. Если все задачи организации будут выполняться определенным способом в установленные сроки, то деятельность организации будет успешной.

4. Люди – кадры организации, которые создают его продукт, формируют культуру организации, ее внутренний климат. От них зависит то, чем по сути является организация. Организации всегда пытаются воспользоваться различными способностями своих сотрудников при решении вопроса, какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник. В этом и заключается использование выгоды от специализации.

На любое предприятие влияет также внешняя среда. Различают факторы прямого воздействия и косвенного воздействия внешней среды.

К факторам прямого воздействия относят:

1) закон;

2) поставщиков;

3) конкурентов;

4) потребителей;

5) профсоюзы.

К факторам косвенного воздействия относят:

1) состояние экономики;

2) научно-технический прогресс;

3) политику;

4) социально-культурный фактор;

5) международный фактор. Руководитель предприятия не в силах изменить внешнюю среду. Следовательно, он должен изучать ее и приспосабливаться к ней. Он должен знать, что внешняя среда имеет следующие характеристики:

1) сложность, так как она характеризуется большим числом факторов, на которые организация должна в какой-то степени реагировать;

2) подвижность – скорость, с которой происходит изменение в окружающей организацию среде;

3) неопределенность, поскольку, если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной.

18. Информационное обеспечение управления.

Информационное обеспечение практически всегда переплетается с организационно-управленческой и производственно-технологической сферой. Информационное обеспечение – совокупность процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой для обеспечения управленческой деятельности и технологических процессов. Информация - сведения, воспринимаемые человеком или специальными устройствами как отражение фактов материального мира в процессе коммуникации.

Каждая управляющая система с замкнутым контуром есть совокупность субъекта и объекта управления, взаимодействие между которыми происходит через каналы прямой и обратной связи, по которым проходят потоки информации. Сам процесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачу информации.

Виды информации, используемой в управлении:

- по типу отражаемых отношений – технико-технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая;

- масштабам отражаемого объекта – федеральная, региональная, местная;

- отраслям жизнедеятельности общества – промышленная, сельскохозяйственная, военная, образовательная и т.н.;

- структурированности – систематизированная и несистематизированная;

- характеру носителя – документированная и вербальная.

- структуре делится на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д.

- источнику поступления делится на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри нее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Ее использование характеризуется высокой степенью регламентированности в отношении предоставления и использования.

Значительный объем внутренней информации занимает исходная информация:

– организационно-хозяйственная – сведения о состоянии системы управления, кадрах, материально-техническом, административно-хозяйственном обеспечении и службах;

– оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управленческого процесса.

Информация об управляющих воздействиях по содержанию является одним из видов оперативно-технической информации, так как включает сведения о функционировании подразделений, осуществляющих принятие решений для поддержания системы в заданных рамках, режимах. Форма их предоставления – приказы, распоряжения, инструкции, т.е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еще одно проявление регламентированности заключается в заданности временных и ситуационных характеристик.

Внешняя информация – сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и неоднократного использования первичных документов.

Стратегическое планирование предусматривает будущее взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требуется информация из внешних источников, не очень точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций.

Управленческий контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую временными параметрами.

Оперативный контроль требует информации о повседневной деятельности – очень точной, узкой и самой новейшей. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, нужна специфическая информация, относящаяся к области конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых работает организация.